实验材料、设备、备件计划管理办法

实验材料、设备、备件计划管理办法一、总则1.目的为加强实验材料、设备及备件计划管理，规范采购流程，确保实验教学、科研工作的顺利进行，提高资源利用效率，降低成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于学校各教学单位、科研机构在教学、科研活动中所需实验材料、设备及备件的计划管理。3.基本原则需求导向原则：以实验教学、科研任务为依据，准确掌握实际需求，合理编制计划。统筹兼顾原则：综合考虑资源状况、经费预算等因素，统筹安排各类实验材料、设备及备件的采购。勤俭节约原则：在满足实验要求的前提下，优先选用性价比高的产品，避免浪费。规范透明原则：严格按照规定的程序和要求进行计划编制、审批、采购等操作，确保过程公开、公正、透明。二、职责分工1.使用部门根据教学、科研任务，详细填写实验材料、设备及备件需求申请表，明确规格、型号、数量等要求。对需求的合理性负责，配合采购部门进行采购前的确认工作。2.采购部门负责汇总各使用部门的需求计划，进行初步审核和分类整理。根据审核后的计划，按照采购流程组织实施采购活动，确保按时、按质、按量完成采购任务。建立采购档案，记录采购过程中的相关信息。3.资产管理部门负责审核实验设备及备件计划，确保与学校资产配置规划相符，避免重复购置。参与大型设备采购的论证工作，提供资产配置方面的建议。负责对采购后的实验设备及备件进行验收、登记、入账等资产管理工作。4.财务部门负责审核实验材料、设备及备件采购计划的经费预算，确保采购资金的合理安排。根据采购合同和相关凭证，及时办理资金支付手续。三、计划编制1.编制依据教学大纲、科研项目任务书等规定的实验要求和工作量。现有实验材料、设备及备件的库存情况。设备的使用年限、技术状况及更新需求。2.编制时间年度计划：各使用部门应于每年[具体时间]前，向采购部门提交下一年度的实验材料、设备及备件需求计划。临时计划：根据教学、科研任务的临时变动，使用部门可随时提交临时需求计划，但应提前[具体时间]通知采购部门。3.编制内容实验材料计划应包括材料名称、规格型号、预计用量、用途等信息。实验设备计划应包括设备名称、规格型号、技术参数、数量、用途、购置理由等详细内容。对于大型、贵重设备，还应提供可行性论证报告，包括技术必要性、经济合理性、使用效益分析等。备件计划应明确备件名称、规格型号、所属设备、预计更换时间及数量等。四、计划审批1.审批流程使用部门提交：使用部门将填写完整的实验材料、设备及备件需求申请表提交至本部门负责人审核。部门负责人审核：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签署意见后报采购部门。采购部门初审：采购部门对各使用部门提交的计划进行初步审核，重点审核需求是否明确、规格型号是否准确、数量是否合理等。初审通过后，将计划提交资产管理部门和财务部门。资产管理部门审核：资产管理部门根据学校资产配置规划和现有资产状况，对实验设备及备件计划进行审核，防止重复购置或超标准配置。审核通过后签署意见。财务部门审核：财务部门对采购计划的经费预算进行审核，确保经费落实。审核通过后签署意见。主管领导审批：经采购部门、资产管理部门和财务部门审核通过的计划，报学校主管领导审批。主管领导根据学校整体情况进行最终审批。2.审批要点审核需求是否与教学、科研任务紧密相关，是否符合学科发展方向。检查设备选型是否先进、适用，是否满足实验要求，同时考虑性价比。核对计划中的数量是否合理，是否存在过度采购或浪费现象。审查经费预算是否在可承受范围内，是否有相应的资金来源。五、采购实施1.采购方式招标采购：对于金额较大、技术复杂、通用性强的实验设备及批量采购的实验材料，采用招标采购方式。招标方式包括公开招标、邀请招标等，按照相关法律法规和学校招标管理规定进行操作。竞争性谈判：对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的实验设备及备件，以及招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判方式采购。询价采购：对于规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的实验材料及小型备件，采用询价采购方式。向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，选择成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的实验材料、设备及备件，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购流程确定采购方式：采购部门根据审批后的计划和项目特点，确定合适的采购方式，并报主管领导批准。制定采购文件：根据采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价单等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容。发布采购信息：通过学校官网、采购平台等渠道发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。对于招标采购，发布招标公告的时间不得少于规定天数。供应商报名与资格审查：供应商按照采购文件要求报名，采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。开标、谈判或询价：按照采购文件规定的时间和地点进行开标、谈判或询价活动。开标过程应公开、公正，记录开标情况；谈判过程中，与供应商就采购文件的条款进行谈判，确定成交候选人；询价过程中，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。合同签订后，报财务部门备案。六、验收管理1.验收依据采购合同、技术协议、产品说明书等相关文件。2.验收人员组成对于一般实验材料和小型设备，由使用部门和采购部门共同验收。对于大型、贵重设备，成立验收小组，成员包括使用部门代表、采购部门代表、资产管理部门代表、技术专家等。3.验收内容数量验收：核对到货数量是否与合同一致。质量验收：按照合同要求和相关标准，对设备的性能、规格、型号等进行检查，确保质量合格。对于实验材料，检查其质量是否符合要求。技术资料验收：检查供应商提供的产品说明书、合格证、质量检验报告、操作手册等技术资料是否齐全。4.验收程序到货通知：采购部门在设备到货前通知使用部门做好验收准备。初步检查：使用部门和采购部门对到货设备或材料进行外观检查，查看是否有损坏、缺件等情况。详细验收：按照验收内容进行全面验收，验收过程中做好记录。对于验收不合格的产品，及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货。验收报告：验收完成后，验收人员填写验收报告，明确验收结论。验收报告经参与验收人员签字确认后存档。七、库存管理1.库存分类常用库存：对于经常使用的实验材料和备件，建立一定数量的常用库存，以满足日常实验需求。安全库存：根据实验材料和备件的采购周期、使用频率等因素，确定安全库存数量，以应对突发情况和供应中断。积压库存：对长期闲置或不再使用的实验材料、设备及备件，进行清理和标识，单独存放，定期评估是否需要报废或处理。2.库存管理职责资产管理部门负责实验材料、设备及备件的库存管理工作，建立库存台账，记录出入库情况。使用部门应及时将多余或不再使用的物品退回库存，并办理相关手续。采购部门应根据库存情况和需求计划，合理安排采购时间和数量，避免库存积压或缺货。3.库存盘点定期盘点：资产管理部门应定期对库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为[具体时间]。不定期盘点：根据实际情况，可进行不定期盘点，如在设备维修、更换备件后，对相关库存进行盘点。盘点结果处理：盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。对于盘盈的物品，查明原因后入账；对于盘亏的物品，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，追究相关人员责任。八、监督与考核1.监督机制学校成立专门的监督小组，对实验材料、设备及备件计划管理的全过程进行监督检查。监督小组定期检查计划编制、审批、采购、验收、库存管理等环节的执行情况，发现问题及时督促整改。接受师生和社会的监督，对举报和投诉的问题进行调查处理。2.考核指标计划准确性：考核计划编制与实际需求的符合程度。采购及时性：统计采购任务按时完成的比例。采购成本控制：对比预算与实际采购费用，考核成本节约情况。验收合格率：计算验收合格的产品数量占总验收产品数量的比例。库存管理水平：根据库存周转率、积压库存率等