某公司招采管理中心制度汇编

某公司招采管理中心制度汇编一、总则（一）目的为规范公司招采管理中心的各项工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司招采管理中心负责的所有采购项目，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保竞争机会均等。3.公开透明原则：采购流程和信息应公开透明，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、组织架构与职责（一）组织架构招采管理中心设主任一名，副主任若干名，下设采购一部、采购二部、采购三部等不同部门，每个部门根据业务需求设置相应岗位。（二）职责分工1.主任职责全面负责招采管理中心的工作，制定年度工作计划和目标。审核重大采购项目的方案和合同。协调与公司其他部门及外部相关单位的关系。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管部门的日常管理。审核分管部门的采购文件和合同。组织处理采购过程中的突发问题。3.部门职责采购一部：负责[具体物资类别1]的采购工作，包括供应商开发、采购计划制定、采购执行等。采购二部：负责[具体物资类别2]的采购工作，流程与采购一部类似。采购三部：负责[具体物资类别3]的采购工作，承担相应职责。4.岗位职责采购专员：负责具体采购项目的操作，包括市场调研、供应商联系、采购谈判、合同签订等。质量检验员：参与采购物资的检验工作，确保物资质量符合要求。合同管理员：负责采购合同的起草、审核、签订、履行跟踪及归档等工作。三、采购流程（一）需求申报1.公司各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计到货时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至招采管理中心。（二）采购计划制定1.招采管理中心收到采购需求申请后，进行汇总分析。2.根据需求的紧急程度、采购金额等因素，制定采购计划，明确采购方式、采购时间节点等。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。实地考察合格的供应商，形成考察报告。2.供应商准入符合条件的供应商填写《供应商准入申请表》，提交相关资质证明文件。招采管理中心组织相关部门对供应商进行评审，评审通过后纳入公司供应商库。3.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，填写《供应商评价表》。根据评价结果，对供应商进行等级划分，对于表现不佳的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购金额、物资特性等因素，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。达到公开招标限额标准的项目，必须进行公开招标。2.采购文件编制采购部门根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息对于公开招标、邀请招标等采购方式，通过指定媒体发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、询价采购等，向供应商库中的合格供应商发出邀请。4.开标、评标或谈判按照规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标过程中，当众宣读供应商的投标报价等信息。评标委员会或谈判小组按照评标标准或谈判要求，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审和比较。5.确定中标或成交供应商根据评审结果，确定中标或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。采购部门与中标或成交供应商进行合同谈判，签订采购合同。（五）合同签订与执行1.合同签订合同管理员根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同经双方签字盖章后生效。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。质量检验员按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验。财务部门根据合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。（六）验收与付款1.验收采购物资到货后，采购部门通知使用部门、质量检验员等相关人员进行验收。验收人员按照合同要求和相关标准，对物资的数量、质量、规格等进行检验，填写《验收报告》。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，按照合同约定处理，如退货、换货等。2.付款供应商提交付款申请及相关发票等资料后，采购部门进行审核。审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。（七）采购档案管理1.采购过程中形成的各类文件、资料，包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，由合同管理员负责收集、整理和归档。2.采购档案应按照项目进行分类，妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.适用范围：采购金额达到公开招标限额标准且符合相关规定的项目。2.招标程序编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。接收投标文件。开标。评标。定标。发出中标通知书。签订合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序确定邀请供应商名单。向邀请供应商发出投标邀请书。后续程序与公开招标类似。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判。确定成交供应商。签订合同。（四）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序成立询价小组。确定被询价的供应商名单。向供应商发出询价单。供应商报价。确定成交供应商。签订合同。（五）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序提出申请。进行论证。确定供应商。签订合同。五、供应商管理（一）供应商开发与准入1.供应商开发渠道网络搜索：利用互联网搜索相关供应商信息。行业推荐：向行业协会、同行企业等咨询推荐供应商。供应商自荐：接收供应商主动提交的自荐材料。2.供应商准入条件具有合法经营资格，营业执照、税务登记证等证件齐全。具有良好的信誉和商业道德，无不良记录。具备相应的生产能力或服务能力，能够满足公司采购需求。产品质量符合国家标准或行业标准，具有质量保证体系。具有完善的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求。3.准入流程供应商提交《供应商准入申请表》及相关资质证明文件。招采管理中心组织相关部门进行评审。评审通过后，将供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评价与考核1.评价指标质量指标：包括产品合格率、退货率等。交货期指标：按时交货率等。价格指标：采购价格合理性等。服务指标：售后服务响应速度、服务质量等。2.评价周期定期评价：每季度或每半年对供应商进行一次全面评价。不定期评价：根据采购项目的实际情况，对供应商进行不定期评价。3.考核方式评分制：根据评价指标对供应商进行打分，按照得分情况进行等级划分。一票否决制：对于出现严重质量问题、交货期延误等重大问题的供应商，实行一票否决，取消其合作资格。4.结果应用对于评价优秀的供应商，给予优先合作机会、增加采购份额等奖励。对于评价不合格的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商动态管理1.信息更新要求供应商定期更新公司信息，包括联系方式、经营范围、生产能力等。招采管理中心及时掌握供应商的动态变化情况。2.重新评估当供应商发生重大变化，如股权变更、生产地址变更、经营范围调整等，重新对其进行评估，确定是否继续合作。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：如市场价格波动、物资短缺等。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，影响公司生产经营。3.交货期风险：供应商未能按时交货，导致项目延误。4.合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等。5.供应商风险：供应商破产、违约等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据评估结果，将风险分为高、中、低三个等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商签订价格调整条款，约定价格波动时的调整方式。适当储备物资，应对物资短缺情况。2.质量风险应对加强采购物资的检验和验收工作，严格按照质量标准进行检验。要求供应商提供质量保证承诺，明确质量责任。定期对供应商进行质量审核，确保其质量体系稳定运行。3.交货期风险应对在采购合同中明确交货期及违约责任。加强与供应商的沟通协调，及时掌握生产进度和运输情况。对于关键物资，制定备用采购方案，防止因供应商原因导致交货延误。4.合同风险应对加强合同管理，合同条款应明确、详细、合法，避免模糊不清和歧义。合同签订前进行严格审核，确保合同合法有效。建立合同履行跟踪机制，及时处理合同纠纷。5.供应商风险应对对供应商进行严格的资质审查和信誉评估，选择信誉良好的供应商合作。要求供应商提供担保或保证金，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，当供应商出现问题时，能够及时采取替代措施。七、监督与审计（一）内部监督1.招采管理中心内部设立监督岗位，负责对采购过程进行日常监督。2.定期对采购项目进行内部审计，检查采购流程的执行情况、采购文件的规范性、合同签订与履行情况等。3