xx公司办公用品管理制度

xx公司办公用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。（三）管理原则1.按需采购原则：根据工作实际需要，合理确定办公用品的采购数量和规格。2.节约使用原则：倡导员工节约办公用品，杜绝浪费现象。3.规范管理原则：建立健全办公用品管理流程，确保管理工作规范、有序。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定办公用品管理制度并组织实施。2.汇总各部门办公用品需求计划，统一进行采购。3.负责办公用品的验收、入库、保管、发放等工作。4.定期盘点办公用品库存，编制盘点报告。5.对各部门办公用品使用情况进行监督检查。（二）各部门1.负责本部门办公用品需求的统计和上报。2.严格按照规定使用办公用品，不得随意浪费或挪作他用。3.配合行政部门做好办公用品的管理工作。（三）财务部门1.负责审核办公用品采购费用的报销。2.对办公用品的成本核算和预算控制进行监督。三、办公用品分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔等。2.纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹、档案袋、订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。（二）办公设备类1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等。（三）办公耗材类1.硒鼓、墨盒、色带、打印纸等。2.清洁用品：如抹布、拖把、清洁剂等。（四）其他办公用品1.电话机、饮水机、茶具等。2.绿植、花卉等装饰用品。（五）办公用品标准1.根据不同岗位和工作需求，制定相应的办公用品配备标准，如普通员工每月领用中性笔[X]支、复印纸[X]包等。2.办公设备的配备根据工作实际需要和公司规定执行，如需更换或新增办公设备，需履行相应的审批手续。四、办公用品采购管理（一）需求计划1.各部门应于每月[具体日期]前将次月办公用品需求计划报送行政部门。需求计划应详细注明办公用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门对各部门报送的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，编制办公用品采购计划。（二）采购渠道1.优先选择与公司建立长期合作关系、信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.通过招标、询价、谈判等方式确定供应商，并签订采购合同。（三）采购流程1.采购人员根据采购计划，向供应商发送采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间等要求。2.供应商按照采购订单要求及时组织发货，并提供相关发票和送货清单。3.采购人员负责跟踪采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。五、办公用品验收与入库（一）验收1.办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等。2.对于验收合格的办公用品，验收人员应在送货清单上签字确认；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（二）入库1.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单。入库单应注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。2.仓库管理人员按照入库单将办公用品分类存放，并建立库存台账，记录办公用品的出入库情况。六、办公用品发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要和办公用品配备标准进行发放。2.限量发放原则：对部分办公用品实行限量发放，如复印纸、墨盒等，以控制成本。3.定期发放原则：办公用品原则上每月定期发放一次。（二）发放流程1.员工填写办公用品领用申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字审批。2.行政部门根据审批后的领用申请表，核实库存情况，如库存充足，则予以发放；如库存不足，则告知员工并说明原因。3.仓库管理人员按照审批后的领用申请表发放办公用品，并在库存台账上记录发放情况。4.员工领取办公用品后，应在领用登记表上签字确认。七、办公用品使用管理（一）使用规范1.员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，不得随意拆卸、损坏办公用品。2.办公设备应定期进行维护和保养，确保正常运行。3.复印纸、打印纸等纸张类办公用品应双面使用，节约用纸。（二）责任追究1.对于因个人原因造成办公用品浪费、损坏的，由责任人照价赔偿。2.对于违反办公用品使用规范，导致办公设备损坏或影响正常工作的，视情节轻重给予相应的处罚。八、办公用品保管管理（一）仓库管理1.仓库应保持整洁、通风、干燥，确保办公用品不受潮、不受损。2.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。（二）库存盘点1.行政部门应定期组织办公用品库存盘点，盘点周期为每季度一次。2.盘点人员应认真核对库存办公用品的数量、规格、质量等信息，并填写盘点表。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。九、办公用品费用管理（一）预算管理1.财务部门应根据公司实际情况，编制办公用品年度预算，并报公司领导审批。2.办公用品预算应明确各项办公用品的采购金额、使用部门等信息。3.行政部门应严格按照预算控制办公用品的采购和使用，不得超预算支出。（二）费用报销1.办公用品采购费用报销时，应提供正规发票、采购订单、送货清单、入库单等相关凭证。2.报销凭证应经部门负责人、行政部门审核、财务部门审批后，方可报销。3.财务部门应定期对办公用品费用进行统计和分析，为公司成本控制提供依据。十、监督与检查（一）行政部门应定期对各部门办公用品