测绘科学技术档案管理规定汇编

测绘科学技术档案管理规定汇编摘要：本文档汇编了测绘科学技术档案管理的相关规定，涵盖档案的形成、归档、保管、利用等方面，旨在确保测绘科学技术档案的完整性、准确性和系统性，为测绘工作的开展、技术传承以及行业发展提供有力支撑。通过对各项规定的梳理和整合，有助于规范测绘科学技术档案管理流程，提高档案管理水平。一、总则（一）目的为加强测绘科学技术档案管理，充分发挥档案在测绘生产、科研、管理等工作中的作用，根据国家有关法律法规和测绘行业的实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于从事测绘科学技术活动的各类单位，包括测绘生产单位、科研机构、教育院校等所形成的测绘科学技术档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则测绘科学技术档案应由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映测绘项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖测绘项目从策划、实施到成果验收等全过程所形成的各类文件材料，保证档案齐全。4.准确性原则档案中的数据、信息等应准确无误，符合相关标准和规范。5.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案的形成（一）测绘项目文件的构成1.项目策划文件包括项目任务书、项目设计书、技术设计书等，明确项目的目标、任务、技术要求、实施计划等。2.技术文件如测量规范、操作规程、计算方案等，指导测绘作业的具体实施。3.原始记录外业测量记录、观测数据、绘图底稿等，是测绘成果的原始依据。4.成果文件包括地图、影像图、测量报告、技术总结等，是测绘项目的最终产出。5.检查验收文件自查报告、互查记录、验收报告等，确保成果质量符合要求。（二）文件形成要求1.纸质文件书写应工整、清晰，使用耐久性强的书写材料；签字盖章应齐全、有效。2.电子文件格式应符合标准要求，存储载体应安全可靠，同时应进行备份；文件应具有可读性和可追溯性，注明形成时间、作者、版本等信息。三、档案的归档（一）归档范围1.各类测绘项目形成的上述文件材料均应归档。2.与测绘项目相关的合同、协议、往来信函等也应归档。（二）归档时间1.测绘项目完成后，项目负责人应及时整理项目文件，在规定时间内移交档案管理部门归档。一般应在项目验收后[X]个月内完成归档。2.对于分阶段完成的项目，应按阶段及时归档阶段性成果文件。（三）归档要求1.归档文件应齐全、完整、准确，按照分类方案进行整理，编目清晰。2.纸质文件应装订整齐，电子文件应与纸质文件内容一致，并建立相应的关联。3.填写归档清单，注明文件名称、数量、日期等信息，双方签字确认。四、档案的保管（一）保管机构设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等。档案管理机构应指定专人负责档案的日常保管工作。（二）保管条件1.库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应保持在[适宜湿度范围]。2.做好防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防磁等工作。定期检查档案保管状况，对受损档案及时进行修复。（三）档案整理与编目1.按照档案的形成时间、项目类别、保管期限等进行分类整理。2.编制档案目录，包括档号、题名、责任者、日期、页数等信息，便于检索和查询。（四）保管期限1.永久保管具有重要历史价值、长期使用价值的测绘科学技术档案，如国家重大测绘项目成果、基础地理信息数据等。2.长期保管保管期限为[X]年的档案，一般为具有一定参考价值的测绘项目成果和相关技术文件。3.短期保管保管期限为[X]年的档案，如一般性测绘项目的过程文件等。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因合作项目、学术研究等合法事由，经批准后可以查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经本单位主管领导批准后，由档案管理部门安排查阅，并指定专人陪同。3.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅期限，经相关领导审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期应办理续借手续。（三）利用限制1.涉及国家秘密、商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行利用，不得擅自复制、传播。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应采取严格的保护措施，并在规定时间内归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成。2.根据档案的保管期限、价值等因素，确定档案的存毁。鉴定过程应形成鉴定报告，记录鉴定意见和理由。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.销毁清单经单位主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案彻底销毁。3.对已销毁的档案，应在档案目录中注明销毁日期和相关情况。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本单位的档案管理规定。2.负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。3.制定档案管理制度和业务流程，指导和监督各部门的档案工作。4.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件材料的形成、积累和整理工作。2.确保项目文件材料的真实、完整、准确，及时向档案管理部门移交归档。3.配合档案管理部门做好项目档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员岗位职责1.负责档案的日常管理工作，包括库房管理、整理编目、借阅登记等。2.维护档案的安全和完整，对受损档案及时进行处理。3.为档案利用者提供服务，协助查阅、复制档案等。4.参与档案的鉴定、销毁等工作，做好相关记录。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案工作进行检查，督促其及时归档、规范整理档案。2.对档案管理工作中的违规行为进行纠正，情节严重的追究相关人员责任。（二）外部检查接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题及时整改，不断完善档案管理工作。九、附则（一）解释权本规定由[制定单位名称]负责解释。（二）实施日期本规定自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况进行