文藻外语学院国玺会议厅管理办法

文藻外语学院国玺会议厅管理办法一、总则（一）目的为了加强文藻外语学院国玺会议厅（以下简称"会议厅"）的规范化管理，确保会议厅的正常使用和各类活动的顺利开展，提高资源利用效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于文藻外语学院内使用国玺会议厅的所有单位和个人。（三）管理原则1.统一管理原则：会议厅由学院统一管理，负责统筹安排会议、活动等使用事宜。2.高效利用原则：合理调配资源，提高会议厅的使用效率，避免资源闲置和浪费。3.安全保障原则：确保会议厅设施设备的安全运行，保障使用人员的人身安全和财产安全。二、会议厅基本情况（一）位置与布局国玺会议厅位于文藻外语学院[具体楼层及房间号]，占地面积为[X]平方米，可容纳[X]人。厅内设有主席台、观众席、音响设备、投影设备、灯光设备、空调设备等基本设施。（二）设施设备清单1.音响系统：包括主扩声音箱、返听音箱、功率放大器、调音台、无线麦克风、有线麦克风等。2.投影系统：高清投影仪、投影幕布、视频切换器等。3.灯光系统：舞台灯光、观众席灯光、调光设备等。4.空调系统：中央空调，可实现温度、湿度的精准控制。5.桌椅：主席台桌椅[数量]套，观众席座椅[数量]个。6.其他设备：会议桌、讲台、电子白板、插座、网络接口等。三、使用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：使用单位或个人需提前[X]个工作日填写《文藻外语学院国玺会议厅使用申请表》，详细说明使用时间、使用主题、参会人数、设备需求等信息。2.提交申请：将申请表提交至学院办公室或指定的管理部门。3.审核：管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，审核通过后报相关领导审批。（二）审批权限1.学院内部会议：由学院相关领导审批。2.学生组织活动：由学生工作部门负责人审批。3.校外单位使用：需经学院分管领导审批，并报学校相关部门备案。（三）特殊情况处理如遇紧急情况需要临时使用会议厅，使用单位或个人可先电话联系管理部门说明情况，事后补办申请手续。四、使用安排与调度（一）使用计划制定管理部门根据各单位的申请情况，结合会议厅的使用情况和维护计划，制定月度使用计划，并提前公布。（二）冲突协调当出现多个申请使用时间冲突时，管理部门应根据活动的重要性、紧急程度等因素进行协调，优先保障重要活动的使用需求。（三）临时调整如因特殊原因需要对已安排的使用时间进行临时调整，使用单位或个人应提前与管理部门沟通协商，经同意后方可调整。五、使用规范（一）使用时间1.正常工作日使用时间为[具体时间段]，周末及节假日使用时间需提前申请并经批准。2.每次使用时长一般不超过[X]小时，如需延长使用时间，需提前向管理部门申请。（二）活动组织1.使用单位或个人应提前做好活动的组织策划工作，确保活动有序进行。2.活动现场应安排专人负责秩序维护、设备操作等工作，确保活动安全、顺利开展。（三）设备使用1.使用单位或个人应爱护会议厅内的设施设备，不得擅自拆卸、移动、损坏设备。2.需要使用音响、投影等设备时，应提前与管理部门联系，由专业人员进行操作。3.使用完毕后，应及时关闭设备电源，清理设备表面灰尘，保持设备整洁。（四）环境卫生1.使用单位或个人应保持会议厅内的环境卫生，活动结束后及时清理垃圾，恢复原状。2.不得在会议厅内吸烟、吐痰、乱扔杂物等。（五）安全管理1.使用单位或个人应遵守消防安全规定，不得在会议厅内使用明火、违规用电。2.活动现场应配备必要的消防器材，并确保疏散通道畅通。3.加强对参会人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。六、费用管理（一）收费标准1.学院内部会议一般不收取费用。2.学生组织活动按照学校相关规定收取一定的场地使用费用。3.校外单位使用会议厅按照[具体收费标准]收取费用，收费标准根据使用时间、设备使用情况等因素确定。（二）费用结算1.使用单位或个人应在活动结束后[X]个工作日内，到学院财务部门办理费用结算手续。2.财务部门根据管理部门提供的使用记录和收费标准进行费用核算，并开具发票。（三）费用用途会议厅的收费主要用于设备维护、场地清洁、水电费等开支，确保会议厅的正常运行。七、设施设备维护与管理（一）日常维护1.管理部门应安排专人负责会议厅设施设备的日常维护工作，定期对设备进行检查、保养和清洁。2.建立设施设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录等信息。（二）故障维修1.当设备出现故障时，使用单位或个人应及时通知管理部门，管理部门应及时安排维修人员进行维修。2.对于一般性故障，维修人员应在[X]小时内修复；对于复杂故障，应尽快组织维修，尽量缩短维修时间，确保不影响正常使用。（三）设备更新与改造1.根据会议厅的使用需求和设施设备的老化情况，管理部门应适时提出设备更新与改造计划，报学院领导审批。2.设备更新与改造所需费用，按照学院相关财务规定执行。八、监督与检查（一）监督机制1.学院设立专门的监督小组，负责对会议厅的使用情况、设施设备维护情况等进行监督检查。2.管理部门应定期向监督小组汇报会议厅的管理情况，接受监督。（二）检查内容1.使用单位或个人是否遵守本管理办法的各项规定。2.设施设备的运行状况是否良好，是否存在安全隐患。3.环境卫生是否符合要求。4.费用使用是否合理。（三）违规处理1.对于违反本管理办法的使用单位或个人，管理部门应及时发出整改通知，责令其限期整改。2.对于情节严重的违规行为，管理部门有权取消其使用资格，并按照学院相关规定进行处理。九、附则