项目档案编制与管理办法

项目档案编制与管理办法一、总则1.目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目建设、运营、管理及决策提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司所有项目（包括新建、改建、扩建、技术改造、科研开发等各类项目）从项目策划、立项、实施到竣工验收全过程中形成的各类文件材料的编制与管理。3.基本原则项目档案管理遵循集中统一管理、同步收集整理、确保质量、有效利用的原则。项目档案应与项目建设进程同步，做到文件材料收集齐全、整理规范、归档及时。二、项目档案管理职责1.公司档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司相关制度，制定和完善项目档案管理细则。负责对项目档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查考核。参与项目前期文件材料的审查，指导项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作。负责接收、保管和提供利用公司各项目的档案，定期对项目档案进行整理、鉴定、统计和销毁。组织开展项目档案管理培训和业务交流活动，提高项目档案管理人员的业务水平。2.项目建设单位职责负责本项目档案工作的组织领导，明确项目档案管理负责人和档案管理人员，落实档案管理工作所需的人员、设备和经费。建立健全项目档案管理制度，将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，与项目建设同步部署、同步实施、同步检查。组织、指导、监督项目各部门和参建单位做好项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统。对项目档案进行自检自查，及时发现和解决存在的问题，在项目竣工验收前完成档案预验收工作，并向公司档案管理部门提交档案验收申请。3.项目各部门和参建单位职责负责本部门（单位）项目文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确，并按照项目档案管理要求及时移交项目建设单位。明确专人负责项目档案工作，接受项目建设单位和公司档案管理部门的业务指导和监督检查。配合项目建设单位做好项目档案的预验收和竣工验收工作，提供相关文件材料和说明。三、项目文件材料的形成与积累1.文件材料形成要求项目文件材料应来源于项目建设全过程，包括项目前期文件、项目实施过程中形成的各类文件以及项目竣工验收文件等。文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应采用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式，并确保其真实性、完整性和可读性。项目文件材料应使用规范的文件格式和编号，按照文件的形成规律和有机联系进行分类整理。2.文件材料积累范围项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、初步设计文件、施工图设计文件、技术方案论证报告等。项目实施过程文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、工程进度报表、安全检查记录、会议纪要、来往信函等。项目竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量评估报告、竣工图、设备试运行报告、工程决算报告、项目总结等。3.文件材料积累职责分工项目建设单位：负责收集、整理项目前期文件以及项目建设过程中与项目管理相关的文件材料。设计单位：负责提供项目设计过程中形成的各类设计文件、图纸会审记录、设计变更通知等。施工单位：负责收集、整理施工过程中形成的施工文件、质量验收文件、安全管理文件等。监理单位：负责收集、整理监理过程中形成的监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。设备供应单位：负责提供设备采购合同、设备安装调试记录、设备质量证明文件等。四、项目档案的整理1.整理原则项目档案应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。整理工作应在项目文件材料收集齐全的基础上，按照分类标准进行分类、组卷、编目等工作。2.分类方法项目档案一般按照项目前期文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工图等类别进行分类。项目前期文件：按照文件的性质和内容进行分类，如项目建议书、可行性研究报告等。项目管理文件：按照项目管理的职能和阶段进行分类，如项目计划、项目进度管理、质量管理、安全管理等文件。施工文件：按照施工过程的不同阶段和专业进行分类，如基础工程、主体工程、装饰装修工程等文件。监理文件：按照监理工作的流程和内容进行分类，如监理规划、监理实施细则、监理月报等文件。设备文件：按照设备的类别和型号进行分类，如机械设备、电气设备、仪表设备等文件。竣工图：按照专业和图号进行分类，如建筑竣工图、结构竣工图、电气竣工图等。3.组卷要求项目文件材料应按照分类方案进行组卷，卷内文件应排列有序，同一事项的文件应集中组卷。卷内文件应按照文件的形成时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后。卷内文件应采用统一的纸张规格，幅面尺寸一般为A4（297mm×210mm）。小于A4的文件应粘贴在A4纸上，大于A4的文件应折叠成A4规格。卷内文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。4.编目要求项目档案应编制卷内目录、卷内备考表和案卷封面。卷内目录：应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，序号应从1开始，逐份标注卷内文件。卷内备考表：应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目，本卷情况说明应填写卷内文件的缺损、修改、补充等情况。案卷封面：应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等项目，档号应按照公司档案编号规则编制，案卷题名应简明扼要地概括卷内文件的主要内容。五、项目档案的归档1.归档时间项目文件材料应在项目建设过程中及时归档，项目建设单位应在项目各单项工程竣工后3个月内完成该单项工程档案的归档工作。项目竣工验收后，项目建设单位应在6个月内完成整个项目档案的归档工作，并向公司档案管理部门移交。2.归档份数项目档案一般归档一份原件，重要文件可根据需要增加归档份数。电子文件应同时归档纸质文件，并确保两者内容一致。3.归档手续项目建设单位向公司档案管理部门归档时，应填写档案移交清单，清单应包括案卷题名、档号、编制单位、起止日期、保管期限、密级、移交日期、移交人、接收人等项目，并由双方签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。六、项目档案的保管1.保管期限项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的项目档案，应列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的项目档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。短期保管：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的项目档案，应列为短期保管，保管期限一般为5年以下。2.保管场所公司档案管理部门应设立专门的项目档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。3.保管要求项目档案应按照保管期限和类别进行分类存放，排列有序，便于查找。对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和检查，确保数据的安全和完整。档案管理人员应定期对项目档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。七、项目档案的利用1.利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅项目档案，查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，经部门负责人批准后，到公司档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据查阅申请表提供的档案信息，为查阅人员提供档案原件或复印件，并在查阅现场监督查阅，确保档案的安全。借阅：借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的责任。3.利用登记档案管理人员应对项目档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、查阅或借阅档案名称、档号、查阅或借阅期限、归还日期等，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、项目档案的鉴定与销毁1.鉴定工作公司档案管理部门应定期对项目档案进行鉴定，鉴定工作应在公司分管领导的主持下，由档案管理人员、项目建设单位有关人员及相关业务专家组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据项目档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。2.销毁程序对失去保存价值的项目档案，应编制销毁清册，经公司分管领导批准后，由档案管理人员会同有关部门进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，作为档案鉴定销毁工作的记录。九、项目档案管理的监督与检查1.监督检查内容项目档案管理制度的执行情况，包括文件材料的形成、积累、整理、归档等环节的工作质量。项目档案的完整性、准确性、系统性，档案整理是否符合规范要求，编目是否准确清晰。项目档案的保管条件，档案库房设施设备是否完好，档案存放是否安全有序。项目档案的利用情况，档案利用登记是否齐全，利用手续是否完备。2.监督检查方式公司档案管理部门定期对项目档案进行检查，检查可采取自查、互查、抽查等方式进行。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求项目建设单位限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.考核与奖惩公司将项目档案管理工作纳入对项目建设单位和相关