版本管理制度

版本管理制度一、目的为了规范煤炭运销企业文档、软件系统、业务流程等各类信息资产的版本管理，确保各版本的准确性、完整性和可追溯性，提高企业运营效率，保障业务的正常开展，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于煤炭运销企业内部所有与业务相关的文档、软件系统、业务流程以及其他涉及企业运营的信息资产的版本管理。三、职责分工（一）版本管理小组1.成立由企业高层领导、各业务部门负责人及相关技术人员组成的版本管理小组。2.负责制定和审核版本管理策略、制度及流程。3.协调各部门之间的版本管理工作，解决版本管理过程中出现的重大问题。（二）业务部门1.负责本部门所产生文档、业务流程等信息资产的版本创建、更新、审核与提交。2.配合版本管理小组进行相关版本管理工作的推进，及时反馈版本管理过程中的问题和需求。（三）信息技术部门1.负责软件系统的版本规划、开发、测试、上线及维护过程中的版本管理。2.提供版本管理工具和技术支持，确保版本管理工作的顺利进行。3.对其他部门的版本管理工作进行技术指导。四、版本标识规则（一）文档版本标识1.采用"文档名称版本号修订日期"的格式进行标识。例如：《煤炭销售合同模板V1.020230101》。2.版本号采用数字编号，初始版本为V1.0，当文档内容发生修订时，版本号依次递增。如V1.1、V1.2等。3.修订日期记录文档最后一次修订的年月日，格式为YYYYMMDD。（二）软件系统版本标识1.遵循行业通用的版本标识规范，一般采用"主版本号.次版本号.修订号发布日期"的格式。例如：ERP系统V3.2.120230215。2.主版本号：当软件系统的功能发生重大变化或进行了大规模的架构调整时，主版本号递增。3.次版本号：表示软件系统在原有功能基础上进行了重要功能的添加或部分功能的优化，次版本号递增。4.修订号：用于记录软件系统的小错误修复、性能微调等微小更改，修订号递增。5.发布日期记录软件系统的正式发布时间，格式为YYYYMMDD。（三）业务流程版本标识1.采用"业务流程名称版本号生效日期"的格式。例如：《煤炭发运流程V2.020230301》。2.版本号规则与文档版本号相同，初始版本为V1.0，根据流程的调整情况递增版本号。3.生效日期记录业务流程开始正式执行的日期，格式为YYYYMMDD。五、版本创建与初始发布（一）文档版本创建1.业务部门根据工作需要起草文档初稿，填写文档创建申请表，包括文档名称、所属部门、预计用途等信息。2.申请表提交至部门负责人审核，审核通过后，由起草人按照版本标识规则进行初始版本编号，并填写文档的基本信息，如创建日期、作者等。3.将初始版本的文档提交至企业内部文档管理平台或指定的存储位置。（二）软件系统版本创建1.信息技术部门根据项目规划和需求分析，制定软件系统的版本规划，明确各阶段的版本目标和功能范围。2.在软件开发过程中，开发人员按照版本标识规则为每个开发阶段的软件版本进行编号，并记录开发过程中的相关信息，如代码提交记录、测试结果等。3.完成开发和测试后，由信息技术部门组织相关人员进行版本评审，评审通过后，将软件系统版本发布至测试环境或预生产环境进行验证。（三）业务流程版本创建1.业务部门负责梳理和优化业务流程，形成业务流程初稿。2.填写业务流程创建申请表，提交至部门负责人审核，审核通过后，按照版本标识规则进行初始版本编号，并记录流程的相关信息，如流程描述、涉及岗位等。3.将业务流程文档提交至企业内部流程管理平台或相关部门进行备案。六、版本更新与修订（一）文档版本更新1.当文档内容需要修改时，由文档的原作者或相关负责人填写文档修订申请表，说明修订的原因、内容和范围。2.申请表提交至部门负责人审核，审核通过后，对文档进行修订，并按照版本标识规则更新版本号和修订日期。3.修订后的文档需经过内部审核，确保内容准确无误，审核通过后发布新版本，并通知相关部门和人员。（二）软件系统版本更新1.根据用户反馈、业务需求变化或技术优化的需要，信息技术部门提出软件系统版本更新计划。2.开发人员按照计划对软件系统进行修改和测试，在开发过程中严格遵循版本管理规范，记录每次代码变更和测试情况。3.测试通过后，进行版本发布前的准备工作，包括更新版本说明文档等。由信息技术部门组织相关人员进行版本上线评审，评审通过后将软件系统版本正式发布至生产环境。（三）业务流程版本更新1.随着业务发展和管理要求的变化，业务部门对业务流程进行调整，填写业务流程修订申请表，详细说明修订的内容和原因。2.申请表提交至部门负责人审核，审核通过后，按照版本标识规则更新版本号和生效日期。3.对修订后的业务流程进行培训和宣贯，确保相关人员熟悉新流程，并在规定时间内正式启用新版本的业务流程。七、版本审核与批准（一）文档版本审核1.一般性文档修订由部门负责人进行审核，确保文档内容符合部门业务要求和企业规范。2.对于涉及重要业务政策、合同模板等关键文档，需提交至版本管理小组进行审核，审核通过后方可发布新版本。（二）软件系统版本审核1.软件系统在开发过程中的各个阶段，包括代码审查、测试报告等，由信息技术部门内部进行审核。2.版本发布前，需经过业务部门、信息技术部门和版本管理小组的联合评审，确保软件系统功能满足业务需求，性能稳定可靠，符合企业整体架构和安全要求。（三）业务流程版本审核1.业务流程修订申请表首先由部门负责人进行初审，检查流程调整的合理性和可行性。2.然后提交至版本管理小组进行终审，终审通过后，业务流程方可正式更新并生效。八、版本存储与备份（一）存储方式1.建立企业内部的文档管理平台、版本控制系统等，用于存储各类信息资产的不同版本。2.对于重要的文档、软件系统安装包等，除了存储在内部平台外，还应进行外部备份，如存储在磁带、光盘或云存储等介质上。（二）存储期限1.文档版本：根据企业档案管理规定，重要文档的版本应长期保存，一般文档的版本保存期限不少于[X]年。2.软件系统版本：软件系统的安装包、版本说明文档等应保存至该软件系统停止使用后[X]年。3.业务流程版本：业务流程文档及其版本记录应长期保存，以便于追溯和查询。（三）备份策略1.定期对各类信息资产的版本进行备份，备份周期根据数据重要性和变更频率确定，一般为每周或每月进行一次全量备份，每天进行增量备份。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。九、版本追溯与查询（一）版本追溯1.建立完善的版本变更记录，详细记录每个版本的创建时间、更新内容、审核人员、发布时间等信息。2.通过版本变更记录，可以追溯信息资产从初始版本到当前版本的演变过程，了解每次修订的原因和影响。3.在出现问题或需要进行审计时，能够快速准确地查询到相关信息资产的历史版本，以便进行问题排查和责任界定。（二）版本查询1.提供便捷的版本查询接口和工具，员工可以通过企业内部的文档管理平台、版本控制系统等查询所需信息资产的不同版本。2.查询时应能够根据版本标识、文档名称、业务流程名称等关键信息进行快速定位和检索。3.对于涉及保密信息的版本查询，应按照企业的保密规定进行权限设置和审批流程，确保信息安全。十、版本废弃与清理（一）废弃原则1.当信息资产的新版本发布后，旧版本不再使用且无保留价值时，可以进行废弃处理。2.对于已停止使用的软件系统版本、不再执行的业务流程版本等，应及时进行废弃。3.废弃的版本应确保不会对企业的正常运营和数据安全造成影响。（二）废弃流程1.由相关业务部门或信息技术部门提出版本废弃申请，说明废弃的原因和版本信息。2.申请提交至版本管理小组进行审核，审核通过后，按照规定的存储期限对废弃版本进行标记，并在存储介质上进行相应的删除或销毁操作。3.对于重要信息资产的废弃版本，应在删除或销毁前进行备份，以便在需要时进行追溯查询。（三）清理机制1.定期对存储的版本进行清理，检查是否存在已废弃但未及时处理的版本。2.根据存储期限和废弃原则，自动或手动清理过期的版本，释放存储空间，提高存储效率。3.清理过程应进行记录，包括清理的时间、版本信息、清理原因等，以便进行审计和追溯。十一、培训与宣传1.定期组织版本管理相关培训，使员工了解版本管理的重要性、流程和方法。2.培训对象包括业务部门人员、信息技术人员等，培训内容涵盖版本标识规则、版本创建与更新流程、版本审核与追溯等方面。3.通过内部宣传渠道，如企业内部网站、邮件、宣传栏等，宣传版本管理的制度和相关知识，提高员工对版本管理工作的认识和配合度。十二、监督与考核1.成立版本管理监督小组，定期对各部门的版本管理工作进行检查和