供货商-外包商管理作业办法

供货商-外包商管理作业办法一、总则1.目的本作业办法旨在规范公司对供货商和外包商的管理，确保所采购的商品及外包服务符合公司要求，保障公司运营的稳定性和质量，降低成本，提高整体运营效率。2.适用范围本办法适用于公司与所有供货商及外包商的合作管理，包括但不限于原材料采购、零部件供应、产品加工、物流服务、信息技术支持等各类合作关系。3.职责分工采购部门：负责供货商的开发、评估、选择、采购合同的签订与执行，以及采购过程中的沟通协调等工作。使用部门：参与供货商及外包商的评估，提出对所采购商品或外包服务的质量、性能、交付等方面的需求和意见，负责验收工作。质量管理部门：制定质量检验标准和规范，对采购商品和外包服务进行质量检验和监督，处理质量问题。财务部门：负责采购合同付款条款的审核，执行付款操作，监控采购成本和外包费用。法务部门：审核采购合同及相关协议，提供法律意见，处理法律纠纷。二、供货商管理（一）供货商开发1.信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供货商信息，包括网络搜索、行业展会、同行推荐、供应商主动联系等。建立供货商信息数据库，记录供货商的基本情况，如公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品价格、质量水平等。2.初步筛选根据公司采购需求和基本要求，对收集到的供货商信息进行初步筛选。筛选标准可包括生产规模、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。对初步筛选合格的供货商，采购部门安排人员进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、人员配备等情况。（二）供货商评估1.评估指标质量：考察供货商提供产品的质量稳定性、合格率、是否符合行业标准和公司要求等。价格：比较不同供货商的产品价格，评估其价格合理性和竞争力。交货期：评估供货商按时交货的能力和信誉，包括交货的及时性、准确性等。服务：考察供货商的售前、售中、售后服务水平，如技术支持、培训、响应速度等。管理能力：评估供货商的生产管理、质量管理、财务管理等方面的能力和水平。环保与社会责任：考察供货商在环保方面的措施和履行社会责任的情况。2.评估方法问卷调查：向供货商发放问卷，要求其填写公司基本情况、生产经营状况、质量控制措施、价格政策、交货期保障等方面的信息。现场评审：对供货商进行实地考察，查看其生产现场、质量管理体系、设备运行情况等，并与相关人员进行交流。样品测试：要求供货商提供样品进行测试，检验其产品质量是否符合要求。数据分析：收集供货商以往的交货记录、质量检验报告、客户反馈等数据，进行统计分析和评估。第三方评估：对于重要的供货商，可以委托专业的第三方评估机构进行评估。3.评估周期新供货商在合作初期进行全面评估，评估合格后方可建立合作关系。对于现有供货商，每年至少进行一次定期评估，对于出现质量问题、交货延迟、服务投诉等情况的供货商，应及时进行专项评估。（三）供货商选择1.选择决策根据供货商评估结果，采购部门组织相关部门召开供货商选择会议，综合考虑各方面因素，确定最终的合作供货商。选择供货商时应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择质量可靠、价格合理、交货期有保障、服务良好的供货商。2.合同签订确定合作供货商后，采购部门与供货商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。（四）供货商日常管理1.沟通协调采购部门与供货商保持定期沟通，及时了解其生产经营状况、产品质量情况、交货期安排等信息，协调解决合作过程中出现的问题。建立有效的沟通机制，如定期召开供应商会议、设立专门的沟通邮箱或电话热线等，确保信息传递的及时、准确和畅通。2.订单管理采购部门根据公司生产计划和库存情况，向供货商下达采购订单。采购订单应明确产品规格、数量、交货期等要求，确保供货商准确理解并按时履行订单。跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供货商的生产进度、发货情况等，对于出现的异常情况及时与供货商沟通协调，采取相应的措施确保订单按时、按质、按量完成。3.质量监控质量管理部门按照质量检验标准和规范，对采购的商品进行检验和验收。对于重要的原材料和零部件，应进行严格的检验，确保其质量符合要求。建立质量反馈机制，对于检验不合格的产品，及时通知供货商进行整改或退换货处理。跟踪供货商的整改情况，确保问题得到彻底解决。定期对供货商的质量管理体系进行评估和审核，督促其不断改进质量管理水平。4.价格管理采购部门定期收集市场价格信息，了解行业价格动态，与供货商进行价格谈判，争取更有利的采购价格。对于价格波动较大的原材料或零部件，采购部门应与供货商协商制定价格调整机制，如根据市场价格变化定期调整价格或设置价格预警线等。5.交货期管理采购部门与供货商明确交货期要求，并跟踪其执行情况。对于交货延迟的供货商，应及时了解原因，并采取相应的措施督促其尽快交货。建立交货期考核机制，对于多次出现交货延迟的供货商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、减少订单量、暂停合作等。6.售后服务管理采购部门督促供货商履行售后服务承诺，及时处理客户反馈的质量问题和售后服务需求。建立售后服务档案，记录供货商的售后服务情况，作为对其评估和管理的依据。（五）供货商绩效评估1.评估指标与权重质量指标（40%）：包括产品合格率、退货率、质量问题投诉率等。交货期指标（30%）：包括按时交货率、交货延迟天数等。价格指标（10%）：包括采购价格合理性、价格调整执行情况等。服务指标（20%）：包括售后服务响应速度、解决问题的能力、客户满意度等。2.评估周期每季度对供货商进行一次绩效评估，评估结果作为下一季度合作决策的重要依据。3.评估结果应用优秀供货商：给予表彰和奖励，如增加订单量、优先付款、提供合作优惠政策等。合格供货商：维持现有合作关系，继续进行监督和管理。基本合格供货商：发出警告通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，采取相应的惩罚措施。不合格供货商：暂停合作或终止合作关系，并在公司内部进行通报。三、外包商管理（一）外包商开发1.需求分析使用部门根据公司业务需求，提出外包服务需求，明确外包服务的内容、要求、标准、时间节点等。对提出的外包服务需求进行可行性分析，评估外包服务对公司业务的影响、成本效益等情况。2.外包商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在外包商，如网络搜索、行业推荐、招标平台等。收集潜在外包商的基本信息，包括公司资质、业务范围、服务能力、业绩案例、价格水平等。3.初步筛选根据外包服务需求和基本要求，对收集到的外包商信息进行初步筛选。筛选标准可包括服务质量、价格水平、技术能力、信誉口碑等方面。对初步筛选合格的外包商，采购部门安排人员进行初步沟通，了解其对项目的理解和初步解决方案。（二）外包商评估1.评估指标服务质量：考察外包商提供服务的质量水平，是否符合公司要求和行业标准。技术能力：评估外包商的技术团队实力、技术设备、技术创新能力等。价格：比较不同外包商的服务价格，评估其价格合理性和竞争力。项目管理能力：考察外包商的项目管理经验、项目计划制定与执行能力、风险管理能力等。信誉与口碑：了解外包商在行业内的信誉情况，是否有过违约、纠纷等不良记录，以及客户的评价和反馈。2.评估方法问卷调查：向外包商发放问卷，要求其填写公司基本情况、服务能力、项目经验、价格政策、质量控制措施等方面的信息。现场考察：对重要的外包项目，安排人员到外包商现场进行考察，了解其办公环境、技术设备、人员配备、项目管理流程等情况。案例分析：要求外包商提供以往类似项目的案例，对其项目实施情况、质量效果、客户评价等进行分析。第三方评估：对于复杂或重要的外包项目，可以委托专业的第三方评估机构进行评估。客户反馈：收集外包商现有客户的反馈意见，了解其服务质量和信誉情况。3.评估周期新外包商在合作前进行全面评估，评估合格后方可签订外包合同。对于现有外包商，每半年至少进行一次定期评估，对于出现服务质量问题、项目进度延迟、客户投诉等情况的外包商，应及时进行专项评估。（三）外包商选择1.选择决策根据外包商评估结果，采购部门组织相关部门召开外包商选择会议，综合考虑各方面因素，确定最终的合作外包商。选择外包商时应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择服务质量高、技术能力强、价格合理、信誉良好的外包商。2.合同签订确定合作外包商后，采购部门与外包商签订外包合同。外包合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、价格、付款方式、项目进度、质量验收、保密条款、违约责任等条款。合同签订前，采购部门应将合同草案提交法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。（四）外包项目实施管理1.项目启动采购部门组织召开外包项目启动会议，明确项目目标、任务分工、时间节点、沟通机制等内容。要求外包商制定详细的项目计划，并提交采购部门审核。采购部门对项目计划进行审核，确保其合理可行，并与公司整体业务计划相协调。2.项目监控建立外包项目监控机制，定期对外包项目的进度、质量、成本等进行监控和检查。采购部门与外包商保持密切沟通，及时了解项目进展情况，协调解决项目实施过程中出现的问题。要求外包商定期提交项目进展报告，汇报项目完成情况、遇到的问题及解决方案等。3.质量控制质量管理部门按照质量验收标准，对外包项目的成果进行质量检验和验收。对于重要的外包项目，应进行严格的质量把关，确保其符合公司要求。建立质量反馈机制，对于验收不合格的外包项目，及时通知外包商进行整改或返工处理。跟踪外包商的整改情况，确保问题得到彻底解决。4.成本管理财务部门对外包项目的成本进行监控和管理，确保外包费用控制在预算范围内。采购部门与外包商定期核对费用结算情况，严格按照合同约定进行付款操作。5.风险管理识别外包项目可能面临的风险，如技术风险、质量风险、进度风险、人员风险、法律风险等。制定相应的风险应对措施，如建立应急预案、加强沟通协调、引入保险机制等，降低风险发生的可能性和影响程度。（五）外包商绩效评估1.评估指标与权重服务质量指标（40%）：包括项目验收合格率、客户满意度、质量问题投诉率等。项目进度指标（30%）：包括按时完成率、项目延迟天数等。成本控制指标（10%）：包括实际费用与预算费用的偏差率等。风险管理指标（20%）：包括风险识别与应对措施的有效性等。2.评估周期每半年对外包商进行一次绩效评估，评估结果作为下一次合作决策