某集团总工办范本及档案管理制度

某集团总工办范本及档案管理制度一、总则1.目的为加强集团总工办文档管理，确保文档的完整性、准确性和规范性，提高工作效率，促进知识共享，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总工办所有文档的生成、收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等管理活动。3.基本原则遵循集中统一管理、分类科学合理、确保安全保密、方便高效利用的原则。二、文档分类与编号1.文档分类技术文件类：包括项目技术方案、技术报告、工艺文件、设计图纸等。管理文件类：涵盖工作计划、工作总结、会议纪要、规章制度、请示报告等。合同协议类：如技术合作合同、项目承包合同、采购合同等。知识产权类：专利申请文件、软件著作权登记文件、商标注册文件等。其他类：不属于上述分类的其他重要文档。2.编号规则技术文件类：以"J"开头，后跟四位数字年份，再加上两位数字月份，最后三位数字为顺序号，如J202305001。管理文件类：以"G"开头，编号方式同技术文件类，如G202306002。合同协议类：以"H"开头，编号方式同技术文件类，如H202307003。知识产权类：以"Z"开头，编号方式同技术文件类，如Z202308004。其他类：以"Q"开头，编号方式同技术文件类，如Q202309005。三、文档生成与收集1.职责分工总工办各岗位人员负责各自职责范围内文档的生成。各项目团队应及时将项目相关文档提交至总工办。2.生成要求文档内容应准确、清晰、完整，符合相关标准和规范。采用统一的文档格式，如Word、Excel、PDF等，确保文档的可读性和通用性。3.收集流程项目完成后，项目负责人应在规定时间内将项目文档整理成册，提交至总工办。总工办定期对各部门提交的文档进行检查，确保文档齐全、准确。四、文档整理与归档1.整理原则按照分类要求，对收集到的文档进行分类整理，确保同一类文档集中存放。2.整理方法技术文件类：按照项目、专业等进行细分，同一项目的文档按照文件形成时间顺序排列。管理文件类：按照文件类型、时间顺序进行排列。合同协议类：按照合同签订时间顺序排列。知识产权类：按照申请时间顺序排列。其他类：按照内容性质进行分类排列。3.归档流程整理后的文档由专人负责核对，确保准确无误。将核对后的文档按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标注类别、编号、年度等信息。档案盒存放在专门的档案柜中，按照类别顺序排列。五、文档保管1.保管环境档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全措施安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。对档案库进行定期检查，及时发现并处理安全隐患。3.备份管理重要文档应进行电子备份，备份数据存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的可用性。六、文档查阅1.查阅权限集团内部人员查阅文档，需填写《文档查阅申请表》，经部门负责人审批后，到总工办查阅。外部单位查阅文档，需提交正式申请函，经集团领导审批同意后，方可查阅。查阅时需有总工办人员陪同。2.查阅流程申请人填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的类别、编号、查阅目的等信息。申请表经审批后，总工办工作人员根据申请内容提供相应文档，并做好查阅记录。查阅人员应在规定时间内归还文档，不得擅自复印、拍照或带出档案库。如需复印，需另行申请并经审批。七、文档借阅1.借阅权限集团内部人员借阅文档，需填写《文档借阅申请表》，经部门负责人审批后，到总工办办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理申请手续。2.借阅流程申请人填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的类别、编号、借阅期限等信息。申请表经审批后，总工办工作人员将文档借给申请人，并做好借阅登记。借阅人员应妥善保管借阅文档，不得转借他人，按时归还。如文档有损坏或丢失，应照价赔偿。八、文档销毁1.销毁范围已过保管期限且无留存价值的文档。因工作失误或其他原因形成的重复、无效文档。涉及商业秘密、敏感信息等，经批准需要销毁的文档。2.销毁流程由总工办提出文档销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明销毁文档的类别、编号、数量等信息。申请表经部门负责人审核、集团领导审批后，方可进行销毁。销毁工作应安排专人负责，采用粉碎、焚烧等安全方式进行销毁，并做好销毁记录。九、监督与考核1.监督机制总工办定期对文档管理工作进行自查，确保各项制度执行到位。集团内部审计部门不定期对总工办文档管理情况进行审计监督。2.考核办法将文档管理工作纳入员工绩效考核体系，对在文档管理工作中表现突出的员工给予奖励，对违反文档管理制度的员工进行批评教育或相应处罚。十、附