物资设备和服务采购管理办法

物资设备和服务采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司物资设备和服务采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门物资设备的购置、租赁、维修保养以及各类服务的采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：确保采购过程公开透明，对所有供应商一视同仁，公平竞争。3.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低，实现经济效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购管理委员会，负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重大事项。采购管理委员会由公司领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.物资设备采购部门：负责具体物资设备的采购工作，包括制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同等。2.服务采购部门：负责各类服务的采购工作，如咨询服务、技术服务、劳务服务等。（三）相关部门职责1.需求部门：提出物资设备和服务的需求申请，提供技术规格、数量、质量要求等详细信息，并参与采购过程中的技术评审、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应根据工作需要和预算安排，提前编制物资设备和服务采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、需求时间、预算金额等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后报采购执行部门。（二）计划审批采购执行部门收到采购计划后，应进行汇总和初审，对于重大采购项目，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据公司战略规划、资金状况等因素对采购计划进行审核，批准后的采购计划作为采购执行的依据。（三）计划调整采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，按原审批程序进行审批。四、采购方式（一）招标采购1.达到下列标准之一的物资设备和服务采购项目，应采用招标采购方式：单项或批量采购预算金额达到[具体金额]以上的；采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在供应商可供选择的；涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；法律、法规规定的其他招标采购情形。2.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括公开招标和邀请招标。（二）竞争性谈判采购1.符合下列情形之一的物资设备和服务采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，由采购执行部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，与不少于三家的供应商进行谈判。（三）询价采购1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资设备采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的物资设备和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并在采购文件中说明理由。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商信息库，对供应商的基本情况、经营状况、产品质量、售后服务等进行记录和管理。2.供应商准入应满足以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.需求部门可以推荐潜在供应商，采购执行部门对推荐的供应商进行资格审查，符合准入条件的纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评价结果，对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于不合格供应商，采购执行部门应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等，直至取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现以下情形之一的供应商，应予以淘汰：提供的产品或服务质量严重不符合要求，给公司造成重大损失的；多次违反合同约定，拒不履行合同义务的；经营状况恶化，无法继续提供合格产品或服务的。2.采购执行部门应根据公司发展需要和采购业务变化，适时更新供应商信息库，引入新的优质供应商。六、采购流程（一）采购申请需求部门按照采购计划管理的要求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、需求时间等内容，并签字盖章后提交采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，进行形式审查，对于符合要求的采购申请，按照审批权限进行审批。一般采购项目由采购执行部门负责人审批，重大采购项目报采购管理委员会审批。（三）采购实施1.选择采购方式：根据采购项目的特点和金额大小，按照本办法规定的采购方式选择合适的采购方式进行采购。2.编制采购文件：采购执行部门根据采购方式编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：对于招标采购项目，应按照规定在指定的媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目，应向符合条件的供应商发出邀请或询价通知书。4.组织采购活动：采购执行部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，相关部门和人员按照各自职责参与采购活动。在采购过程中，应做好记录，保存采购文件、投标文件、评标报告等相关资料。5.确定成交供应商：采购执行部门根据采购文件规定的评标标准或谈判结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订1.采购执行部门应在成交通知书发出之日起[规定时间]内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应经财务部门审核合同条款和付款方式，确保合同符合公司利益和财务规定。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购验收1.需求部门负责采购项目的验收工作，应在采购项目到货前，制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员。2.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括产品的数量、规格型号、质量、性能等方面。对于技术复杂的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决，如要求供应商更换产品、退货、降价等，直至验收合格。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。2.对于金额较大的采购项目，财务部门可以根据合同执行进度分期支付货款，但应确保支付比例和时间符合合同约定，同时要防范支付风险。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、验收风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，合理安排采购时间，避免因市场价格波动等因素造成采购成本增加。对于价格波动较大的物资设备，可以采用套期保值等方式锁定价格。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，同时要求供应商提供履约保证金或担保。对于重要供应商，建立定期沟通和评估机制，及时掌握其经营状况和合作意愿。3.合同风险应对：认真审核采购合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同，可聘请法律顾问进行审核。4.质量风险应对：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量控制，要求供应商提供质量合格证明文件。在验收环节，严格按照验收标准进行验收，对于质量不合格的产品，及时采取措施进行处理。5.验收风险应对：制定详细的验收方案，明确验收人员的职责和验收流程，加强验收过程的监督和管理。对于验收不合格的采购项目，要及时与供应商沟通协商，确保问题得到妥善解决。6.付款风险应对：财务部门严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。按照合同约定的付款方式和时间进行付款，避免提前付款或逾期付款。加强对供应商付款情况的跟踪和管理，及时发现和解决付款过程中出现的问题。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规