某工贸公司外包业务管理办法

某工贸公司外包业务管理办法一、总则（一）目的为加强公司外包业务管理，规范外包业务流程，控制外包业务风险，提高外包业务质量和效率，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外包业务活动，包括但不限于生产加工外包、服务外包、工程外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应符合国家法律法规及相关政策要求。2.风险可控原则：对各环节风险进行识别、评估和控制，确保外包业务风险在可承受范围内。3.择优选择原则：通过综合评估，选择具备良好信誉、专业能力和经济实力的外包商。4.监督考核原则：对外包业务全过程进行监督，定期考核外包商服务质量，确保外包业务目标实现。二、外包业务分类及定义（一）生产加工外包将公司部分产品的生产加工环节委托给外部专业生产企业。（二）服务外包包括但不限于物流配送服务、人力资源服务、信息技术服务、财务服务、法务服务等委托给专业服务机构。（三）工程外包将公司的工程项目，如厂房建设、设备安装、维修工程等委托给专业工程公司。三、外包业务流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《外包业务需求申请表》，详细说明外包业务的内容、要求、时间进度、预算等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。（二）外包商选择1.公司设立外包商评估小组，成员包括采购、技术、质量、财务等相关部门人员。2.根据外包业务需求，通过多种渠道收集潜在外包商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商介绍等。3.对外包商进行初步筛选，确定符合基本条件的外包商名单。4.评估小组对外包商进行实地考察和综合评估，评估内容包括外包商的资质信誉、生产经营能力、技术水平、质量管理体系、价格水平、售后服务等。5.根据评估结果，选择若干家合格的外包商作为候选对象。6.与候选外包商进行商务谈判，明确双方权利义务、服务标准、价格条款、付款方式、违约责任等内容。7.签订《外包业务合作协议》，明确合作事项及要求。（三）合同签订1.《外包业务合作协议》经公司法律顾问审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与外包商签订。2.合同签订后，由专人负责合同的编号、归档和保管。（四）项目实施1.公司相关部门与外包商共同制定项目实施计划，明确各阶段工作任务、时间节点和责任人。2.公司安排专人作为项目联系人，负责与外包商沟通协调，跟踪项目进展情况，及时解决项目实施过程中出现的问题。3.外包商应按照合同要求和项目实施计划组织开展工作，确保工作质量和进度。4.公司定期对外包业务进行检查和监督，发现问题及时要求外包商整改。（五）验收结算1.外包业务完成后，由公司相关部门组成验收小组，按照合同约定的验收标准对外包业务进行验收。2.验收合格后，验收小组出具《外包业务验收报告》。3.财务部门根据验收报告和合同约定，办理付款结算手续。（六）资料归档外包业务结束后，相关部门应及时将项目资料进行整理归档，包括需求申请表、合作协议、项目实施计划、验收报告、付款凭证等，以备查阅。四、外包商管理（一）资质审查1.要求外包商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证明文件。2.根据外包业务类型，审查外包商的相关行业资质证书，如生产许可证、服务资质认证等。3.核实外包商的信誉状况，通过查询信用信息公示系统、第三方信用评级机构报告等方式，了解其是否存在违法违规行为、不良信用记录等。（二）定期评估1.每年对外包商进行至少一次全面评估，评估内容包括外包业务完成情况、服务质量、价格水平、合同履行情况、客户满意度等。2.根据评估结果，将外包商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估等级为优秀的外包商，在后续合作中可给予一定的优惠政策或优先合作机会；对于评估等级为不合格的外包商，及时发出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，终止合作关系。（三）培训指导1.根据外包业务需求和外包商实际情况，为外包商提供必要的培训和指导，帮助其提高业务能力和服务水平。2.培训内容可包括公司业务流程、质量标准、安全要求、技术规范等方面。（四）沟通协调1.建立与外包商定期沟通机制，通过召开会议、实地走访等方式，及时了解外包业务进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。2.鼓励外包商提出合理化建议和意见，共同探讨优化外包业务流程和提高合作效率的方法。五、风险管理（一）风险识别1.对各外包业务环节进行风险识别，包括但不限于外包商违约风险、质量风险、安全风险、知识产权风险、财务风险等。2.分析风险产生的原因和可能导致的后果。（二）风险评估1.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险等级分为高、中、低三个级别，对于高风险等级的风险，应采取重点防控措施。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于外包商违约风险，可在合同中明确违约责任条款，要求外包商提供履约保证金或担保；对于质量风险，加强质量监督和检验，要求外包商建立质量管理体系并定期审核；对于安全风险，要求外包商遵守安全规定，购买足额保险等。（四）风险监控1.建立风险监控机制，定期对风险状况进行监测和评估，及时发现新的风险因素或原有风险的变化情况。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保风险始终处于可控状态。六、监督与考核（一）监督管理1.公司内部审计部门定期对外包业务进行审计监督，检查外包业务流程的合规性、合同执行情况、资金使用情况等。2.相关业务部门负责对外包业务日常监督，及时发现和解决业务过程中出现的问题。3.设立举报渠道，鼓励公司员工对外包业务中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核评价1.制定外包商考核评价指标体系，包括服务质量、工作进度、成本控制、客户满意度等方面。2.定期对外包商进行考核评价，考核结果与外包商的费用结算、后续合作等挂钩。3.对于考核评价优秀的外包商，给予表彰和奖励；对于考核评价不合格的外包商，采取警告、扣减费用、暂停合作等措施。七、附则（一）解释权本办法由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与废止本办法根据国家法律法规、政策变化及公司实际情况适时进行修订和完善。如有与国家法律法规相抵触的条款，以国家法律法规为准。本办法自发布