某房地产企业档案管理办法

某房地产企业档案管理办法一、总则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各项目公司、部门的档案管理工作。3.定义本办法所称档案，是指公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。4.管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。二、档案管理机构与职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹公司档案管理工作，制定档案管理制度和流程，指导和监督各部门档案管理工作，集中保管公司重要档案。2.部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。3.职责分工档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度。制定和完善公司档案管理工作规划、制度和流程。负责公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。指导和监督各部门档案管理工作，开展档案业务培训。定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案安全。部门兼职档案员职责负责本部门档案的日常收集、整理和分类工作，确保档案的齐全、完整。按照公司档案管理制度和归档要求，及时将本部门档案移交公司档案管理部门。协助档案管理部门开展档案清查、盘点等工作。负责本部门档案的查阅、借阅登记和归还工作。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在经营活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、纪要、决议等。公司员工在工作中产生的重要业务文件、工作报告、科研成果、荣誉证书等。公司与外部单位往来的文件、信函、合同、协议等。公司各类项目的立项、规划、设计、施工、验收等过程中形成的文件资料。公司声像资料，包括照片、录音、录像等。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。对于重要文件和资料，应实行原件归档；如有特殊情况需留存复印件的，应在复印件上注明"与原件核对无误"，并由经手人签字确认。档案收集过程中，应注意保持文件的原始面貌，不得随意涂改、损毁或丢失。3.整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.整理方法分类：档案按年度机构（部门）保管期限分类。年度分为自然年度，机构（部门）按公司实际组织架构划分，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号规则为：年份+部门代码+顺序号。例如，2023年财务部的第5份档案编号为2023CWB005。装订：对纸质档案进行整理时，应去除金属物，破损文件应进行修复，按顺序装订整齐，并编好页码。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用。四、档案的归档与移交1.归档期限各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档完毕，并移交公司档案管理部门。对于项目类档案，应在项目结束后三个月内完成归档和移交工作。2.归档要求归档的档案应符合整理要求，文件材料齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。电子文件应按照公司规定的格式和存储方式进行归档，并确保其可读性和可利用性。声像资料应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。3.移交手续各部门兼职档案员向公司档案管理部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并双方签字确认。档案管理部门对移交的档案进行核对和验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。五、档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全存放。2.保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源。3.档案鉴定定期对保管期限已满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行审查和评估。根据档案的价值和历史意义，确定档案的存毁。对确无保存价值的档案，填写《档案销毁清单》，经公司领导批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和安全性。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、规范、高效的原则，确保档案信息的安全和合理使用。2.利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位因业务往来需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并办理查阅手续。3.查阅与借阅手续内部查阅：公司员工查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应在查阅现场监督，查阅完毕后及时归还档案。内部借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁或丢失。外部查阅：外部单位查阅公司档案时，应出具单位介绍信，注明查阅内容、目的等信息，经公司相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。4.利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）时间、查阅（借阅）人、查阅（借阅）内容、归还时间等信息，以便跟踪档案利用情况，确保档案安全。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，存储格式应符合公司规定和长期保存要求。3.信息录入将档案目录及相关信息录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和查询。4.系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、归还、统计、备份等功能，同时应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。5.数据安全加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据加密、访问控制、定期备份等措施，防止数据泄露、丢失或损坏。八、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。具体奖励形式包括荣誉证书、奖金等。2.处罚对违反本办法规定，造