公章印信管理制度

公章印信管理制度一、总则1.目的为加强公司公章印信的管理，确保公章印信的正确使用和安全保管，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的公章、合同专用章、财务专用章、法人章等各类印信的管理。3.基本原则严格审批原则：公章印信的使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项合法合规。安全保管原则：指定专人负责公章印信的保管，确保其安全存放，防止丢失、被盗或滥用。登记备案原则：对公章印信的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、公章印信的种类及用途1.公章用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署。2.合同专用章用途：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件，明确公司在合同中的权利和义务。3.财务专用章用途：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，是财务核算和资金管理的重要印信。4.法人章用途：代表公司法定代表人行使职权，常用于银行开户、支票签发、重要文件的法定代表人签字等。5.其他专用章用途：根据公司业务需要，经公司批准刻制的其他专用章，如部门章、业务章等，用于特定业务领域的文件签署和证明。三、公章印信的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制公章印信的部门或个人，应填写《公章印信刻制申请表》，详细说明刻制原因、印信名称、使用范围等内容，并经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.刻制审批公司分管领导对《公章印信刻制申请表》进行审批，批准后由行政部门负责统一办理刻制手续。3.刻制要求公章印信必须由具有资质的正规印章制作单位刻制，确保印信的规格、材质、字体等符合国家相关规定和公司要求。新刻制的公章印信应在显著位置标明公司名称、印信名称及启用日期。4.启用备案新公章印信刻制完成后，行政部门应及时将印模留存，并填写《公章印信启用备案表》，注明印信名称、启用日期、保管人等信息，报公司办公室备案。同时，将启用情况通知相关部门和人员。四、公章印信的保管1.保管人员公司指定专人负责公章印信的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等素质。公章印信保管人员不得随意更换，确需更换的，应办理交接手续，并报公司办公室备案。2.保管方式公章印信应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重保护。存放公章印信的保险柜或保管箱应放置在公司内部安全区域，确保无人时处于锁闭状态。3.保管要求保管人员应妥善保管公章印信，不得擅自将公章印信带出公司或借给他人使用。如因工作需要带出公司的，必须经公司分管领导批准，并办理相关借用手续。保管人员应定期检查公章印信的保管情况，确保印信完好无损。如发现印信损坏或丢失，应立即报告公司办公室，并采取相应的补救措施。五、公章印信的使用1.使用申请需使用公章印信的部门或个人，应填写《公章印信使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等内容，并经部门负责人审核签字后，报相关审批人审批。2.审批流程用印申请的审批根据用印事项的性质和重要程度分为不同级别：一般性文件、信函等用印，由部门负责人审批。重要合同、协议等用印，需经公司分管领导审批。涉及重大事项、法律文件等用印，须经公司法定代表人审批。3.用印登记公章印信保管人员在使用公章印信前，应对《公章印信使用申请表》进行审核，确认审批手续齐全后，方可在用印登记本上进行登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。4.用印操作用印时，保管人员应将公章印信放置在安全、平整的地方，确保用印清晰、端正。盖章位置应准确无误，不得模糊、重叠或偏斜。用印完成后，保管人员应及时在用印文件上加盖公章印信，并在《公章印信使用申请表》上注明盖章日期和盖章人姓名。5.用印监督重要文件、合同等用印过程中，应有两人以上在场监督，确保用印的真实性和准确性。监督人员应在《公章印信使用申请表》上签字确认。六、特殊情况用印规定1.紧急情况用印如遇紧急情况，无法按照正常审批流程办理用印手续时，需使用公章印信的部门或个人应电话请示相关审批人同意后，先行用印，并在事后及时补办审批和登记手续。2.异地用印因业务需要在异地使用公章印信的，应提前将用印文件通过传真或扫描等方式发送给公司总部，并按照正常审批流程办理用印手续。经审批同意后，由保管人员将公章印信邮寄至异地指定地点，并指定专人负责监督用印过程。用印完成后，应及时将用印文件及相关情况反馈给公司总部。3.电子印章使用随着信息化技术的发展，公司在部分业务场景中可使用电子印章。电子印章的使用应遵循国家相关法律法规和公司的电子印章管理制度，确保电子印章的安全性、可靠性和合法性。使用电子印章时，应按照规定的流程进行申请、审批、登记和存档，确保电子文档与纸质文档具有同等法律效力。七、公章印信的停用与销毁1.停用申请因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因需要停用公章印信的，由相关部门或保管人员填写《公章印信停用申请表》，详细说明停用原因、印信名称等内容，并经部门负责人审核签字后，报公司办公室审批。2.停用审批公司办公室对《公章印信停用申请表》进行审批，批准后通知相关部门和人员停止使用该公章印信。3.印章收回公章印信停用后，保管人员应及时将印章收回，并交公司办公室统一保管。4.销毁处理对于不再使用或已损坏的公章印信，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《公章印信销毁申请表》，注明印信名称、销毁原因、销毁方式等内容，并经公司分管领导审批。公章印信销毁应采用粉碎、熔化等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应有两人以上在场监督，并在《公章印信销毁申请表》上签字确认。销毁完成后，应将销毁情况记录存档。八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对公章印信的管理情况进行审计检查，重点检查公章印信的保管、使用、审批、登记等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督公司办公室负责对公章印信的日常管理进行监督检查，不定期抽查公章印信的保管情况和使用记录，确保公章印信管理工作规范有序。3.违规处理对于违反本制度规定使用、保管公章印信的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令改正、经济赔偿、行政处分等。构成违法犯罪的，依法追究法律责任。九、附则1.制度解释本制度由公