会议室管理办法

会议室管理办法一、总则1.目的为了加强公司会议室的规范化管理，合理利用会议室资源，提高会议室使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有会议室的使用管理，包括但不限于大会议室、中会议室、小会议室等。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效利用、厉行节约"的原则，对会议室资源进行统筹管理。二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的日常管理工作，包括会议室的设施设备维护、清洁卫生等。制定会议室使用管理制度，并监督执行。负责会议室使用的预约、协调和安排，确保会议室资源的合理利用。定期对会议室的使用情况进行统计和分析，提出优化建议。2.使用部门职责按照规定的流程和要求预约会议室，提供准确的会议信息。爱护会议室的设施设备，保持会议室的整洁卫生。在会议结束后，及时清理会议室，关闭相关设备电源。如发现会议室设施设备损坏或异常情况，及时通知行政部门。三、会议室分类及设施设备1.会议室分类大会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司全体会议、大型培训、重要活动等。中会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门会议、中型培训、项目讨论等。小会议室：可容纳[X]人以下，适用于小组会议、一对一沟通等。2.设施设备各类会议室均配备投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等基本设施。根据会议室规模和功能需求，部分会议室还配备了高清视频会议设备、翻页笔、激光笔等辅助设备。四、会议室使用预约1.预约方式线上预约：使用公司内部办公系统或专门的会议室预约平台进行预约。预约时需填写会议主题、时间、预计时长、参会人数、使用部门等信息。线下预约：可前往行政部门办公室填写会议室预约登记表进行预约。2.预约时间原则上提前[X]个工作日进行预约，特殊情况可提前[X]小时预约。对于临时召开的紧急会议，在确保会议室未被占用的情况下，可随时预约。3.预约审批预约申请提交后，由行政部门进行审核。审核内容包括会议室是否可用、预约信息是否完整准确等。如预约信息不符合要求或会议室已被其他活动占用，行政部门将及时通知预约人，并协助其重新安排。对于重要会议或涉及多个部门的会议，预约申请可能需经相关领导审批后方可生效。五、会议室使用安排1.优先顺序根据会议的重要性、参会人数、预计时长等因素，合理安排会议室。重要紧急会议优先安排，确保会议能够顺利进行。对于同一时间段内的多个预约申请，按照提交时间先后顺序进行安排。2.调整与协调如遇会议室使用冲突或其他特殊情况，行政部门有权对已预约的会议室进行调整，并及时通知相关预约人。预约人应积极配合行政部门的安排，如有异议可与行政部门协商解决。3.临时使用未经预约，原则上不得擅自使用会议室。如因特殊情况急需使用会议室，需向行政部门说明情况，经同意后方可临时使用。临时使用会议室的时间一般不超过[X]小时，且需在使用完毕后及时清理并归还会议室。六、会议室使用规定1.使用人数限制各会议室的使用人数不得超过其规定的容纳人数上限，以确保参会人员的舒适度和会议效果。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前通知行政部门，行政部门根据会议室实际情况进行评估并决定是否同意。2.使用时间限制会议室的使用时间应严格按照预约时间执行，如需延长使用时间，应提前向行政部门申请，经同意后方可延长。延长时间一般不超过[X]小时，如遇特殊情况需延长较长时间，应重新进行预约。3.设备使用使用会议室的设备时，应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。如需使用投影仪、音响设备等，应提前通知行政部门进行调试，确保设备正常运行。使用完毕后，应及时关闭设备电源，整理好相关设备连接线。4.环境卫生使用会议室期间，应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。会议结束后，参会人员应将桌椅摆放整齐，清理桌面杂物，将垃圾带走。如需使用白板，应使用专用的白板笔，使用完毕后及时擦拭干净。5.安全管理注意会议室的安全，不得随意拆卸、移动会议室的设施设备。离开会议室时，应关闭门窗，切断电源，确保会议室安全。如发现会议室存在安全隐患，应及时通知行政部门进行处理。七、会议室设施设备维护与管理1.定期检查行政部门定期对会议室的设施设备进行检查，包括投影仪、音响设备、麦克风、白板、桌椅等，确保设备正常运行，设施完好无损。检查内容包括设备的性能、外观、连接线是否松动等，发现问题及时记录并安排维修。2.维修保养对于一般性的设备故障，行政部门可安排专人进行维修；对于较为复杂的设备故障，应及时联系专业维修人员进行维修。定期对会议室的设施设备进行保养，如清洁投影仪镜头、擦拭音响设备、润滑桌椅轨道等，延长设备使用寿命。3.设备更新根据公司发展需要和会议室使用情况，适时对会议室的设施设备进行更新换代，以提高会议室的使用功能和舒适度。设备更新应遵循合理、实用、经济的原则，由行政部门提出申请，经相关领导审批后实施。八、会议室费用管理1.费用标准会议室使用不收取额外费用，但因使用会议室产生的水电费、设备维修保养费等由公司统一承担。对于因特殊需求使用会议室产生的其他费用，如租用外部设备、临时聘请服务人员等，经相关领导审批后，由申请部门承担。2.费用报销如因工作需要使用会议室产生的费用，按照公司的费用报销制度进行报销。报销时需提供相关的发票、费用明细清单等凭证，经财务部门审核后报销。九、违规处理1.违反预约规定未按规定提前预约会议室，擅自使用会议室的，给予警告处分。提供虚假预约信息，骗取会议室使用权的，责令改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.违反使用规定超过预约时间使用会议室，且未提前申请延长的，给予警告处分。在会议室吸烟、乱扔垃圾、损坏设施设备等违反会议室使用规定的行为，责令其立即改正，并照价赔偿损失；情节严重的，给予相应的纪律处分。3.其他违规行为未经行政部门同意，擅自更改会议室用途或转借他人使用的，责令改正，并给予警告处分。对于在会议室使用过程中违反公司其他