企业制度问题账款管理办法

企业制度问题账款管理办法一、总则1.目的为加强企业财务管理，规范问题账款的管理，保障企业资金安全，减少坏账损失，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于企业内所有涉及应收账款、预付账款等各类问题账款的管理。3.定义问题账款指本企业在销售商品、提供劳务等经营活动中形成的，超过约定付款期限尚未收回的款项，或因其他原因导致存在回收风险的账款。二、问题账款的分类与认定1.逾期账款（1）正常信用期内未收到款项，超过信用期[X]天仍未收回的账款。（2）对于合同约定了明确付款期限的，自付款期限届满之日起计算逾期天数。2.可疑账款（1）客户出现财务状况恶化、经营困难，如资产负债率过高、频繁拖欠其他供应商款项、涉及重大诉讼等情况，可能影响本企业账款回收的。（2）客户与本企业的交易出现异常，如交易频率突然降低、交易金额大幅减少、对产品质量或服务频繁提出不合理异议等。（3）账款回收过程中，出现客户故意拖延、拒绝沟通、提供虚假还款计划等行为。3.坏账（1）有确凿证据表明客户已破产、倒闭、注销，或因自然灾害等不可抗力因素导致无法收回的账款。（2）经过多种追款措施，超过[X]年仍无法收回的逾期账款，且预计未来也无收回可能的。三、问题账款管理职责分工1.销售部门（1）负责与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。（2）在账款逾期前[X]天，负责向客户发送催款通知，提醒客户按时付款。（3）协助财务部门进行问题账款的催收工作，提供与客户相关的业务信息和沟通协调支持。2.财务部门（1）负责建立应收账款台账，详细记录每笔账款的发生时间、金额、客户信息、到期时间、收款情况等。（2）定期对应收账款进行账龄分析，及时发现问题账款，并向销售部门和管理层通报。（3）制定问题账款的催收策略，组织实施催收工作，对催收过程进行跟踪和记录。（4）负责问题账款的坏账准备计提、核销等财务处理工作，并按照相关会计准则和法规要求进行账务处理。3.法务部门（1）为问题账款的催收提供法律支持，审核相关法律文件，确保催收行为合法合规。（2）协助制定催收方案，根据具体情况采取法律诉讼、财产保全等法律措施，维护企业合法权益。（3）对涉及重大法律风险的问题账款进行评估，并提出应对建议。四、问题账款的预警与监控1.预警指标设定（1）逾期账款占应收账款总额的比例超过[X]%。（2）单个客户逾期账款金额超过[X]元，且逾期天数超过[X]天。（3）可疑账款的数量较上月增加[X]%以上。2.监控频率（1）财务部门每周对逾期账款进行一次梳理，统计逾期账款的相关数据，并生成逾期账款清单。（2）每月末对当月的应收账款进行全面分析，包括账龄结构、客户分布、逾期情况等，形成应收账款分析报告，向销售部门和管理层汇报。（3）销售部门应随时关注客户的经营状况和交易动态，发现异常情况及时向财务部门通报。3.预警处理流程（1）当预警指标触发时，财务部门应立即向销售部门发出预警通知，并说明具体情况。（2）销售部门接到预警通知后，应在[X]个工作日内对相关客户进行调查核实，分析原因，并制定初步的应对措施，反馈给财务部门。（3）财务部门根据销售部门的反馈情况，结合实际情况进行综合评估，确定进一步的处理方案，并组织实施。五、问题账款的催收措施1.电话催收由销售部门或财务部门指定专人，在账款逾期初期，通过电话与客户沟通，了解逾期原因，提醒客户按时还款，并明确告知逾期后果。电话催收应做好记录，包括通话时间、通话内容、客户反馈等。2.邮件催收对于电话催收效果不佳的客户，发送正式的催款邮件。邮件内容应包括账款明细、逾期金额、逾期天数、催款要求等，并明确告知如仍不还款将采取进一步措施。同时，要求客户回复邮件确认收到。3.上门催收（1）对于逾期时间较长、金额较大的客户，经销售部门和财务部门共同评估后，可安排专人上门催收。（2）上门催收人员应提前与客户预约时间，携带相关催款文件和证明材料。上门时应保持礼貌、专业，与客户面对面沟通，了解客户的实际困难，协商还款计划。（3）上门催收结束后，催收人员应撰写上门催收报告，记录催收过程、客户态度、还款意愿及下一步建议等。4.法律催收（1）当问题账款通过多种常规催收方式仍无法收回，且客户有还款能力但拒不还款时，由法务部门评估后决定是否采取法律诉讼等法律手段。（2）法律催收应按照法律程序进行，准备充分的证据材料，包括合同、发货凭证、对账单、催款记录等。（3）在法律诉讼过程中，密切关注案件进展情况，及时与律师沟通，根据法院判决结果做好后续执行工作。六、问题账款的内部报告与沟通1.报告流程（1）销售部门或财务部门在发现问题账款后，应及时填写问题账款报告表，详细说明账款的基本情况、形成原因、已采取的催收措施及下一步计划等。（2）问题账款报告表经部门负责人审核签字后，提交给财务部门负责人。（3）财务部门负责人对报告进行审核分析后，提交给企业管理层。对于重大问题账款，应及时召开专题会议进行讨论研究。2.沟通机制（1）建立定期沟通会议制度，由财务部门牵头，销售部门、法务部门等相关人员参加，共同汇报问题账款的管理进展情况，协调解决催收过程中遇到的问题。（2）在问题账款催收过程中，各部门之间应保持密切沟通，及时共享信息。销售部门应及时向财务部门反馈客户的最新情况，财务部门应向销售部门提供账款回收的财务数据和分析建议，法务部门应提供法律支持和指导。七、问题账款的责任追究1.责任认定原则根据问题账款形成的原因、相关人员在业务操作过程中的职责履行情况，综合认定责任。2.责任划分（1）因销售合同条款不明确、未严格审核客户信用等原因导致问题账款的，销售部门相关责任人应承担主要责任。（2）在账款催收过程中，因催收措施不力、未及时反馈客户信息等原因导致问题账款未能及时收回的，销售部门或财务部门相关责任人应承担相应责任。（3）因财务核算错误、未及时进行风险预警等原因影响问题账款管理的，财务部门相关责任人应承担责任。（4）因法务部门未能提供有效法律支持或法律措施执行不到位导致问题账款损失扩大的，法务部门相关责任人应承担责任。3.责任追究方式（1）对于责任较轻的相关责任人，给予警告、批评教育等处理，并要求其制定整改措施，限期整改。（2）对于因工作失误导致问题账款损失较大的相关责任人，根据损失金额大小，扣减其绩效奖金、工资等，并视情节轻重给予降职、撤职等处分。（3）对于因故意违规行为导致问题账款发生的相关责任人，除给予经济处罚和行政处分外，依法追究其法律责任。八、坏账的核销管理1.核销条件（1）符合本办法中关于坏账的认定标准。（2）已采取所有可能的催收措施，且确实无法收回。（3）取得相关证明材料，如法院判决书、客户破产清算报告、工商注销证明等。2.核销流程（1）由财务部门提出坏账核销申请，填写坏账核销申请表，详细说明坏账的基本情况、形成原因、已采取的催收措施及相关证明材料等。（2）坏账核销申请表经财务部门负责人审核签字后，提交给企业管理层审批。（3）企业管理层审批通过后，财务部门按照相关财务制度进行坏账核销账务处理，并将核销情况报税务部门备案。3.核销后管理（1）已核销的坏账应建立备查账簿，继续保留对该客户的债权