员工离职管理制度

员工离职管理制度一、总则1.目的为规范公司员工离职管理流程，确保员工离职工作的顺利进行，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括试用期员工、正式员工、兼职员工等。3.原则员工离职管理遵循合法合规、公平公正、及时妥善的原则，在保障公司正常运营的前提下，尽量减少员工离职对工作的影响，并维护员工的合理权益。二、离职类型及定义1.辞职员工因个人原因，主动向公司提出解除劳动合同，并经公司批准后离职的行为。2.辞退公司因员工违反公司规章制度、工作表现不佳、不能胜任工作等原因，单方面解除劳动合同，终止劳动关系的行为。3.劳动合同期满不续签劳动合同到期后，公司与员工双方均未提出续签意向，劳动合同自然终止的情况。4.协商解除公司与员工经友好协商，就解除劳动合同达成一致意见，双方签订解除劳动合同协议后离职的方式。5.退休员工达到国家法定退休年龄，办理退休手续后与公司终止劳动关系。6.其他因不可抗力、员工失踪、死亡等特殊原因导致劳动关系终止的情况。三、离职流程辞职流程1.提出申请员工应提前[X]天以书面形式向所在部门负责人提交辞职申请，说明辞职原因、预计离职时间等。辞职申请应包括员工姓名、部门、职位、入职时间、辞职原因及预计离职日期等内容。2.部门审批部门负责人收到员工辞职申请后，应在[X]个工作日内与员工进行沟通，了解辞职原因，并对辞职申请进行审批。审批内容包括员工离职对部门工作的影响、工作交接安排等。如部门负责人同意员工辞职，应在辞职申请上签署意见并提交人力资源部。3.人力资源部审核人力资源部收到部门负责人审批后的辞职申请后，在[X]个工作日内对申请进行审核。审核内容包括员工劳动合同签订情况、社保缴纳情况、薪酬结算情况、离职手续办理流程等。如审核通过，人力资源部向员工发送《辞职审批表》，告知员工后续离职手续办理流程及时间节点。4.离职面谈人力资源部在收到员工辞职申请并审核通过后，安排与员工进行离职面谈。离职面谈由人力资源部相关人员主持，了解员工辞职原因、对公司的意见和建议等，并向员工说明离职手续办理流程、注意事项以及公司对离职员工的相关政策等。离职面谈应做好记录，并由员工签字确认。5.工作交接离职员工应在离职面谈结束后，按照公司规定的时间和要求，与所在部门指定的人员进行工作交接。工作交接内容包括但不限于工作任务、文件资料、办公用品、电子设备等。离职员工应填写《工作交接清单》，详细记录交接的内容、时间、交接双方签字等信息。工作交接完成后，交接双方应在《工作交接清单》上签字确认，并提交给部门负责人审核。6.离职手续办理离职员工完成工作交接并经部门负责人审核通过后，持《工作交接清单》到人力资源部办理离职手续。人力资源部审核员工离职手续办理情况，包括工作交接、考勤结算、薪酬结算、社保停缴等。审核无误后，为员工办理离职手续，开具《解除劳动合同证明》。员工持《解除劳动合同证明》到财务部门办理薪酬结算手续，领取应得工资、奖金等薪酬。员工如有未归还的公司财物、借款等，应在离职前结清。员工到行政部门办理办公用品、门禁卡、钥匙等物品的归还手续。人力资源部将员工离职信息录入公司人力资源管理系统，更新员工状态。7.离职备案人力资源部在员工离职手续办理完成后，将员工离职相关资料进行整理归档，包括辞职申请、离职面谈记录、工作交接清单、解除劳动合同证明等。同时，按照规定向当地劳动就业部门等相关机构进行离职备案。辞退流程1.调查取证公司因员工违反公司规章制度、工作表现不佳、不能胜任工作等原因决定辞退员工时，应由相关部门或人力资源部对员工的违规行为、工作表现等情况进行调查取证。调查应客观、公正、全面，收集相关证据，如员工违纪行为的书面记录、工作绩效评估结果、客户投诉记录等。2.通知员工调查结束后，如公司决定辞退员工，人力资源部应提前[X]天以书面形式通知员工本人，说明辞退原因、辞退依据以及辞退生效日期等。通知应送达员工本人，并要求员工签字确认收到通知。如员工拒绝签字，可通过邮寄、公证送达等方式进行送达，并保留相关送达凭证。3.辞退面谈人力资源部在通知员工辞退决定后，安排与员工进行辞退面谈。辞退面谈由人力资源部相关人员主持，向员工说明辞退原因、公司的决定以及辞退后的相关事宜，如离职手续办理流程、经济补偿标准等。辞退面谈应做好记录，并由员工签字确认。在面谈过程中，应听取员工的陈述和意见，对员工提出的疑问进行解答。4.工会沟通（如有）如公司有工会组织，人力资源部应在做出辞退决定前，将辞退事宜告知工会，并听取工会的意见。根据工会反馈的意见，对辞退决定进行进一步的审核和完善。5.办理离职手续辞退员工的离职手续办理流程与辞职员工类似，但在薪酬结算方面，应按照国家法律法规及公司相关规定，根据辞退原因确定是否给予经济补偿以及补偿的标准和金额。辞退员工在办理离职手续时，应提交《离职审批表》、《工作交接清单》等相关资料，经部门负责人、人力资源部审核通过后，办理离职手续，领取《解除劳动合同证明》等相关文件。6.离职备案人力资源部在员工离职手续办理完成后，将员工辞退相关资料进行整理归档，包括调查取证材料、辞退通知、辞退面谈记录、工作交接清单、解除劳动合同证明等。同时，按照规定向当地劳动就业部门等相关机构进行离职备案。劳动合同期满不续签流程1.合同到期提醒人力资源部应在员工劳动合同到期前[X]天，向员工发送《劳动合同到期提醒函》，告知员工劳动合同即将到期，并询问员工是否续签劳动合同的意向。2.续签意向沟通员工收到《劳动合同到期提醒函》后，应在[X]个工作日内以书面形式回复人力资源部，表明是否续签劳动合同的意向。如员工愿意续签，应在回复中注明续签的期限、薪酬待遇等期望条件。如员工不愿意续签，应说明原因。3.公司决策人力资源部根据员工的续签意向回复，结合公司的人力资源规划、岗位需求等情况，在[X]个工作日内做出是否续签劳动合同的决策。如决定续签，应与员工协商续签合同的具体条款，包括合同期限、工作内容、工作地点、薪酬待遇、福利待遇、劳动保护、劳动条件、职业危害防护等。如决定不续签，应按照辞退流程办理相关手续，提前[X]天书面通知员工，并说明不续签的原因。4.办理离职手续（不续签情况）如公司决定不续签劳动合同，员工应按照辞退员工的离职手续办理流程办理离职手续。人力资源部按照规定向员工支付经济补偿，并办理离职备案等相关手续。5.续签合同签订（续签情况）如公司与员工协商一致续签劳动合同，双方应在劳动合同到期前签订新的劳动合同。新劳动合同签订后，人力资源部应将合同文本存档，并告知员工相关权利和义务。同时，按照规定办理社保、公积金等相关手续的变更。协商解除流程1.协商提议公司或员工任何一方提出协商解除劳动合同的意向，应提前[X]天以书面形式通知对方，并说明协商解除的原因、大致时间等。2.协商沟通双方收到协商提议后，应在[X]个工作日内安排协商沟通会议。会议由双方指定的代表参加，就协商解除劳动合同的具体事宜进行沟通协商，包括经济补偿、工作交接、离职手续办理等。协商过程中，双方应充分表达各自的意见和诉求，寻求达成一致的解决方案。3.协议签订如双方就协商解除劳动合同的各项事宜达成一致意见，应签订《协商解除劳动合同协议》。协议应明确双方的权利和义务，包括解除劳动合同的日期、经济补偿金额及支付方式、工作交接安排、离职手续办理等内容。协议签订后，双方应各自留存一份，并按照协议约定履行相关义务。4.离职手续办理协商解除劳动合同的员工应按照协议约定的时间和要求，办理离职手续。离职手续办理流程与辞职员工类似，但应按照协商解除劳动合同协议的约定进行薪酬结算、经济补偿支付等。5.离职备案人力资源部在员工离职手续办理完成后，将协商解除劳动合同相关资料进行整理归档，包括协商提议文件、协商沟通记录、协商解除劳动合同协议、工作交接清单、解除劳动合同证明等。同时，按照规定向当地劳动就业部门等相关机构进行离职备案。退休流程1.退休申请员工达到国家法定退休年龄前[X]个月，应向人力资源部提交《退休申请表》，并提供身份证、户口本等相关证明材料，证明其达到退休年龄。2.审核批准人力资源部收到员工退休申请后，在[X]个工作日内对申请及相关材料进行审核。审核内容包括员工身份信息、工作年限、社保缴纳情况等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，人力资源部向员工出具《退休审批表》。3.退休手续办理员工持《退休审批表》到社保部门办理退休手续，领取养老金待遇核定表等相关文件。员工到人力资源部办理离职手续，人力资源部按照规定办理社保减员、公积金封存等手续，并开具《解除劳动合同证明》。员工到财务部门办理薪酬结算手续，领取退休当月工资及相关福利。员工到行政部门办理办公用品、门禁卡、钥匙等物品的归还手续。4.退休备案人力资源部在员工退休手续办理完成后，将员工退休相关资料进行整理归档，包括退休申请表、退休审批表、社保退休手续办理文件、解除劳动合同证明等。同时，按照规定向当地劳动就业部门等相关机构进行退休备案。其他离职流程因不可抗力、员工失踪、死亡等特殊原因导致劳动关系终止的，由相关部门或人力资源部按照国家法律法规及公司相关规定，办理相关手续。如涉及员工家属的，应及时与员工家属沟通，妥善处理相关事宜。四、离职交接管理1.交接原则全面完整原则：离职员工应将其负责的所有工作任务、文件资料、办公用品、电子设备等进行全面交接，确保工作的连续性和完整性。及时准确原则：离职交接应在规定的时间内完成，交接内容应准确无误，避免因交接不清导致工作延误或失误。责任明确原则：交接双方应明确各自的责任，对于交接过程中出现的问题，应及时协商解决，确保责任落实到人。2.交接内容工作任务交接：离职员工应向接手人详细介绍未完成的工作任务、工作进展情况、工作要求及注意事项等，并提供相关的工作文档、资料等。接手人应认真听取离职员工的介绍，如有疑问应及时沟通，确保能够顺利接手工作。文件资料交接：离职员工应将其保管的各类文件资料，包括但不限于合同协议、规章制度、业务报表、客户资料、技术文档等，按照类别进行整理，并填写《文件资料交接清单》，与接手人进行交接。交接清单应注明文件资料的名称、数量、存放位置等信息。办公用品交接：离职员工应将其使用的办公用品，如电脑、打印机、办公桌椅、文具等，完好无损地归还给公司。如有损坏或丢失，应按照公司规定进行赔偿。交接时，应填写《办公用品交接清单》，由交接双方签字确认。电子设备交接：离职员工应将其使用的电子设备，如电脑、手机、U盘等，交还给公司。交接时，应确保设备中的数据已备份或删除，设备密码已清除，并填写《电子设备交接清单》，注明设备型号、配置、使用情况等信息，由交接双方签字确认。3.交接监督与审核部门负责人监督：部门负责人应对离职员工的工作交接过程进行监督，确保交接工作按照规定的要求和流程进行。在交接完成后，部门负责人应审核《工作交接清单》等交接文件，确认交接内容完整、准确无误后，签字确认。人力资源部审核：人力资源部在办理员工离职手续时，应对工作交接情况进行审核。如发现交接不清或存在问题，应及时与部门负责人及交接双方沟通，要求重新进行交接或补充相关资料，直至审核通过。五、薪酬福利结算1.薪酬结算工资结算：离职员工的工资结算至离职前的最后一个工作日。工资结算按照公司现行的薪酬制度执行，包括基本工资、绩效工资、奖金等。如员工在离职当月有加班情况，应按照公司加班管理制度进行加班工资核算，并在工资结算时一并支付。经济补偿支付：根据离职原因及国家法律法规规定，如公司需要向离职员工支付经济补偿的，应在办理离职手续时一次性支付。经济补偿的标准和计算方法按照国家相关规定执行，如《劳动合同法》等。2.福利结算年假结算：离职员工未休的年假天数，按照公司年假管理制度进行折算，并按照日工资标准支付相应的年假工资。其他福利结算：离职员工如有未领取的节日福利、防暑降温费、取暖费等其他福利，应在离职手续办理时按照公司规定进行结算并发放。六、保密与竞业限制1.保密义务离职员工应继续履行与公司签订的保密协议，保守公司的商业秘密、技术秘密、客户信息等各类秘密信息。离职后，未经公司书面同意，离职员工不得向任何第三方披露公司的秘密信息，不得利用公司的秘密信息从事与公司有竞争关系的业务或活动。2.竞业限制如公司与离职员工签订了竞业限制协议，离职员工应按照协议约定履行竞业限制义务。竞业限制期限、范围、经济补偿等按照竞业限制协议的规定执行。公司应按照协议约定，在竞业限制期限内按时向离职员工支付竞