工程项目档案管理制度汇编

工程项目档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程项目的建设、运行、维护及后续管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、可行性研究、设计、招投标、施工、监理到竣工验收等全过程形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则工程项目档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映工程项目建设的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则涵盖工程项目建设全过程的各类文件、资料、图表等应全面收集，确保无遗漏。4.及时性原则工程项目文件材料应随工程进度同步整理、归档，保证档案的时效性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及工程项目机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程项目档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查工程项目各参建单位的档案管理工作。3.集中统一管理工程项目档案，对接收的档案进行分类、整理、编目、上架等工作。4.建立工程项目档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务。5.负责工程项目档案的鉴定、销毁工作。6.参与工程项目竣工验收，对档案的完整性、准确性进行审查。（二）工程项目建设单位职责1.建立健全本单位工程项目档案管理工作机制，明确分管领导和具体责任人。2.组织协调工程项目各参建单位的档案管理工作，与档案管理部门密切配合。3.负责收集、整理本单位形成的工程项目文件材料，并按要求向档案管理部门移交。4.对各参建单位的档案管理工作进行考核，确保档案管理工作符合要求。（三）工程项目设计单位职责1.负责收集、整理工程项目设计过程中形成的各类文件材料，包括设计任务书、初步设计、施工图设计、设计变更等。2.按照档案管理要求，对设计文件进行分类、编号、装订，确保设计档案的质量。3.在工程竣工验收前，将完整的设计档案移交建设单位。（四）工程项目施工单位职责1.建立工程项目档案管理工作体系，配备专（兼）职档案管理人员。2.负责收集、整理施工过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。3.对施工文件材料进行分类、组卷、编目，做到及时、准确、完整，并按规定向建设单位移交。4.配合建设单位和档案管理部门做好工程项目档案的审查、验收工作。（五）工程项目监理单位职责1.建立工程项目监理档案管理制度，负责监理过程中文件材料的收集、整理和归档。2.对施工单位报送的工程文件进行审核，确保文件的真实性、准确性和完整性。3.整理监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并在工程竣工验收后移交建设单位。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.工程设计文件初步设计图纸、说明书、计算书，施工图设计图纸、变更设计文件等。3.工程招投标文件招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。4.工程施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程变更通知、材料设备质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。5.工程监理文件监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。6.工程竣工验收文件竣工验收报告、工程质量保修书、竣工决算报告等。7.其他与工程项目有关的文件如会议纪要、来往函件、声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并与纸质文件内容一致。4.对重要的文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类按照工程项目档案的形成阶段、来源、内容等进行分类，一般可分为前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。2.组卷根据文件材料的性质、数量等进行组卷，同一卷内的文件应具有内在联系，不同卷之间应保持相对独立。卷内文件应按照顺序排列，编写页号。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷编号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限等内容。四、档案归档与移交（一）归档时间1.工程项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计任务完成后归档。3.工程招投标文件应在招投标活动结束后归档。4.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月定期整理移交。5.工程监理文件应按监理工作阶段及时归档。6.工程竣工验收文件应在工程竣工验收后三个月内归档。（二）归档要求1.各参建单位应按照档案管理部门规定的格式和要求，对整理好的档案进行装订、编目，并编制档案移交清单。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。3.移交的档案应内容完整、整理规范、手续齐全，确保档案质量符合要求。（三）移交程序1.工程项目施工单位、监理单位等在档案整理完成后，向建设单位提出档案移交申请。2.建设单位组织对档案进行审查，对不符合要求的档案，退回原单位进行整改。3.经审查合格的档案，由建设单位统一向档案管理部门移交。4.档案管理部门对接收的档案进行核对、登记，办理交接手续。五、档案保管与利用（一）保管期限工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案涉及工程项目建设全过程的重要文件，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等。2.长期保存的档案工程设计文件、施工技术文件、监理文件等，保管期限一般为1030年。3.短期保存的档案工程招投标文件、一般性来往函件等，保管期限一般为5年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行定期备份，并存储在安全可靠的介质上，同时做好电子档案的安全防护工作。（三）档案利用1.建立档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅流程和审批手续。2.本单位内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后方可查阅。查阅重要档案还需经工程项目建设单位相关领导批准。4.借阅档案需填写借阅申请表，注明借阅期限和归还日期，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。5.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。查阅结束后，应及时归还档案，并办理注销手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、工程项目建设单位及相关业务部门的人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、价值等进行全面分析，确定档案的保管期限是否合理。2.查阅档案的利用情况，对利用率极低、已失去保存价值的档案进行重点审查。3.参考国家有关档案保管期限的规定和同类工程项目档案的鉴定经验，综合判定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并编制档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、工程项目建设单位分管领导审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排监销人员在场监督，监销人员在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，档案销毁清单应永久保存。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对工程项目各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、归档移交情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。（二）