统一采购管理规定

统一采购管理规定一、总则1.目的为了加强公司采购工作的管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，确保采购物资的质量和供应及时性，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内部各部门的所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关制度。公平公正原则：采购过程应公平、公正地对待所有供应商，不得偏袒任何一方。效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划和采购预算，经审批后组织实施。寻找、筛选、评估和管理供应商，建立供应商档案。执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。2.需求部门负责提出准确、详细的采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等。参与供应商的评估和选择，提供相关意见。协助采购部门进行采购合同的签订和执行，及时验收采购物资。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进意见。3.审批部门负责对采购计划、采购预算、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和要求。根据公司战略和业务需求，对采购决策提供指导和支持。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交给部门负责人审核。部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，提交给审批部门审批。3.供应商选择与评估根据采购计划，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的情况，确定入围供应商名单。采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察或样品测试，进一步了解供应商的实际情况，综合评估后确定最终供应商。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，以便于管理和跟踪。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等。起草采购合同，经双方审核无误后签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便于各方履行职责。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的详细信息和交货要求。跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解物资的生产进度、发货情况等，确保按时、按质、按量交货。如遇到供应商交货延迟、物资质量问题等异常情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如催货、换货、退货等，确保公司利益不受损失。6.验收与入库采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。验收合格的物资，由需求部门填写《验收单》，办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。7.付款采购物资验收合格且入库后，采购部门应根据采购合同的付款条款，填写《付款申请单》，附上相关凭证，如发票、验收单、采购合同等，提交给财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，确认无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式1.集中采购定义：对于公司通用的、需求量较大的物资，由采购部门统一组织采购，以获得规模采购优势，降低采购成本。适用范围：办公用品、办公设备、劳保用品、常用原材料等。操作流程：采购部门定期收集各部门的采购需求，汇总后制定集中采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择供应商，签订采购合同并组织实施。2.分散采购定义：对于各部门有特殊需求的物资，由需求部门自行采购，但需按照公司采购管理规定进行操作。适用范围：专用设备、定制化物资、紧急采购物资等。操作流程：需求部门填写《采购申请表》，经部门负责人审核后自行寻找供应商，进行采购谈判，签订采购合同，并按照规定进行验收、入库和付款等工作。采购完成后，需求部门应将采购情况报采购部门备案。3.招标采购定义：通过发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，选择最优供应商的采购方式。适用范围：金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。操作流程：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商报名参加投标。组织开标、评标会议，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。4.询价采购定义：向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，通过比较各供应商的报价，选择价格合理的供应商进行采购的方式。适用范围：采购金额较小、市场价格比较透明、技术要求相对简单的物资采购。操作流程：采购部门向至少三家供应商发出询价函，明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商收到询价函后，在规定时间内进行报价。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择报价最低且符合要求的供应商，与其进行采购谈判，签订采购合同。5.谈判采购定义：与单一供应商就采购物资的价格、质量、交货等条款进行面对面谈判，达成一致意见后签订采购合同的采购方式。适用范围：采购金额较大、供应商数量有限、技术复杂或有特殊要求的采购项目，以及紧急采购项目。操作流程：采购部门与选定的供应商进行谈判前准备，收集相关信息，制定谈判策略。与供应商进行谈判，就采购合同条款进行协商，争取有利的采购条件。达成一致意见后，起草采购合同，经双方审核无误后签字盖章。五、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度经营计划和各部门的采购需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、物资需求变化等因素，确保预算的合理性和准确性。采购预算经采购部门负责人审核后，提交给审批部门审批。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期与采购部门核对采购金额，确保预算执行的严肃性。3.预算调整当市场价格发生重大变化、公司业务需求调整等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。采购预算调整申请经采购部门负责人审核后，提交给审批部门审批。审批通过后，采购部门按照调整后的预算执行采购活动。六、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司业务发展需要，积极开发新的供应商。通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，寻找潜在供应商资源。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的情况，确定入围供应商名单。组织相关人员对入围供应商进行实地考察或样品测试，进一步了解供应商的实际情况，综合评估后确定是否纳入合格供应商名录。2.供应商评估建立供应商评估体系，定期对供应商的表现进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。采购部门负责收集供应商的相关信息，如交货记录、质量检验报告、客户反馈等，并进行整理和分析。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、提供培训支持等，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。制定供应商约束措施，对于违反采购合同、产品质量不合格、交货延迟等问题的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，以及激励和约束措施，确保合作关系的稳定和可持续发展。七、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、物资质量风险、采购流程风险等。与各相关部门密切沟通，收集信息，及时发现潜在的风险隐患。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险。对于高风险因素，应制定专门的应对措施，重点加以防范；对于中风险因素，应密切关注，采取适当的措施进行控制；对于低风险因素，可进行日常监控。3.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行防范；对于供应商违约风险，应加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确违约责任；对于物资质量风险，应加强验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收；对于采购流程风险，应优化采购流程，加强内部控制，确保采购活动的规范进行。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，根据实际情况及时调整和完善应对措施，确保风险得到有效控制。八、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受内部监督和指导。需求部门和其他相关部门有权对采购活动提出意见和建议，采购部门应认真对待并及时改进。2.考核指标制定采购工作考核指标，包括采购成本控制、采购质量、交货及时性、供应商管理等方面。具体指标如下：采购成本降低率：（预算采购金额实际采购金额）/预算采购金额×100%采购物资合格率：合格物资数量/采购物资总数量×100%交货准时率：按时交货次数/应交货次数×100%供应商满意度：供应商对合作的满意程度评分平均值3.考核方式定期对采购部门和采购人员的工作进行考核