通信设备公司财务部管理制度

通信设备公司财务部管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范通信设备公司（以下简称"公司"）财务部的工作流程、明确各岗位的职责与权限，确保公司财务工作的顺利开展，加强财务管理和内部控制，提高公司经济效益，保障公司资产安全。2.适用范围本制度适用于公司财务部及全体财务人员，同时适用于公司各部门与财务工作相关的活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务规章制度。真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果。及时性原则：各项财务工作应及时处理，确保财务信息的时效性。效益性原则：在保障财务工作质量的前提下，注重成本效益，提高工作效率。二、财务部组织架构与岗位职责（一）组织架构财务部设财务经理一名，下辖会计、出纳、税务专员等岗位，形成分工明确、相互协作的财务工作团队。（二）岗位职责1.财务经理负责财务部的日常管理工作，制定财务工作计划和目标，并组织实施。建立健全公司财务管理制度和内部控制体系，确保财务工作合规、有序进行。组织编制公司年度财务预算、决算报告，参与公司重大经济决策，提供财务分析和建议。负责公司资金管理，合理安排资金，确保资金安全和有效使用。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的外部财务环境。对财务人员进行培训、考核和监督，提高财务团队整体素质。2.会计按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，负责公司日常会计核算工作，编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回并要求更正补充。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时处理会计差错和账目调整。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务资料的安全和完整。协助财务经理编制财务预算、决算报告，提供相关财务数据和分析资料。3.出纳负责公司现金、银行存款的收付和保管工作，确保资金收付准确无误。严格执行现金管理制度和银行结算制度，不得坐支现金，不得白条抵库。每日盘点现金，编制现金日报表，做到日清月结，账实相符。定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。负责公司票据的购买、保管、开具和核销工作，确保票据使用安全。协助会计做好其他财务工作，如工资发放、费用报销等。4.税务专员熟悉国家税收法律法规和政策，负责公司税务申报、缴纳和税务筹划工作。及时准确地编制各类纳税申报表，按时缴纳税款，避免税务风险。负责发票的领购、开具、认证和保管工作，确保发票使用合规。关注税收政策变化，为公司提供税务咨询和建议，合理降低税务成本。配合税务机关的检查工作，及时提供相关财务资料和解释说明。三、财务工作流程（一）资金管理流程1.资金收入管理销售部门将销售合同及相关发票信息传递给财务部。会计根据销售合同和发票，审核确认收入的金额、客户信息等无误后，编制记账凭证，登记销售收入明细账。出纳根据记账凭证收取销售款项，及时送存银行，并在收款凭证上加盖"收讫"章。2.资金支出管理费用报销：员工填写费用报销单，附上相关原始凭证，经部门负责人审核签字后，提交财务部。会计审核费用报销单的真实性、合法性和合理性，对不符合规定的报销单予以退回。审核通过后，编制记账凭证，登记费用明细账。财务经理对重大费用支出进行审批。出纳根据审批后的费用报销单支付款项，确保付款金额准确无误，并在付款凭证上加盖"付讫"章。采购付款：采购部门提交采购合同及相关发票等资料给财务部。会计审核采购合同和发票，确认无误后编制记账凭证，登记应付账款明细账。财务经理审批采购付款申请。出纳按照审批后的金额支付采购款项。3.资金预算与调度财务经理组织编制年度资金预算，经公司管理层审批后执行。每月末，会计根据实际资金收支情况与资金预算进行对比分析，向财务经理汇报资金预算执行情况。财务经理根据资金预算执行情况和公司经营需要，合理调度资金，确保公司资金链稳定。（二）会计核算流程1.原始凭证审核会计收到各类原始凭证后，按照财务制度的规定进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性和时效性等。对于不符合要求的原始凭证，会计应及时与相关部门或人员沟通，要求其补充、更正或重新开具。2.记账凭证编制会计根据审核无误的原始凭证，按照会计核算原则和方法，编制记账凭证。记账凭证应清晰反映经济业务的内容、科目、金额和借贷方向等。记账凭证编制完成后，会计应进行自审，确保凭证内容准确无误。3.账簿登记会计根据记账凭证，按照规定的会计账簿格式和记账方法，及时登记各类账簿，包括总账、明细账、日记账等。账簿登记应做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每月末，会计应进行结账工作，结出各账户的本期发生额和期末余额，并编制试算平衡表，检查账簿记录是否正确。4.财务报表编制会计根据账簿记录和相关资料，按照国家统一会计制度和公司要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表编制完成后，会计应进行审核，确保报表数据准确、内容完整、勾稽关系正确。财务经理对财务报表进行审核，经公司管理层审批后对外报送。（三）税务管理流程1.税务申报税务专员每月按时收集、整理公司各项涉税信息，包括销售收入、成本费用、资产变动等。根据国家税收法律法规和公司实际情况，准确计算应纳税额，填写各类纳税申报表，如增值税申报表、企业所得税申报表、个人所得税申报表等。在规定的纳税申报期限内，通过电子税务局或其他税务申报系统提交纳税申报表，并缴纳税款。2.税务筹划税务专员关注国家税收政策变化，结合公司业务特点，进行税务筹划分析。提出合理的税务筹划建议，如优化业务结构、合理利用税收优惠政策等，以降低公司税务成本。定期与税务机关沟通，了解税收政策动态，确保公司税务筹划方案的合法性和有效性。3.发票管理税务专员负责公司发票的领购、开具、认证和保管工作。根据业务需要，及时到税务机关领购发票，并按照发票管理规定妥善保管。在销售业务发生时，按照规定开具发票，确保发票内容真实、准确、完整。对取得的增值税专用发票等可抵扣发票，及时进行认证，确保进项税额能够按时抵扣。四、财务内部控制制度（一）内部控制目标1.保证公司财务活动合法合规，遵守国家法律法规和公司内部财务制度。2.确保财务信息真实、准确、完整，为公司决策提供可靠依据。3.保障公司资产安全，防止资产流失。4.提高公司财务管理效率，促进公司经营目标的实现。（二）内部控制原则1.全面性原则：涵盖公司财务活动的各个环节，不留死角。2.重要性原则：关注重要业务事项和高风险领域，实施重点控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：根据公司内外部环境变化，及时调整和完善内部控制制度。（三）内部控制措施1.不相容职务分离控制明确规定财务工作中不相容职务，如授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、财产保管与稽核检查等，实行分离。确保不同岗位之间相互制约、相互监督，防止舞弊行为的发生。2.授权审批控制建立明确的授权审批制度，规定各级管理人员的审批权限和审批流程。重大财务事项需经公司管理层集体决策审批，一般财务事项按照规定的审批程序执行。未经授权的人员不得擅自办理财务业务。3.会计系统控制严格执行国家统一会计制度，规范会计核算流程，确保会计信息质量。加强会计档案管理，对会计凭证、账簿、报表等资料进行妥善保管，防止丢失和损坏。4.财产保护控制建立健全资产管理制度，对公司各项资产进行定期清查和盘点。加强对货币资金、存货、固定资产等资产的安全防范措施，确保资产安全完整。5.预算控制实行全面预算管理制度，明确预算编制、执行、控制和考核等环节的流程和责任。加强预算执行情况的监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中的问题，确保预算目标的实现。6.运营分析控制定期收集、整理公司财务和业务数据，进行综合分析和评价。通过财务指标分析、业务数据分析等方法，发现公司经营管理中存在的问题和潜在风险，为管理层决策提供支持。7.绩效考评控制建立财务人员绩效考核制度，明确考核指标和考核方法。对财务人员的工作业绩、工作态度、职业素养等进行定期考核，激励财务人员提高工作质量和效率。五、财务档案管理制度（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、银行对账单、发票存根、财务文件、合同协议等与财务工作相关的各类资料。（二）档案整理1.会计人员应在每月末或每季度末，及时将本月或本季度的财务资料进行整理，按照类别和时间顺序进行编号。2.对会计凭证，应将原始凭证粘贴整齐，附在记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。3.对会计账簿，应进行分类整理，加装封面和封底，在封面上注明账簿名称、年度、月份等信息。4.对财务报表，应按照月份、季度、年度进行装订，在封面上注明报表名称、期间等信息。（三）档案保管1.财务部设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、保险柜等，确保财务档案的安全存放。2.财务档案应由专人负责保管，未经批准，其他人员不得擅自查阅、复制或销毁财务档案。3.财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表等其他资料保管期限为10年或永久保存。4.在保管期限内，财务档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。如有特殊情况需要销毁财务档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写档案查阅申请表，经财务经理批准后，在档案室查阅，并进行登记。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、拆封或抽换，查阅完毕后应及时归还档案室。3.外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅财务档案，应出具相关证明文件，并经公司管理层批准后，由财务部指定专人陪同查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。六、财务信息化管理制度（一）系统管理1.财务部负责公司财务信息化系统的日常管理和维护工作，确保系统的正常运行。2.设置系统管理员岗位，负责系统的用户管理、权限设置、数据备份与恢复等工作。3.系统管理员应定期对系统进行检查和维护，及时处理系统故障和问题，确保系统的稳定性和安全性。（二）数据录入与审核1.会计人员应按照财务制度和系统操作规范，及时、准确地将财务数据录入到信息化系统中。2.录入的数据应经过严格的审核，确保数据的真实性、准确性和完整性。审核通过后的数据方可进行后续处理。3.对重要数据的录入和修改，应实行双人操作制度，相互核对和监督，防止数据错误和舞弊行为。（三）数据安全与保密1.加强财务信息化系统的数据安全管理，采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.严格设置系统用户的权限，根据岗位职责和工作需要，授予不同用户相应的操作权限，严禁越权操作。3.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。4.财务人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露财务信息化系统中的数据和信息。（四）系统升级与培训1.关注财务信息化系统的软件升级和功能更新，及时与软件供应商沟通，安排系统升级工作。2.在系统升级前，应进行充分的测试和备份，确保升级过程顺利进行，不影响公司正常财务工作。3.定期组织财务人员参加系统培训，使其熟悉系统的新功能和操作方法，提高财务人员的信息化应用水平。七、财务风险管理与监督（一）财务风险识别与评估1.财务部应定期对公司面临的财务风险进行识别和评估，包括市场风险、信用风险、流动性风险、汇率风险等。2.通过分析公司的财务状况、经营成果、现金流量等指标，以及市场环境、行业动态等因素，评估财务风险的可能性和影响程度。3.建立财务风险预警机制，设定关键风险指标和风险阈值，当风险指标超过阈值时，及时发出预警信号，提示管理层采取相应的风险应对措施。（二）财务风险应对措施1.根据财务风险评估结果，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险承受等。2.对于市场风险，可通过优化产品结构、拓展市场渠道、加强市场调研等方式降低风险；对于信用风险，应加强客户信用管理，建立信用评估体系，控制应收账款规模；对于流动性风险，应合理安排资金，优化资金结构，确保资金链稳定；对于汇率风险，可通过套期保值等金融工具进行风险管理。3.定期对风险应对措施