小船事业部IT类固定资产管理暂行办法

小船事业部IT类固定资产管理暂行办法一、总则（一）目的为加强小船事业部IT类固定资产的管理，规范资产的购置、使用、维护、处置等行为，提高资产使用效益，保障事业部业务正常开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于小船事业部所属各部门、分支机构及全资、控股子公司的IT类固定资产管理。IT类固定资产是指用于信息技术相关工作的各类设备、软件、网络设施等，具体包括但不限于服务器、计算机、打印机、复印机、存储设备、网络设备、办公软件、数据库软件等。（三）管理原则1.统一领导、分级管理事业部对IT类固定资产实行统一领导，各部门、分支机构及子公司负责本部门资产的具体管理工作，在事业部统一制度框架下，分级实施管理职责。2.归口管理、责任到人明确IT类固定资产归口管理部门，负责资产的统筹规划、配置审批、核算监督等工作。各使用部门及个人负责资产的日常使用、维护和保管，确保资产安全完整，承担相应管理责任。3.优化配置、提高效益根据业务需求，合理配置IT类固定资产，避免重复购置和闲置浪费，提高资产使用效率，充分发挥资产的经济效益和社会效益。4.规范流程、加强监督建立健全IT类固定资产管理流程，规范资产从购置到处置的各个环节，加强内部审计和监督检查，确保管理工作合法合规、公开透明。二、管理职责（一）资产管理领导小组成立小船事业部IT类固定资产管理领导小组，由事业部主管领导担任组长，财务、行政、信息等相关部门负责人为成员。负责审议IT类固定资产管理的重大事项，包括资产购置计划、资产处置方案、资产管理制度修订等，对资产管理工作进行指导和监督。（二）归口管理部门信息部门作为IT类固定资产的归口管理部门，主要职责如下：1.负责制定IT类固定资产管理制度、流程和标准，并组织实施和监督执行。2.会同财务部门编制IT类固定资产年度购置计划，报资产管理领导小组审批后组织实施。3.负责IT类固定资产的选型、采购、验收、入账、登记、标识、调配、维修、报废等具体管理工作。4.定期对IT类固定资产进行清查盘点，确保账实相符；对资产使用状况进行评估和分析，提出优化配置建议。5.负责IT类固定资产信息化管理系统的建设、维护和使用，及时更新资产信息，实现资产动态管理。6.组织开展IT类固定资产管理人员的业务培训，提高管理水平。（三）使用部门1.负责本部门IT类固定资产的申请、领用、保管、使用和日常维护工作，确保资产正常运行。2.配合归口管理部门做好资产清查盘点、维修、报废等工作，及时反馈资产使用情况和存在问题。3.负责本部门资产使用人员的培训和教育，提高资产使用效益和安全意识。4.按照规定办理资产内部转移、借用等手续，确保资产在部门间合理流动和有效使用。（四）财务部门1.负责IT类固定资产的财务核算，按照国家财务制度和事业部规定，准确记录资产增减变动情况，定期进行财务分析。2.会同信息部门审核固定资产购置计划和预算，参与资产采购、验收、清查盘点等工作，对资产价值进行确认和监督。3.根据资产管理部门提供的资产处置审批文件，办理资产核销手续，确保财务账实相符。4.负责对IT类固定资产管理工作进行财务监督和绩效评价，提出改进建议。三、资产购置（一）购置计划1.各使用部门根据业务发展需要和资产实际状况，每年末向信息部门提出下一年度IT类固定资产购置申请，详细说明购置资产的名称、规格、数量、用途、预计使用年限等信息，并提交资产购置预算。2.信息部门对各部门提交的购置申请进行汇总审核，结合事业部整体发展战略和资源状况，会同财务部门编制IT类固定资产年度购置计划。购置计划应明确资产购置的必要性、可行性、资金来源等内容。3.IT类固定资产年度购置计划报资产管理领导小组审批。经批准的购置计划作为资产采购的依据，未经审批不得擅自购置。（二）采购流程1.信息部门根据审批后的购置计划，组织实施采购工作。采购方式包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等，应严格按照国家法律法规和事业部采购管理规定执行。2.对于招标采购项目，信息部门应制定详细的招标文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容，组织潜在供应商投标。评标过程应遵循公平、公正、公开原则，由相关部门人员组成评标小组进行评审，确定中标供应商。3.采购合同签订前，信息部门应会同财务、法务等部门对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、明确双方权利义务。合同签订后，应及时将合同副本提交财务部门备案。4.资产到货后，信息部门应组织使用部门、采购人员等共同进行验收。验收内容包括资产的数量、规格、型号、质量、技术参数等是否符合合同要求，随机附件、资料是否齐全等。验收合格后，填写验收报告，相关人员签字确认。（三）入账登记1.财务部门根据验收报告和采购发票等凭证，按照国家财务制度和事业部规定进行资产入账核算，准确记录资产的价值、类别、使用部门等信息。2.信息部门在资产入账后，及时在IT类固定资产信息化管理系统中进行登记，为资产赋予唯一标识，建立资产卡片，详细记录资产的基本信息、购置时间、使用状况、维修记录等内容，并确保系统信息与财务账一致。四、资产使用与维护（一）领用与保管1.资产验收合格后，使用部门凭资产领用单到信息部门办理领用手续。领用单应注明资产名称、规格、数量、使用人等信息，经双方签字确认。2.使用部门应指定专人负责本部门资产的保管工作，建立资产保管台账，记录资产的领用、归还、使用状况等情况。3.资产保管人员应妥善保管资产，确保资产安全完整。资产存放地点应符合安全要求，避免资产受到损坏、丢失、被盗等情况。（二）使用与维护1.使用部门应按照资产使用说明书和操作规程正确使用资产，不得擅自改变资产用途、性能和使用范围。如因业务需要确需调整的，应报信息部门批准。2.资产使用人员应定期对资产进行检查和维护，发现问题及时报告。信息部门应建立资产维护计划，定期对重要资产进行巡检、保养和维修，确保资产正常运行。3.对于一般性维修，使用部门可自行组织维修或委托专业维修机构进行维修；对于重大维修或技术改造，信息部门应组织相关技术人员进行评估，制定维修方案，经批准后实施。维修费用应按照规定进行报销和核算。4.信息部门应建立IT类固定资产维修档案，记录每次维修的时间、内容、费用等信息，为资产后续管理提供参考。（三）资产盘点1.信息部门会同财务部门定期组织IT类固定资产清查盘点工作，原则上每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。盘点范围包括事业部所属各部门、分支机构及子公司的所有IT类固定资产。2.盘点前，信息部门应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、时间、方法、范围等内容。盘点人员应认真核对资产实物与信息化管理系统记录及财务账，确保账实相符。3.盘点过程中，如发现账实不符情况，应及时查明原因，填写盘点差异表，注明资产名称、规格、数量、盘盈盘亏原因等信息，并提出处理意见。4.盘点结束后，信息部门应根据盘点结果编制盘点报告，报资产管理领导小组审批。对于盘盈资产，应及时入账登记；对于盘亏资产，应按照规定进行审批核销，并追究相关责任人的责任。（四）资产转移与借用1.因工作需要，资产在部门间转移时，转出部门应填写资产内部转移单，注明资产名称、规格、数量、转移原因、转入部门等信息，经转出、转入部门负责人签字确认后，报信息部门审批。信息部门审批通过后，办理资产转移手续，并在信息化管理系统中更新资产使用部门信息。2.资产借用期限一般不超过[X]个月，特殊情况需延长的，应报信息部门批准。借用部门应填写资产借用单，注明资产名称、规格、数量、借用原因、借用期限等信息，经借用部门和资产所属部门负责人签字确认后，报信息部门审批。借用期间，借用部门负责资产的保管和维护，确保资产安全完整。借用期满后，应及时归还资产，并办理归还手续。五、资产处置（一）处置范围IT类固定资产存在下列情形之一的，应当进行处置：1.已超过使用年限且无法正常使用的；2.因技术进步等原因，已被淘汰或无法满足现有工作需要的；3.因自然灾害、意外事故等原因，导致资产严重损坏且无法修复的；4.盘亏、呆账及非正常损失的；5.闲置且不需用的；6.其他依照国家法律法规和事业部规定需要处置的。（二）处置方式IT类固定资产的处置方式包括报废、出售、捐赠、调拨等。1.报废：对于符合报废条件的资产，由使用部门提出报废申请，填写资产报废申请表，详细说明资产报废原因、资产状况等信息，并提交相关证明材料。信息部门组织技术人员对资产进行鉴定，确认符合报废条件后，报资产管理领导小组审批。经批准后，财务部门进行账务核销，信息部门在信息化管理系统中进行报废处理，并按照规定对报废资产进行妥善处置。2.出售：对于闲置或尚可使用的资产，经资产管理领导小组批准后，可以进行出售。出售资产应按照国家有关规定进行评估作价，通过公开拍卖、招标、协议转让等方式进行交易。出售收入应及时足额上缴事业部财务部门，纳入预算管理。3.捐赠：对于因业务调整、社会公益等原因需要捐赠的资产，由信息部门提出捐赠申请，报资产管理领导小组审批。捐赠资产应按照规定办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。4.调拨：因工作需要，资产在事业部内部不同部门间调拨时，按照资产转移与借用的相关规定办理手续。（三）处置审批1.资产处置申请应按照规定的审批流程进行，使用部门提出申请后，依次经信息部门审核、财务部门会签、资产管理领导小组审批。2.审批部门应根据资产处置的具体情况，对处置申请进行认真审核，确保处置行为符合国家法律法规和事业部规定，处置理由充分合理，处置方式恰当可行。（四）处置实施1.经批准的资产处置申请，由信息部门负责组织实施。对于报废资产，应按照环保要求进行无害化处理；对于出售资产，应按照规定的交易方式和程序进行交易；对于捐赠资产，应及时办理资产移交手续。2.资产处置过程中，应做好相关记录和资料归档工作，包括处置申请、审批文件、评估报告、交易合同、资产交接清单等，以便日后查询和审计。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财务部门定期对IT类固定资产的财务核算情况进行检查，确保资产价值核算准确、账务处理规范。2.审计部门定期对IT类固定资产管理情况进行审计监督，检查资产管理制度执行情况、采购程序合规性、资产使用效益等方面存在的问题，并提出审计意见和建议。3.信息部门定期对IT类固定资产信息化管理系统数据进行检查，确保系统数据准确、完整、及时更新，与实际资产状况相符。（二）责任追究1.对于在IT类固定资产管理工作中违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处罚；构成违纪违法的，依法追究相应责任：未按规定程序购置、处置资产的；擅自改变资产用途、性能和使用范围的；因保管不善，导致资产损坏、丢失、被盗