管理处职责和规定

管理处职责和规定一、引言管理处作为物业管理的核心执行机构，负责维护物业区域的正常秩序、保障设施设备的良好运行、提供优质的物业服务等多项重要工作。明确管理处的职责和规定，对于规范管理行为、提高服务质量、保障业主权益具有至关重要的意义。本文档将详细阐述管理处的各项职责以及相关规定，确保管理处工作的标准化、规范化和专业化。二、管理处职责（一）客户服务1.接待与咨询设立专门的接待窗口，安排专业的客服人员，热情、礼貌地接待业主及来访人员，解答各类咨询。及时处理业主的投诉、建议和需求，做好记录，并按照规定的流程和时限进行反馈和处理。2.业主关系维护定期开展业主满意度调查，了解业主需求和意见，不断改进服务质量。组织各类社区文化活动，增强业主之间的交流与互动，营造和谐的社区氛围。建立业主档案，记录业主的基本信息、服务需求、投诉处理情况等，实现对业主的个性化服务。3.合同管理负责与业主签订物业服务合同，明确双方的权利和义务，并严格按照合同约定提供服务。妥善保管物业服务合同及相关协议，确保合同的执行和归档管理。（二）物业维修与养护1.设施设备管理制定设施设备管理制度和操作规程，定期对物业区域内的各类设施设备进行巡检、保养和维修，确保其正常运行。建立设施设备档案，记录设备的型号、规格、维修保养记录等信息，便于管理和维护。对设施设备的更新改造进行规划和预算编制，及时向上级部门汇报并组织实施。2.房屋及附属设施维修负责物业区域内房屋主体结构、外立面、屋顶等的日常检查和维修，及时处理房屋渗漏、墙体裂缝等问题。对房屋内部的给排水、供电、供气、消防等附属设施进行维修和养护，确保其安全可靠。按照规定对公共区域的道路、绿化、路灯等进行维护，保持环境整洁美观。（三）安全管理1.治安防范建立健全安全管理制度，制定安全防范措施，加强物业区域的巡逻检查，及时发现和处理各类安全隐患。配备专业的安保人员，实行24小时值班制度，对进出人员、车辆进行登记和检查，防止无关人员和车辆进入。安装监控系统、门禁系统等安全防范设备，确保物业区域的安全监控无死角。2.消防安全制定消防安全管理制度，落实消防安全责任制，定期组织消防安全检查和培训，提高员工和业主的消防安全意识。配备充足的消防器材和设施，并确保其完好有效，定期进行维护和更新。保障消防通道畅通无阻，严禁在消防通道内堆放杂物。制定火灾应急预案，定期组织演练，提高应对火灾的能力。（四）环境卫生管理1.清洁服务制定环境卫生管理制度，明确清洁标准和作业流程，定期对物业区域内的公共区域进行清扫、消毒，保持环境整洁卫生。及时清理垃圾和废弃物，做到日产日清，确保垃圾收集容器无满溢现象。对公共区域的卫生间、电梯轿厢等进行重点清洁和消毒，为业主提供良好的使用环境。2.绿化养护负责物业区域内的绿化规划和养护工作，定期对花草树木进行浇水、施肥、修剪、病虫害防治等，保持绿化景观的美观和健康。及时清理绿化区域内的杂物和枯枝败叶，维护绿化环境的整洁。（五）秩序维护1.车辆管理制定车辆管理制度，规范车辆停放秩序，确保车辆在指定区域内有序停放。对进出车辆进行登记和引导，收取停车费用，开具正规票据。定期对停车场进行巡查，确保车辆安全，防止车辆被盗、被刮擦等情况发生。2.秩序维护维护物业区域内的公共秩序，制止各类违规行为，如乱摆摊设点、乱停乱放、大声喧哗等。协助公安机关等相关部门做好安全防范工作，积极配合处理各类突发事件。三、管理处规定（一）人员管理规定1.考勤制度员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照规定提前办理请假手续。实行打卡制度，员工应在规定的时间内打卡上下班，严禁代打卡行为。迟到、早退一次扣发相应的绩效工资，旷工一天扣发三倍工资，并视情节轻重给予警告、记过等处分。2.着装规范员工应按照规定穿着统一的工作服，保持着装整洁、得体。工作服应干净无污渍、无破损，佩戴工作牌，保持良好的精神面貌。3.行为准则员工应遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公。对待业主和来访人员应热情、礼貌、耐心，不得与业主发生争吵或冲突。保守公司机密，不得泄露业主信息、商业秘密等。（二）财务管理规定1.预算管理管理处应根据年度工作计划和实际情况，编制年度财务预算，报上级部门审批后执行。严格控制预算支出，确保各项费用支出在预算范围内，不得超支。2.费用收缴按照物业服务合同约定，及时足额收缴各项物业服务费用、水电费、停车费等。建立费用收缴台账，记录业主缴费情况，定期对欠费业主进行催缴。对于长期欠费的业主，应按照规定采取法律手段追讨欠费。3.财务报销员工因工作需要发生的费用支出，应按照公司的财务报销制度填写报销凭证，经相关领导审批后报销。报销凭证应真实、合法、有效，严禁虚报、冒领等行为。（三）物资管理规定1.采购管理管理处应根据工作需要，制定物资采购计划，报上级部门审批后实施。采购物资应选择正规的供应商，确保物资质量合格、价格合理。建立物资采购台账，记录采购物资的名称、规格、数量、价格等信息。2.库存管理设立物资仓库，对采购的物资进行分类存放，建立物资库存台账，定期盘点，确保账实相符。物资仓库应保持整洁、通风良好，防止物资受潮、变质、损坏等。建立物资领用制度，员工领用物资应填写领用申请表，经相关领导审批后领取。3.固定资产管理对管理处的固定资产进行登记造册，建立固定资产台账，明确固定资产的名称、规格、型号、购置时间、使用部门等信息。定期对固定资产进行清查盘点，确保固定资产的安全完整。固定资产的报废、处置应按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自处理。（四）档案管理规定1.档案收集管理处应指定专人负责档案的收集工作，及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。档案收集范围包括物业服务合同、业主档案、设施设备档案、维修记录、安全检查记录、环境卫生记录等。2.档案整理对收集到的档案进行分类整理，按照档案的类别、时间顺序等进行编号、装订，便于查阅和管理。档案整理应做到规范、整齐、美观，确保档案的质量。3.档案保管设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案的安全保管。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。4.档案查阅因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，经相关领导审批后，在档案管理人员的陪同下查阅档案。查阅档案时应注意保护档案，不得在档案上涂改、标记、撕毁等，严禁擅自将档案带出档案保管室。（五）应急管理规定1.应急预案制定管理处应根据物业区域的实际情况，制定各类应急预案，如火灾应急预案、地震应急预案、突发事件应急预案等。应急预案应明确应急组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等内容，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。2.应急演练定期组织员工进行应急演练，提高员工的应急处置能力和协同配合能力。应急演练应包括火灾扑救、人员疏散、地震避险等内容，演练结束后应及时总结经验教训，对应急预案进行修订和完善。3.应急物资储备建立应急物资储备制度，储备必要的应急物资，如灭火器、消防水带、应急照明设备、急救药品等。定期对应急物资进行检查和维护，确保应急物资的完好有效，能够随时投入使用。四、监督与考核1.内部监督管理处应建立内部监督机制，定期对各项工作进行检查和评估，及时发现问题并加以整改。设立专门的监督岗位或安排专人负责监督工作，对员工的工作纪律、服务质量、工作效率等进行监督检查。2.业主监督充分发挥业主的监督作用，定期向业主公布管理处的工作情况，接受业主的监督和评价。设立业主意见箱、投诉电话等渠道，及时收集业主的意见和建议，并认真对待和处理。3.考核制度制定科学合理的考核制度，对管理处员工的工作表现进行考核评价。考核内容包括工作业绩、工作态度、服务质量等方面，考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。定期对考核结