天津公司物资管理办法

天津公司物资管理办法一、总则1.目的为加强天津公司物资管理，规范物资采购、存储、使用等流程，提高物资使用效率，降低成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于天津公司及所属各部门、各项目的物资管理活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类物资。3.基本原则统一管理原则。公司对物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保物资管理的规范化和标准化。成本效益原则。在物资管理过程中，充分考虑成本因素，通过合理的采购、库存控制等措施，降低物资采购成本和使用成本，提高经济效益。合理储备原则。根据公司生产经营需求和市场供应情况，合理确定物资储备定额，确保物资供应的连续性和稳定性，同时避免物资积压浪费。监督考核原则。建立健全物资管理监督考核机制，加强对物资采购、使用等环节的监督检查，对违规行为进行严肃处理，确保物资管理工作的有效执行。二、物资管理职责分工1.物资管理部门负责制定和完善公司物资管理制度，并组织实施。汇总各部门物资需求计划，编制公司年度物资采购计划，并负责组织采购实施。建立物资采购供应商库，负责供应商的选择、评估和管理。负责物资的验收入库、存储保管、发放领用、库存盘点等日常管理工作。定期对公司物资库存进行统计分析，提出物资管理优化建议。2.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，按时编制物资需求计划，并提交给物资管理部门。负责本部门物资的领用、使用和管理，做好物资使用记录和统计工作。配合物资管理部门进行物资盘点工作，提供相关物资信息。3.财务部门负责审核物资采购预算和费用报销，监督物资采购资金的使用。参与物资采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。定期对物资采购成本和库存资金占用情况进行分析，为公司物资管理决策提供财务支持。三、物资计划管理1.需求计划编制各需求部门应根据本部门工作任务和实际需求，结合公司年度生产经营计划，提前编制物资需求计划。需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。物资需求计划应经部门负责人审核签字后，于每月[具体日期]前提交给物资管理部门。2.计划审核与汇总物资管理部门收到各需求部门提交的物资需求计划后，应进行认真审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、准确性等。物资管理部门对审核通过的物资需求计划进行汇总，结合公司库存情况和物资储备定额，编制公司年度物资采购计划。年度物资采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预算金额等。3.计划调整在物资采购计划执行过程中，如因生产经营任务变更、市场供应变化等原因，需要调整物资需求计划或采购计划的，需求部门应及时向物资管理部门提出申请。物资管理部门对需求部门提交的计划调整申请进行审核，经公司分管领导批准后，对物资采购计划进行相应调整。四、物资采购管理1.采购方式选择物资采购应根据物资的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目，应优先采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。对于金额较小、市场供应充足、标准化程度较高的物资采购项目，可以采用询价采购方式。询价采购应向多家供应商发出询价函，比较各供应商的报价和其他交易条件，选择最优供应商成交。对于技术复杂、规格特殊、时间紧迫等不适合招标采购和询价采购的物资采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合资质条件的供应商参加谈判，通过谈判确定成交供应商。对于只能从唯一供应商处采购的物资，或者因不可预见的紧急情况需要从其他供应商处采购的物资，可以采用单一来源采购方式。单一来源采购应按照公司相关规定，履行审批手续。2.供应商管理物资管理部门应建立物资采购供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等。物资管理部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行动态调整，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。物资管理部门在选择供应商时，应优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商。对于新开发的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察。3.采购合同管理物资采购应签订书面合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。物资管理部门应负责采购合同的起草、审核、签订和执行。采购合同签订前，应经财务部门审核，确保合同条款符合财务规定。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。物资管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法履行或延迟履行的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.采购验收管理物资到货后，物资管理部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等。对于重要物资或技术复杂的物资，应邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。物资管理部门应建立物资验收记录档案，记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等。验收记录档案应妥善保管，以备查阅。五、物资存储管理1.仓库规划与布局公司应根据物资的种类、性质、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、成品区、办公用品区、劳保用品区等。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。仓库内应设置必要的货架、货柜、托盘等存储设备，提高物资存储效率。2.物资入库管理物资到货后，物资管理部门应及时组织验收。验收合格的物资应办理入库手续，填写入库单。入库单应包括物资的名称、规格型号、数量、供应商名称、入库时间等信息。物资入库时，应按照物资的类别、规格型号、批次等进行分类存放，并做好标识。物资标识应包括物资名称、规格型号、批次、入库时间等信息，便于物资的识别和管理。3.物资存储保管仓库管理人员应定期对物资进行盘点和检查，确保物资存储安全和完好。对于易受潮、易变质、易损坏的物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防腐等。仓库应建立物资库存台账，及时记录物资的出入库情况，做到账实相符。物资库存台账应定期与财务部门进行核对，确保库存数据的准确性。仓库应根据物资的存储期限和使用情况，合理安排物资的存放位置和顺序，做到先进先出，避免物资积压过期。4.物资出库管理需求部门领用物资时，应填写物资领用申请表，经部门负责人审核签字后，提交给物资管理部门。物资管理部门根据物资领用申请表，办理物资出库手续，填写出库单。出库单应包括物资的名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间等信息。物资出库时，仓库管理人员应按照出库单的要求，准确发放物资，并做好物资发放记录。物资发放记录应包括物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间、发放人员等信息。对于贵重物资或限量发放的物资，应实行审批制度，严格控制物资的领用数量和用途。六、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应按照公司规定和实际需求，合理使用物资，提高物资使用效率。使用部门应建立物资使用台账，记录物资的使用情况，包括使用时间、使用人员、使用数量、使用用途等信息。使用部门应加强对物资的日常管理和维护，确保物资正常使用。对于因使用不当或保管不善造成物资损坏或丢失的，应按照公司规定承担相应责任。使用部门应定期对物资使用情况进行统计分析，及时向物资管理部门反馈物资使用过程中存在的问题和建议，以便物资管理部门及时调整物资采购计划和库存管理策略。2.物资节约与回收公司鼓励各部门和员工节约使用物资，降低物资消耗。对于可回收利用的物资，如废纸、废金属、废塑料等，应进行分类回收，交物资管理部门统一处理。物资管理部门应建立物资回收管理制度，规范物资回收流程，对回收的物资进行妥善处理和利用。对于回收的废旧物资，应按照相关规定进行变卖或报废处理，变卖收入应及时入账。七、物资盘点管理1.盘点计划制定物资管理部门应定期组织物资盘点工作，确保账实相符。物资盘点计划应包括盘点时间、盘点范围、盘点人员、盘点方法等内容。物资盘点应根据公司实际情况，合理安排盘点时间，一般每年至少进行[X]次全面盘点。对于重要物资或价值较高的物资，应增加盘点次数。2.盘点实施物资盘点时，应成立盘点小组，明确小组成员的职责分工。盘点小组应按照盘点计划，对仓库内的物资进行逐一清点，并填写盘点表。盘点表应包括物资的名称、规格型号、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况等信息。在盘点过程中，如发现物资账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表。盘盈盘亏报告表应包括物资名称、规格型号、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏金额、原因分析、处理建议等内容。3.盘点结果处理物资盘点结束后，盘点小组应及时将盘点表和盘盈盘亏报告表提交给物资管理部门。物资管理部门对盘点结果进行汇总分析，编制物资盘点报告。物资盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理建议等内容。对于盘盈的物资，物资管理部门应查明原因，及时调整库存台账，并按照公司规定进行相应处理。对于盘亏的物资，物资管理部门应查明原因，属于责任人责任的，应按照公司规定追究责任人的责任；属于合理损耗的，应按照公司规定办理核销手续。八、物资报废管理1.报废申请与审批对于已损坏、已过期、已淘汰等无法继续使用的物资，使用部门应填写物资报废申请表，详细说明物资报废的原因、名称、规格型号、数量等信息，并提交给物资管理部门。物资管理部门收到物资报废申请表后，应组织相关人员进行鉴定和审核。对于符合报废条件的物资，应报公司分管领导审批。经审批同意报废的物资，方可进行报废处理。2.报废处理经批准报废的物资，物资管理部门应按照相关规定进行处理。对于有回收价值的报废物资，应进行回收变卖，变卖收入应及时入账。对于无回收价值的报废物资，应按照环保要求进行妥善处理，如报废物资属于危险废弃物的，应委托有资质的单位进行处理。物资管理部门应建立物资报废台账，记录物资报废的时间、名称、规格型号、数量、处理方式、处理收入等信息。物资报废台账应妥善保管，以备查阅。九、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门应定期对物资管理工作进行监督检查，重点检查物资采购、存储、使用、盘点、报废等环节的管理情况，确保物资管理工作规范有序进行。物资管理部门应加强对自身工作的内部监督，定期对物资管理流程进行梳理和优化，及时发现和纠正存在的问题。2.考核评价公司应建立物资管理考核评价机制，对各部门的物资管理工作进行考核评