印刷品管理规定040701

印刷品管理规定040701一、总则（一）目的为加强公司印刷品的管理，规范印刷品的采购、制作、使用、存储及报废等流程，确保印刷品满足公司业务需求，同时节约成本、提高效率、保证质量，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司内所有印刷品的管理，包括但不限于各类文件、宣传资料、表单、名片、笔记本、文件夹等。（三）职责分工1.行政部门负责印刷品管理规定的制定、修订和监督执行。汇总各部门印刷品需求，统一编制年度印刷品采购计划。负责印刷品供应商的选择、评估和管理。负责印刷品的验收、入库、存储和发放等工作。2.各使用部门根据实际工作需要，提前向行政部门提交印刷品需求申请。负责对本部门印刷品的使用情况进行统计和反馈。配合行政部门做好印刷品的验收工作，确保印刷品符合本部门需求。3.财务部门负责审核印刷品采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务规定。对印刷品采购成本进行核算和分析，提供相关财务数据支持。二、印刷品需求申请与计划（一）需求申请1.各使用部门应根据工作实际情况，提前填写《印刷品需求申请表》，详细注明印刷品的名称、规格、数量、用途、颜色要求、交货时间等信息。2.对于临时性或紧急的印刷品需求，应在申请表中特别注明，并说明原因。3.需求申请表需经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。（二）计划编制1.行政部门收到各部门的需求申请表后，进行汇总和整理。2.结合公司业务发展趋势、库存情况等因素，编制年度印刷品采购计划。采购计划应明确印刷品的种类、数量、预计采购时间等内容。3.年度印刷品采购计划需报公司分管领导审批后执行。如遇特殊情况需调整采购计划，应及时向领导汇报并说明原因，经批准后方可调整。三、印刷品采购（一）供应商选择1.行政部门应通过多种渠道收集印刷品供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，建立供应商名录。筛选标准包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平、服务质量等方面。3.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等情况。对于评估不合格的供应商，及时进行淘汰或整改。4.根据印刷品的种类和需求数量，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行合作。（二）采购流程1.行政部门根据批准的采购计划，向选定的供应商发送《印刷品采购订单》。订单应明确印刷品的各项要求，如规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照要求安排生产。如供应商对订单内容有疑问或异议，应及时与行政部门沟通协商。3.在印刷品生产过程中，行政部门应与供应商保持密切联系，了解生产进度和质量情况。如发现问题，应及时要求供应商进行整改，确保印刷品质量符合要求。4.印刷品生产完成后，供应商应按照订单要求将印刷品送达指定交货地点。行政部门负责组织验收工作。四、印刷品验收（一）验收标准1.印刷品的质量应符合公司与供应商签订的合同要求，包括纸张质量、印刷清晰度、色彩准确性、装订牢固度等方面。2.印刷品的规格应与需求申请表中注明的规格一致，尺寸偏差应在允许范围内。3.印刷品的数量应与采购订单和发票上的数量一致，如有短缺或多余，应及时与供应商沟通解决。（二）验收流程1.印刷品送达后，行政部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应包括行政部门人员、使用部门代表等。2.验收人员按照验收标准对印刷品进行逐一检查，填写《印刷品验收单》，详细记录验收情况。验收单应包括印刷品名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。3.如验收合格，验收人员应在验收单上签字确认，并将印刷品办理入库手续。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，并在验收单上注明不合格原因和处理意见。4.供应商对验收结果有异议的，可在收到验收通知后的[X]个工作日内提出申诉。行政部门应组织相关人员进行复查，如复查结果与原验收结果一致，供应商应承担相关费用；如复查结果不一致，以复查结果为准。五、印刷品存储（一）存储环境1.应设立专门的印刷品仓库，仓库应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜，以防止印刷品受潮、发霉、变形等。2.仓库内应配备必要的消防设备和器材，确保消防安全。（二）存储方式1.印刷品应按照类别、规格、批次等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于易受潮、易变质的印刷品，应采取防潮、防虫等措施进行存储，如密封包装、放置干燥剂等。3.定期对印刷品进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺、损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。六、印刷品发放（一）发放流程1.各使用部门如需领取印刷品，应填写《印刷品领用申请表》，注明领用印刷品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.行政部门根据各部门的领用申请，进行审核和发放。对于库存充足的印刷品，应及时办理发放手续；对于库存不足的印刷品，应及时通知相关部门，并说明预计到货时间。3.行政部门发放印刷品时，应在《印刷品领用登记表》上记录领用部门、领用时间、印刷品名称、规格、数量等信息，并由领用人签字确认。（二）发放记录1.行政部门应建立印刷品发放台账，详细记录印刷品的发放情况，包括发放时间、发放部门、印刷品名称、规格、数量等信息。2.发放台账应定期进行核对和清理，确保记录准确无误。同时，应根据发放记录对印刷品的使用情况进行统计和分析，为后续的采购计划提供参考依据。七、印刷品使用管理（一）使用规范1.各使用部门应按照规定的用途使用印刷品，不得擅自改变印刷品的用途或挪作他用。2.印刷品在使用过程中应注意节约，避免浪费。对于多余或废弃的印刷品，应及时交回行政部门进行处理。3.严禁在印刷品上随意涂改、乱画、损坏等，保持印刷品的整洁和完好。（二）使用监督1.行政部门应定期对各部门印刷品的使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.各部门应配合行政部门的监督检查工作，如实提供印刷品的使用情况和相关资料。八、印刷品报废管理（一）报废标准1.印刷品因使用年限过长、损坏严重、内容过期等原因无法继续使用的，可申请报废。2.印刷品在存储过程中因受潮、发霉、变质等原因导致质量下降，无法满足使用要求的，应予以报废。（二）报废流程1.各使用部门如需报废印刷品，应填写《印刷品报废申请表》，注明报废印刷品的名称、规格、数量、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.行政部门收到报废申请表后，进行审核和现场核实。如情况属实，行政部门应组织相关人员对报废印刷品进行清理和销毁，并填写《印刷品报废处理记录》，记录报废印刷品的名称、规格、数量、处理方式、处理时间等信息。3.报废印刷品的处理方式可根据实际情况选择粉碎、焚烧、掩埋等环保方式，确保处理过程符合相关环保要求。4.财务部门根据行政部门提交的报废处理记录，对报废印刷品的账面价值进行核销。九、罚则（一）对违反本规定的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚：1.未按规定填写印刷品需求申请表或提供虚假信息的，给予警告处分；造成经济损失的，责令其承担相应的赔偿责任。2.擅自采购印刷品或未按采购流程进行采购的，责令其改正；情节严重的，给予通报批评，并追究相关人员的责任。3.未按要求进行印刷品验收或验收不合格未及时处理的，给予责任人警告处分；因验收把关不严导致质量问题或经济损失的，责令其承担相应的赔偿责任。4.未按规定存储印刷品，导致印刷品损坏、丢失的，责令其赔偿损失；情节严重的，给予通报批评。5.擅自改变印刷品用途或挪作他用的，责令其改正；造成浪费或经济损失的，责令其承担相应的赔偿责任。6.未按规定进行印刷品报废处理，造成资源浪费或环境污染的，责令其限期整改；情节严重的，给予通报批评，并追究相关人员的责任。（二）对在印刷品管理工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励：1.严格遵守本规定，在印刷品采购、使用、存储等方面管理规范，为公司节约成本、提高效率做出显著贡献的。2.积极提出合理化建议，对改进印刷品管理工作有突出成效的。3.在印