某公司物资设备集中采购管理办法

某公司物资设备集中采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司物资设备采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率和物资设备质量，保障公司生产经营活动顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各单位物资设备的集中采购活动，包括生产所需的原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资。（三）基本原则1.集中采购原则：对通用物资设备实行集中采购，发挥规模采购优势，降低采购成本。2.公开公平公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，确保所有潜在供应商享有平等机会。3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。4.成本效益原则：通过合理的采购策略和管理方法，实现采购成本与效益的最佳平衡。二、组织机构及职责（一）集中采购管理委员会1.组成：由公司领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议集中采购管理的重大决策和制度。审定集中采购计划和预算。协调解决集中采购过程中的重大问题。监督集中采购活动的执行情况。（二）集中采购执行部门1.组成：通常为公司设立的采购部门或相关业务部门。2.职责负责制定集中采购实施细则和工作流程。组织实施集中采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织评标等。与供应商进行商务谈判和合同签订。协调处理采购过程中的具体事务，跟踪采购合同执行情况。建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。（三）需求部门1.职责根据生产经营需要，提出物资设备采购需求，明确规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和需求解释。协助采购部门进行供应商考察和验收工作。对采购物资设备的使用情况进行反馈和评价。（四）财务部门1.职责参与集中采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算管理。对采购成本进行分析和控制，提供财务方面的建议。（五）审计部门1.职责对集中采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性等。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应于每年末根据下一年度生产经营计划、设备维修计划等，编制物资设备采购需求计划，详细列出所需物资设备的名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购需求计划应经本部门负责人审核后报集中采购执行部门。3.集中采购执行部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合库存情况、市场供应情况等，编制年度集中采购计划，明确采购项目、采购方式、采购时间安排等内容。（二）采购计划审批1.年度集中采购计划报集中采购管理委员会审议批准。2.对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应填写紧急采购申请表，说明采购原因、物资设备名称、规格型号、数量等，经本部门负责人和分管领导审批后，报集中采购执行部门。集中采购执行部门根据情况及时安排采购。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，因生产经营计划变更、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购计划调整申请经审核批准后，集中采购执行部门应相应调整采购安排，并通知相关部门。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的物资设备采购项目，一般采用招标采购方式。2.招标程序集中采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人名单。组织投标人踏勘现场、召开投标答疑会。接收投标人的投标文件，进行开标、评标、定标。向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序成立谈判小组，由集中采购执行部门、需求部门、相关技术专家等组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术、商务要求等。邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。组织谈判，与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。确定成交供应商，谈判小组从谈判合格的供应商中按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序集中采购执行部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价。集中采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因、供应商名称等。集中采购执行部门对申请进行审核，报集中采购管理委员会批准。与单一供应商进行商务谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.集中采购执行部门建立供应商准入制度，明确供应商应具备的基本条件，如具有合法经营资格、良好的信誉、较强的生产供应能力、质量保证体系等。2.供应商应向集中采购执行部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，申请成为公司供应商。3.集中采购执行部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，评估供应商的综合实力。审核通过的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商分类管理1.根据供应商的规模、信誉、供应产品质量等情况，对供应商进行分类，如A类优质供应商、B类合格供应商、C类一般供应商。2.对不同类别的供应商采取不同的管理策略。例如，A类供应商给予更多的合作机会和优惠政策，加强与他们的战略合作；B类供应商保持正常的合作关系，定期进行评估；C类供应商进行重点关注和改进，如连续评估不合格，可考虑淘汰。（三）供应商考核与评价1.建立供应商考核评价体系，从产品质量、交货期、价格、售后服务等方面对供应商进行定期考核评价。2.需求部门负责对采购物资设备的使用情况进行反馈，提供质量、性能等方面的评价意见。3.集中采购执行部门根据考核评价结果，对供应商进行相应的奖惩。对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改，直至取消供应商资格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，集中采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资设备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。（二）合同执行1.采购合同生效后，供需双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。3.集中采购执行部门负责督促供应商按时交货、保证产品质量等，对供应商的合同执行情况进行监督检查。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需变更合同条款，供需双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定原因需要解除采购合同的，供需双方应按照法律规定和合同约定办理相关手续，并承担相应的责任。（四）合同结算1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，办理采购资金的支付结算。2.供应商应按照合同要求提供合法有效的发票，经审核无误后，财务部门方可支付货款。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资设备的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格等进行。2.对于国家有强制性标准或行业标准的物资设备，应符合相应标准要求。（二）验收程序1.采购物资设备到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、组织验收人员等。2.物资设备到货后，需求部门应及时组织验收，验收人员应包括技术人员、质量管理人员等。3.验收人员按照验收标准对物资设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能等进行检查，并填写验收报告。4.对于验收合格的物资设备，需求部门应办理入库手续；对于验收不合格的物资设备，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（三）验收记录与档案管理1.验收过程中应做好验收记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等。2.验收记录应妥善保存，作为采购档案的重要组成部分，以备查阅和审计。八、采购风险管理（一）风险识别1.集中采购执行部门和相关部门应识别采购过程中可能存在的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行分析评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险建立市场价格监测机制，及时掌握物资设备价格变化趋势。通过签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低价格波动风险。2.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任。对供应商进行定期评估和监督，及时发现潜在风险并采取措施防范。3.质量风险严格采购物资设备的质量标准，加强验收管理，确保采购物资设备质量合格。要求供应商提供质量保证承诺，对出现质量问题的供应商追究责任。4.法律风险采购活动应严格遵守法律法规和公司内部规定，确保采购程序合法合规。加强合同管理，审核合同条款，避免法律纠纷。九、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对集中采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购