ASSET邮件管理规定

ASSET邮件管理规定一、总则1.目的为规范ASSET公司内部邮件的使用与管理，确保信息传递的及时、准确、高效与安全，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于ASSET公司全体员工在工作中使用的邮件系统，包括但不限于公司内部网络邮件系统以及对外的商务邮件往来。3.基本原则合法性原则：邮件内容必须符合国家法律法规及公司相关政策规定，不得包含违法、违规、有害或侵权信息。真实性原则：发送邮件应确保信息真实可靠，不得故意隐瞒或歪曲事实。准确性原则：邮件主题应准确概括邮件主要内容，正文表达应清晰、准确、有条理，避免产生歧义。时效性原则：及时处理邮件，对重要邮件应在规定时间内予以回复，避免因延误造成工作损失。保密性原则：涉及公司机密信息、商业秘密、客户隐私等内容的邮件，应严格按照公司保密制度进行处理，确保信息不泄露。二、邮件系统使用规范1.邮箱申请与使用员工入职后，由公司人力资源部门统一为其申请公司内部邮箱账号，账号格式为：员工姓名全拼首字母+员工工号（例如：liusan_123456）。员工应妥善保管个人邮箱账号及密码，不得随意告知他人。如发现账号异常或密码可能泄露，应及时通知公司IT部门进行处理。离职员工：离职手续办理完毕后，其邮箱账号将由公司IT部门在[具体时间]内予以注销。员工离职前应确保已完成所有与工作相关邮件的妥善处理，并将重要资料备份或交接给相关人员。2.邮件发送规范主题：主题应简洁明了，准确概括邮件核心内容，避免使用无意义或模糊的主题词。对于重要邮件，建议在主题前添加特定标识，如"[重要]""[紧急]"等，以便收件人能快速识别邮件的重要性程度。正文：开头应明确称呼收件人，语言表达要礼貌、规范、正式。正文内容应条理清晰，分段阐述主要观点或事项。如有多个问题或事项，应逐一列出，避免混淆。邮件内容应完整，包含必要的背景信息、问题描述、解决方案或建议等。若有附件，应在正文中明确说明附件内容及用途。避免使用过于随意、口语化或不规范的语言，严禁在邮件中使用侮辱性、歧视性或攻击性语言。附件：确保附件内容与邮件主题相关，且附件格式清晰、可正常打开阅读。对于较大文件，应尽量进行压缩处理后再发送，以减少邮件传输时间和占用的空间。在正文中详细说明附件的名称、内容及大小，以便收件人在查看邮件时能快速了解附件情况。如附件较多，可使用列表形式逐一列出。对附件进行合理命名，命名规则应简洁明了，能准确反映附件内容，便于收件人查找和识别。例如："项目X进度报告_20230801"。抄送与密送：抄送（CC）：当邮件内容需要告知其他相关人员，但不需要其直接参与处理或回复时，可使用抄送功能。抄送人员应与邮件主题或正文所涉及的事项有一定关联，避免随意抄送无关人员，以免造成信息干扰。密送（BCC）：原则上应尽量避免使用密送功能。若因特殊原因需要使用密送，必须确保有充分合理的理由，如涉及隐私信息、商业机密等，且需提前向收件人说明密送情况及目的。同时，密送人员应严格控制在必要范围内，不得随意扩大密送范围。3.邮件接收与处理及时查收邮件：员工应定期登录邮箱查收邮件，建议每天至少查收[X]次，确保不遗漏重要邮件。对于工作时间内收到的邮件，原则上应在[具体时长]内进行查看和处理。认真阅读邮件内容：仔细阅读邮件主题、正文及附件，理解邮件意图，确保对邮件所传达的信息准确把握。如有疑问，应及时与发件人沟通确认。分类处理邮件：根据邮件的重要性、紧急程度及自身工作安排，对邮件进行分类。可分为立即处理、稍后处理、参考留存等类别，并分别采取相应的处理措施。及时回复邮件：对于需要回复的邮件，应在规定时间内给予答复。若因特殊情况无法及时回复，应向发件人说明原因及预计回复时间，并尽量在承诺的时间内完成回复。回复邮件时，应针对原邮件内容进行回应，确保邮件往来的连贯性和针对性。对于一般性询问邮件，应在[X]个工作日内回复；对于重要事项或紧急邮件，应在[X]小时内（或根据具体紧急程度要求）给予初步回复，并在[具体时长]内完成详细回复。三、重要邮件管理1.重要邮件的定义涉及公司重大决策、战略规划、重要业务合作、关键项目进展等对公司发展具有重大影响的邮件。包含公司机密信息、商业秘密、客户隐私等敏感内容的邮件。来自公司高层领导、重要客户、政府部门等重要人员的邮件。2.重要邮件的标识与分类标识：对识别出的重要邮件，发件人应在邮件主题前明确标注"[重要]"字样，并根据邮件性质在邮件正文中简要说明重要性原因。分类：重要邮件可进一步细分为以下几类：战略决策类：涉及公司战略方向、重大投资、业务转型等决策性文件。业务合作类：关于重要业务合作项目的洽谈、协议签订、合作进展等邮件。项目管理类：关键项目的立项、计划、进度汇报、问题解决等相关邮件。机密信息类：包含公司技术秘密、财务数据、市场策略等机密内容的邮件。客户关系类：与重要客户沟通合作需求、反馈问题、维护客户关系等重要邮件。3.重要邮件的处理流程接收：收件人收到重要邮件后，应立即进行阅读，并确认邮件的重要性及紧急程度。记录：对于重要邮件，收件人应做好详细记录，包括邮件主题、发件人、收件时间、主要内容摘要等信息，以便后续查阅和跟踪。可使用专门的重要邮件登记表进行记录，登记表应包括序号、邮件日期、主题、发件人、收件人、内容摘要、处理情况等字段。处理：根据邮件内容和要求，收件人应迅速采取相应的处理措施。对于需要回复的重要邮件，应组织相关人员进行讨论研究，确保回复内容准确、全面、恰当，并经过必要的审批流程。跟踪与反馈：对于涉及重要事项的邮件，应建立跟踪机制，及时了解事项进展情况，并向相关人员反馈处理结果。如邮件涉及多个环节或需要与多个部门协作，应明确各环节的责任人及时间节点，确保工作有序推进。存档：重要邮件处理完毕后，应按照公司档案管理规定进行存档。存档期限根据邮件性质和公司要求确定，一般重要邮件应至少保存[X]年。存档方式可采用电子存档和纸质存档相结合的方式，确保邮件资料的完整性和可查阅性。四、邮件安全管理1.信息安全意识教育定期开展邮件安全培训：公司人力资源部门和IT部门应定期组织员工进行邮件安全意识培训，培训内容包括邮件安全法律法规、公司邮件安全政策、常见邮件安全风险及防范措施等。培训频率为每[具体时长]至少一次，新员工入职后应及时进行邮件安全基础知识培训。加强宣传教育：通过内部宣传栏、公司内部通讯软件、邮件等多种渠道，宣传邮件安全知识，提高员工对邮件安全的重视程度，增强员工的安全防范意识。2.邮件安全风险防范防范网络钓鱼邮件：员工应警惕来历不明的邮件，尤其是包含链接、附件或要求输入敏感信息（如账号密码、银行卡号等）的邮件。对于可疑邮件，不要轻易点击链接或下载附件，应及时向公司IT部门报告。防止病毒感染：不随意打开来源不明的附件，如需打开附件，应先进行病毒扫描。定期更新电脑杀毒软件及操作系统补丁，确保电脑系统安全。保护公司机密信息：涉及公司机密信息的邮件，应严格按照公司保密制度进行加密处理或通过公司指定的安全渠道发送。严禁在邮件中透露公司机密信息给无关人员。防范邮件诈骗：了解常见的邮件诈骗手段，如冒充公司领导要求转账、中奖诈骗邮件等。遇到此类可疑邮件，应保持警惕，核实发件人身份及邮件真实性，避免上当受骗。3.邮件系统安全维护定期备份邮件数据：公司IT部门应定期对邮件系统数据进行备份，备份频率为每周至少一次，备份数据应存储在安全的位置，如外部存储设备或云端存储。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可恢复性。监控邮件系统运行状态：IT部门应建立邮件系统监控机制，实时监控邮件系统的运行情况，包括邮件收发情况、服务器性能、网络连接等。及时发现并处理系统故障或异常情况，确保邮件系统的稳定运行。设置安全访问权限：根据员工工作职责和岗位需求，合理设置邮件系统的访问权限。严格限制对邮件系统的访问范围，只有经过授权的人员才能访问相关邮件信息。对涉及公司机密信息的邮件文件夹，应设置更高的访问权限，确保信息安全。五、违规处理1.违规行为界定违反邮件发送规范：如邮件主题不明确、正文内容混乱、附件命名不规范、随意抄送或密送无关人员等。违反重要邮件管理规定：未按要求标识、处理、跟踪重要邮件，或泄露重要邮件内容等。违反邮件安全管理规定：因疏忽导致公司机密信息通过邮件泄露，或因点击可疑链接、下载不明附件等行为给公司造成安全风险或损失。利用邮件进行不当行为：如发送恶意邮件、骚扰邮件、传播虚假信息等影响公司正常工作秩序的行为。2.违规处理措施警告：对于初次违规且情节较轻的员工，给予口头或书面警告，提醒其遵守邮件管理规定。绩效扣分：根据违规行为的严重程度，对员工进行绩效扣分处理。绩效扣分将影响员工的绩效评估结果及相应的绩效奖金。培训再教育：要求违规员工参加邮件安全及管理相关的培训课程，重新学习邮件管理规定，加深对邮件使用规范和安全要求的理解。纪律处分：对于多次违规或违规行为情节严重的员工，给予相应的纪律处分，如通报批评、降职、辞退等，具体处分措施根据公司员工奖惩制度执行。法律责任追究：如因员工违规行为给公司造成重大损失或法律风险的，公司将依法追究其法律责任。六、附则1.本规定由公司行政部门负责解释和修订。随着公司业务发展和邮件管理需求的