会计电算化管理办法

会计电算化管理办法一、总则1.目的为了加强会计电算化工作的管理，促进会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》和财政部《会计电算化管理办法》等有关规定，结合本单位实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于本单位内部各部门在会计电算化工作中的管理与操作。3.定义会计电算化是指将电子计算机技术应用于会计核算和财务管理工作中，以电子计算机代替人工记账、算账、报账，并部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。二、会计电算化岗位设置及职责1.岗位设置电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及较强的组织协调能力。软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据，要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训水平，可由会计稽核人员兼任。数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平。2.岗位职责电算主管负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。根据本单位实际情况，制定会计电算化发展规划，确定电算化会计信息系统的总体结构和发展方向。协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任制，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评，提出任免意见。负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。软件操作负责所分管业务的原始凭证的汇集、整理、审核，编制记账凭证并输入计算机。负责所分管业务的会计数据处理、账簿输出、报表编制及上报工作。严格按照操作程序使用计算机和会计软件，发现问题及时上报电算主管。数据输入操作完毕，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账人员复核记账。对审核人员提出的会计数据输入错误，应及时修改。每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。审核记账审核原始凭证的真实性、合法性、完整性。对不符合规定的原始凭证，应及时要求有关人员更正、补充。审核记账凭证的编制是否符合会计制度的规定，包括会计科目使用是否正确、借贷方金额是否平衡、摘要是否清晰等。对通过审核的记账凭证，进行记账操作，登记机内账簿。对计算机输出的账簿、报表进行认真审核，确保数据的准确性、完整性和合法性。发现问题及时查明原因并进行处理。定期打印会计账簿、报表，并按规定装订成册，妥善保管。电算维护定期检查电算化系统的硬件设备，确保设备正常运行，如发现问题及时联系硬件维修人员进行维修。负责电算化系统软件的安装、调试、维护和升级工作，保证软件系统的安全、稳定运行。在软件升级前，应进行充分的测试，确保升级后的系统正常运行，并对升级过程中涉及的数据进行备份和恢复测试。负责电算化系统数据的备份和恢复工作，定期对会计数据进行备份，并妥善保管备份数据。在系统出现故障或数据丢失时，能够及时进行数据恢复，保证会计工作的连续性。负责电算化系统的安全保密工作，设置不同用户的权限，防止未经授权的人员访问系统数据。定期检查系统的安全漏洞，采取必要的安全措施进行防范。协助软件操作人员解决操作过程中遇到的技术问题，提供技术支持和培训。电算审查负责监督电算化系统的运行情况，对系统运行过程中的违规操作和异常情况进行及时发现和处理。审查电算化系统的内部控制制度是否健全、有效，是否符合国家有关法律法规和本单位的实际情况。对发现的内部控制缺陷，提出改进建议并监督落实。审查会计数据的真实性、完整性和合法性，防止利用计算机进行舞弊行为。对发现的问题及时进行调查和处理，并向上级领导报告。参与电算化系统的审计工作，配合审计人员进行数据查询、分析和验证，提供相关的审计资料和技术支持。数据分析根据本单位管理需要，运用会计电算化系统提供的数据，进行财务分析和专题分析，为领导决策提供支持。定期编制财务分析报告，对单位的财务状况、经营成果、资金使用情况等进行分析和评价，提出改进措施和建议。对会计数据进行挖掘和整理，发现潜在的财务风险和管理问题，并及时向有关部门反馈。参与制定本单位的财务分析指标体系和分析方法，不断完善财务分析工作。三、会计电算化操作管理1.操作流程系统初始化电算主管根据单位会计核算要求和电算化系统的特点，组织相关人员进行系统初始化设置，包括设置会计科目、凭证类型、核算项目、期初余额等。初始化数据录入完成后，必须进行试算平衡和数据核对，确保初始化数据的准确性。初始化设置完成后，经电算主管审核确认后，方可正式启用电算化系统。凭证处理软件操作人员根据审核无误的原始凭证，按照会计制度的规定编制记账凭证。记账凭证应连续编号，摘要清晰，会计科目使用正确，借贷方金额平衡。记账凭证录入完成后，应进行自检核对，无误后提交审核记账人员进行审核。审核记账人员对记账凭证进行审核，审核内容包括原始凭证的真实性、合法性、完整性，记账凭证的编制是否符合会计制度规定等。审核通过的记账凭证方可进行记账操作。记账审核后的记账凭证由记账人员进行记账操作，登记机内账簿。记账过程中应保证数据的准确性和连续性，如出现记账错误，应按照规定的方法进行更正。每天记账完毕后，应对当天的记账数据进行备份，以防数据丢失。结账在每个会计期末，由电算主管组织相关人员进行结账操作。结账前应确保所有凭证已审核记账，各项费用已计提、分摊完毕，往来款项已核对清楚。结账后，系统将自动生成期末余额，并将本期数据结转到下期。结账后，本期数据不得再进行修改。如需修改，应按照规定的程序进行反结账操作。报表编制根据本单位会计制度和管理要求，设置报表格式和计算公式。报表数据由系统根据已录入的会计凭证和账簿数据自动生成。报表生成后，应进行审核，确保报表数据的准确性、完整性和合法性。审核无误的报表应及时打印输出，并加盖单位公章和相关人员印章。报表应按照规定的期限报送上级主管部门和有关部门。2.操作规范操作人员必须经过专业培训，熟悉会计电算化系统的操作方法，取得会计电算化初级知识培训合格证书后，方可上岗操作。操作人员应严格按照操作权限和操作流程进行操作，不得越权操作。操作人员应及时做好数据备份工作，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和复制，防止数据丢失。操作人员在操作过程中如发现问题，应及时记录并向电算主管或电算维护人员报告，不得擅自处理。严禁在计算机上使用未经检测和杀毒的外来软盘、光盘等存储介质，防止计算机病毒感染。操作人员离开计算机时，应及时退出会计电算化系统，防止他人非法操作。四、会计电算化系统维护管理1.硬件维护电算维护人员应定期对计算机硬件设备进行检查和维护，包括计算机主机、显示器、打印机、服务器等设备。检查设备的运行状态、连接情况、电源供应等，确保设备正常运行。定期对硬件设备进行清洁，防止灰尘积聚影响设备性能。在硬件设备出现故障时，电算维护人员应及时进行维修或联系专业维修人员进行维修。对于关键设备，应建立应急维修机制，确保在最短时间内恢复设备正常运行。建立硬件设备档案，记录设备的型号、配置、购买时间、维修记录等信息，便于设备管理和维护。2.软件维护软件维护人员应定期对会计电算化系统软件进行检查和维护，包括软件的运行状况、版本更新、数据备份等。根据软件供应商发布的软件升级信息，及时对电算化系统软件进行升级。在升级前，应进行充分的测试，确保升级后的软件系统正常运行，并对升级过程中涉及的数据进行备份和恢复测试。对软件系统中出现的问题和漏洞，及时进行修复和处理。在修复软件问题时，应做好详细记录，包括问题描述、解决方法、影响范围等，以便后续查阅和分析。负责电算化系统软件的安全保密工作，设置不同用户的权限，防止未经授权的人员访问系统数据。定期检查系统的安全漏洞，采取必要的安全措施进行防范，如安装防火墙、杀毒软件等。建立软件维护记录档案，记录软件维护的时间、内容、问题处理情况等信息，为软件系统的优化和升级提供依据。五、会计电算化数据管理1.数据备份软件操作人员应每天对当天的会计数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等。电算维护人员应定期对备份数据进行检查和复制，确保备份数据的完整性和可用性。备份数据应按照规定的时间和期限进行存储，保存期限应符合国家有关会计档案管理的规定。在进行数据备份时，应做好备份记录，包括备份时间、备份内容、备份介质等信息，便于数据查询和管理。2.数据恢复在电算化系统出现故障或数据丢失时，需要进行数据恢复操作。数据恢复应按照规定的程序进行，由电算维护人员负责实施。在进行数据恢复前，应确保备份数据的安全性和完整性。对备份数据进行检查，确认备份数据可用后，方可进行数据恢复操作。数据恢复过程中，应密切关注系统运行情况，及时处理可能出现的问题。恢复完成后，应对恢复的数据进行验证，确保数据的准确性和完整性。建立数据恢复记录档案，记录数据恢复的时间、原因、恢复过程、恢复结果等信息，以便后续查阅和分析。3.数据安全保密建立健全会计电算化数据安全保密制度，明确各岗位人员的数据访问权限和保密责任。对电算化系统的数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。限制对电算化系统的访问，设置用户账号和密码，并定期更换密码。严禁使用简单易猜的密码。加强对电算化系统机房的安全管理，设置门禁系统，防止无关人员进入机房。机房应配备防火、防盗、防潮、防雷等设施，确保机房环境安全。对涉及会计电算化数据的存储介质，应进行严格的管理，存储介质应存放在安全的地方，并定期进行盘点和检查。对不再使用的存储介质，应进行销毁处理，防止数据泄露。六、会计电算化档案管理1.档案内容会计电算化档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据，以及打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等纸质档案。系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案进行管理，包括系统需求分析报告、系统设计文档、程序代码、测试报告等。2.档案保管会计电算化档案应指定专人负责保管，保管人员应具备一定的计算机知识和会计知识，熟悉档案管理工作。会计电算化档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。对存储在磁性介质或光盘上的会计数据，应定期进行检查和复制，防止数据丢失。会计电算化档案的保管期限应按照国家有关会计档案管理的规定执行。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。3.档案查阅本单位内部人员查阅会计电算化档案，应经电算主管批准，并办理查阅登记手续。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。外部单位查阅会计电算化档案，应持有单位正式介绍信，经单位负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅时，应安排专人陪同，不得让查阅人员单独接触会计电算化档案。查阅会计电算化档案时，不得在档案上进行涂改、标记、拆封等操作，如因工作需要必须复制档案，应经电算主管批准，并注明复制用途。七、监督检查与考核1.监督检查单位内部审计部门应定期对会计电算化工作进行监督检查，检查内容包括会计电算化系统的运行情况、操作规范执行情况、数据安全保密情况、档案管理情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。接受上级主管部门和财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供会计电算化工作的有关资料和情况。2.