某某公司档案管理工作规定

某某公司档案管理工作规定一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司经营管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）档案定义本规定所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案管理工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：确保档案的齐全完整，涵盖公司运营的各个方面和环节。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持档案之间的有机联系。5.安全性原则：采取必要的安全防护措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理机构与职责（一）综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理规定，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责全公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.集中管理公司重要档案，包括但不限于公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程，董事会决议，年度工作计划与总结，重要合同协议等。4.组织开展档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和共享利用。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。6.定期对公司档案管理工作进行评估和总结，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（二）各部门1.负责本部门档案工作的具体组织和实施，指定专人负责档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司档案管理规定，及时将本部门在工作中形成的各类档案进行分类整理，并定期移交至综合管理部门。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，确保本部门档案的安全和规范使用。4.协助综合管理部门开展档案信息化建设，提供必要的档案信息数据。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家档案管理法律法规及公司档案管理制度，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.妥善保管档案，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等安全防护工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务，做好登记和记录工作。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断提高档案管理工作质量和效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如申请书、批复文件、营业执照、组织机构代码证等。2.公司制定的各项规章制度、管理办法、工作流程等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等文件。4.公司召开的各类会议记录、纪要、决议等文件。5.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等文件。7.公司生产经营活动中形成的技术文件、图纸、工艺资料等。8.公司员工的人事档案、培训记录、考核资料等。9.公司的宣传资料、企业文化建设资料等。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的及时收集和整理。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保各类文件材料在形成后及时归档，不得积压或遗漏。3.对重要文件和资料，应同时收集纸质版和电子版，确保两种载体的信息一致。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于分类、编号、排列和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等类别。每大类下可根据实际情况进一步细分小类。2.编号：为便于档案的管理和查找，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.排列：按照分类和编号顺序，对档案进行排列上架，确保档案存放有序。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境整洁。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。2.各部门应根据档案的实际情况，提出档案保管期限的初步意见，报综合管理部门审核确定。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失或变质等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对电子档案应进行定期备份，存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。备份数据应与原始数据进行核对，确保数据的一致性。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用活动合法合规。2.服务公司原则：档案利用工作应以服务公司经营管理、决策支持等工作为出发点和落脚点，为公司各项工作提供有力的信息支持。3.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露，同时保障档案实体的安全。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司员工因个人需要查阅与其本人相关的档案。3.外部单位因合作、审计、调查等工作需要，经公司批准查阅相关档案。（三）利用程序1.内部查阅：公司内部各部门如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字同意后，提交至综合管理部门。综合管理部门档案管理人员根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.内部借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还日期等信息，经部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失，归还时档案管理人员应进行核对和检查。3.外部查阅：外部单位如需查阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、内容和范围等信息。公司综合管理部门对申请进行审核，报公司领导批准后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，外部人员不得擅自摘抄、复制或拍照档案内容，确因工作需要的，应经公司同意并办理相关手续。（四）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）目的、档案名称、编号、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案工作负责人和档案管理人员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限和价值，对档案进行全面审查和评估。2.对于已失去保存价值的档案，如过期的文件、重复的资料、无利用价值的草稿等，应予以鉴定销毁。3.对于保管期限已满但仍具有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限或进行数字化备份后再行销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对公司档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理和审核，提供档案的基本情况和相关背景信息。3.鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行逐一审查和讨论，提出存毁意见。4.对于拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息。5.《档案销毁清册》经公司领导审批后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，确保数据不可恢复，并做好销毁记录。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监督，确保销毁过程安全、彻底。销毁后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的公司档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理。2.通过档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务质量，实现档案信息的快速共享和有效利用。3.确保档案电子数据的安全可靠，防止数据丢失、篡改和泄露。（二）信息化建设内容1.档案管理信息系统建设：选用适合公司档案管理需求的信息化管理软件，建立涵盖档案全生命周期管理的信息系统，包括档案录入、分类编目、存储管理、检索查询、借阅利用、统计分析等功能模块。2.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描，将扫描图像进行处理、存储，建立电子档案数据库。数字化加工应确保图像清晰、完整，数据准确无误。3.数据安全保障：采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，保障档案电子数据的安全。定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案信息的录入、维护和管理。2.档案电子数据应与纸质档案同步更新，确保两者信息一致。3.严格遵守档案信息化管理的安全保密制度，不得擅自泄露档案电子数据信息。4.定期对档案管理信息系统进行数据备份，备份数据应存储于安全可靠的介质和地点，并进行异地存放。八、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合综合管理部门的监督检查工作，如实提供相关档案资料和工作情况。（二）考核评价1.公司将档案管理工