印章管理制度范本

印章管理制度范本一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"谁保管、谁负责"的原则，严格执行印章使用审批制度，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性。二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，需由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报总经理批准后，由行政部门办理刻制手续。印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。2.印章启用新刻印章启用前，行政部门应在印章使用登记簿上进行登记，并注明启用日期、印章名称、保管人等信息。印章启用时，需由行政部门将启用通知以书面形式发送至公司各部门及相关外部单位，明确告知印章启用的时间、范围等事项。3.印章废止因机构变动、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由使用部门填写《印章废止申请表》，经部门负责人、分管领导审核，报总经理批准后，交行政部门统一销毁。行政部门应在印章使用登记簿上对废止印章进行注销登记，并注明废止日期、原因等信息。三、印章的保管1.保管责任公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如因保管不善导致印章丢失或被盗用，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。2.保管要求印章应存放在安全可靠的保险柜或抽屉内，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人不得擅自将印章转借他人使用，如因工作需要临时交接印章，需经部门负责人同意，并办理交接手续。交接时，双方应在印章使用登记簿上签字确认。印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏或磨损情况，应及时报告行政部门，申请更换印章。四、印章的使用1.使用范围公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；合同专用章用于公司签订各类合同；财务专用章用于公司财务结算、票据开具等；法人章用于公司法定代表人授权的相关文件、票据的签署；部门章用于部门内部的文件、通知、报表等的盖章。严禁将印章用于与公司业务无关的事项，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.使用流程申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。审核：申请表提交至行政部门，行政部门根据印章使用范围和审批权限进行审核。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，需经分管领导、总经理审批。盖章：审核通过后，印章保管人按照申请表上的内容进行盖章，并在印章使用登记簿上记录盖章时间、盖章人、用印文件名称等信息。留存：盖章后的文件应留存一份复印件，由行政部门或使用部门妥善保管，以备查阅。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，但无法按照正常流程进行审批时，印章使用人应电话请示分管领导或总经理同意后，先进行盖章，并在事后及时补办审批手续。对于异地用印的情况，可采用传真、扫描等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送至公司，经审批后，由印章保管人在当地进行盖章，并将盖章后的文件原件及时寄回公司。五、印章的监督与检查1.监督机制公司设立印章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对公司印章管理情况进行定期监督检查。监督小组应不定期对印章使用情况进行抽查，检查印章使用是否符合规定，审批手续是否齐全，印章保管是否安全等。2.检查内容印章使用登记簿的记录是否完整、准确，包括用印时间、用印文件名称、盖章人、审批人等信息。印章使用申请表的填写是否规范，审批手续是否齐全，是否存在未经审批擅自用印的情况。印章保管是否符合要求，印章存放是否安全，是否存在印章被盗用、丢失或损坏的情况。3.问题处理监督检查中发现的问题，监督小组应及时向公司领导报告，并提出整改意见。印章保管人或使用人应按照整改意见及时进行整改。对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。