IDC公司员工识别卡管理制度

IDC公司员工识别卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工识别卡的管理，规范员工行为，保障公司安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于IDC公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：识别卡的管理应符合国家相关法律法规及公司规定。2.规范性原则：明确识别卡的申请、制作、发放、使用、挂失、补办、回收等流程，确保管理规范有序。3.安全性原则：保障识别卡信息安全，防止信息泄露和滥用。4.便捷性原则：在确保安全的前提下，尽量为员工提供便捷的使用体验。二、识别卡的分类与功能（一）分类1.工作证：用于证明员工的身份和工作岗位，是员工在公司内部工作的基本标识。2.门禁卡：用于开启公司办公区域、机房等重要场所的门禁系统。3.考勤卡：记录员工的出勤情况，作为考勤统计的依据。（二）功能1.身份识别：员工凭识别卡进入公司办公区域、机房等特定场所，证明其合法身份。2.考勤记录：通过考勤卡记录员工的上下班时间，实现考勤自动化管理。3.门禁权限管理：根据员工的工作岗位和职责，设置不同的门禁权限，限制非授权人员进入特定区域。4.内部消费：可用于公司内部食堂、小卖部等场所的消费支付。三、识别卡的申请与制作（一）申请流程1.新员工入职时，由人力资源部门负责将员工信息录入系统，并通知员工所在部门负责人。2.员工所在部门负责人根据员工的工作岗位和职责，确定识别卡的类型和门禁权限，并填写《识别卡申请表》，提交至行政部门。3.行政部门审核《识别卡申请表》，确认信息无误后，将申请信息发送至识别卡制作供应商。（二）制作要求1.识别卡应包含员工的姓名、照片、部门、职位、员工编号、有效期等基本信息。2.照片应清晰、免冠、近期拍摄，符合公司规定的尺寸要求。3.识别卡应采用耐用、不易伪造的材料制作，确保信息长期保存。（三）制作周期识别卡制作供应商应在收到行政部门发送的申请信息后的[X]个工作日内完成制作，并将识别卡交付至行政部门。四、识别卡的发放与领取（一）发放流程1.行政部门收到识别卡制作供应商交付的识别卡后，进行数量核对和质量检查。2.确认无误后，行政部门将识别卡发放至员工所在部门负责人。3.员工所在部门负责人通知员工到部门领取识别卡，并组织员工进行识别卡使用培训。（二）领取要求1.员工领取识别卡时，应在《识别卡领取登记表》上签字确认，注明领取日期。2.员工应妥善保管识别卡，不得转借、冒用他人识别卡。3.如员工在领取识别卡后发现信息有误或识别卡损坏，应及时向所在部门负责人报告，由部门负责人统一反馈至行政部门处理。五、识别卡的使用规范（一）日常使用1.员工进入公司办公区域、机房等重要场所时，应主动出示识别卡，配合门禁系统的验证。2.识别卡应佩戴在胸前明显位置，不得遮挡或损坏识别卡上的信息。3.严禁使用他人识别卡进入公司场所，一经发现，将对违规人员进行严肃处理。（二）考勤使用1.员工上下班时，应使用考勤卡进行打卡。打卡时间应准确反映员工的实际出勤情况。2.如因特殊原因无法正常打卡，员工应提前向所在部门负责人报告，并填写《考勤异常申请表》，经部门负责人批准后交至行政部门备案。（三）内部消费使用1.员工在公司内部食堂、小卖部等场所消费时，可使用识别卡进行支付。2.识别卡内的余额可根据员工需求进行充值，充值方式及流程由行政部门另行规定。（四）其他使用1.在公司组织的会议、培训、活动等场合，员工应按照要求出示识别卡，以便进行人员管理和统计。2.如因工作需要，员工需携带识别卡离开公司办公区域，应向所在部门负责人说明情况，并在规定时间内归还。六、识别卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现识别卡丢失或被盗后，应立即向所在部门负责人报告。2.部门负责人接到报告后，应及时通知行政部门进行挂失处理。3.行政部门在接到挂失通知后，应立即冻结该识别卡的使用权限，防止他人冒用。（二）补办1.挂失后的识别卡如需补办，员工应填写《识别卡补办申请表》，提交至行政部门。2.行政部门审核《识别卡补办申请表》，确认无误后，通知员工缴纳补办费用。3.员工缴纳补办费用后，行政部门将申请信息发送至识别卡制作供应商进行补办。4.识别卡制作供应商完成补办后，将新的识别卡交付至行政部门，行政部门按照识别卡发放流程将新卡发放至员工手中。（三）费用规定识别卡补办费用为每张[X]元，费用由员工个人承担。如因公司原因导致识别卡丢失或损坏需要补办的，由公司承担补办费用。七、识别卡的回收与注销（一）回收1.员工离职或调岗时，所在部门负责人应收回其识别卡，并交至行政部门。2.行政部门对收回的识别卡进行核对和清理，确认无误后进行妥善保管。（二）注销1.行政部门定期对回收的识别卡进行集中注销处理，确保识别卡信息不再使用。2.注销后的识别卡应进行统一销毁，防止信息泄露。八、识别卡信息管理（一）信息录入1.人力资源部门负责将员工的基本信息准确录入识别卡管理系统，确保信息的真实性和完整性。2.员工的照片、门禁权限等信息由行政部门根据员工所在部门负责人提交的《识别卡申请表》进行录入和调整。（二）信息更新1.员工的基本信息如发生变更（如姓名、部门、职位等），人力资源部门应及时更新识别卡管理系统中的相关信息。2.识别卡的门禁权限等信息如因工作需要发生调整，员工所在部门负责人应填写《识别卡信息变更申请表》，提交至行政部门进行更新。（三）信息安全1.严格控制识别卡信息的访问权限，只有经过授权的人员才能对识别卡信息进行查询、修改等操作。2.加强对识别卡管理系统的安全防护，定期进行数据备份，防止数据丢失或被篡改。3.严禁将识别卡信息泄露给外部人员，如因工作需要必须提供相关信息的，应经过公司相关领导审批。九、监督与检查（一）日常监督1.公司保安人员负责对员工进出公司场所时识别卡的使用情况进行日常监督，发现问题及时报告。2.各部门负责人应加强对本部门员工识别卡使用情况的监督，确保员工遵守识别卡管理制度。（二）定期检查1.行政部门定期对识别卡的使用情况进行检查，包括门禁系统记录、考勤数据、内部消费记录等，核实识别卡的使用是否合规。2.对检查中发现的问题，行政部门应及时进行整改，并将检查结果反馈至相关部门和人员。（三）违规处理1.对于违反识别卡管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如发现员工冒用他人识别卡或伪造识别卡等严重违规行为，公司将依法追究其法律责任。十、附则（一）解释权本制度由IDC公司行政部门负责解释。