金色假日酒店办公室管理制度

金色假日酒店办公室管理制度一、总则1.目的为加强金色假日酒店办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于金色假日酒店办公室全体工作人员。3.管理原则遵循高效、规范、协作、创新的管理原则，营造良好的工作环境和秩序。二、办公环境管理1.办公区域布局办公室应合理规划办公区域，划分不同的功能区域，如办公区、会议室、接待区等，确保各区域之间既相互独立又便于沟通协作。2.办公设施配备为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，确保设备正常运行，满足工作需求。定期对办公设备进行维护、保养和更新，确保其性能良好。3.环境卫生管理全体工作人员应保持办公区域的整洁卫生，每日下班前清理个人办公桌面，将文件、资料等整理摆放整齐。每周安排专人对办公区域进行全面清洁，包括地面清扫、门窗擦拭、垃圾清理等。爱护办公区域的公共设施，不得随意损坏，如发现设施损坏应及时报告并维修。4.安全管理加强办公室的安全防范意识，做好防火、防盗、防潮等工作。严禁在办公区域内吸烟、使用明火，配备必要的消防器材，并定期检查其有效性。离开办公室时，应关闭电脑、打印机等设备电源，关好门窗。三、考勤管理1.工作时间酒店实行[具体工作时间]工作制，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。2.考勤记录办公室负责考勤管理工作，采用打卡或签到的方式记录员工的出勤情况。员工应在规定的时间内打卡或签到，不得代打卡或补签。3.迟到、早退处理迟到或早退10分钟以内的，每次扣除[X]元绩效奖金。迟到或早退10分钟以上30分钟以内的，每次扣除[X]元绩效奖金。迟到或早退30分钟以上的，按旷工半天处理，扣除当日工资的[X]%，并给予警告处分。4.旷工处理旷工半天的，扣除当日工资的[X]%，并给予警告处分。旷工一天的，扣除当日工资的[X]%，并给予记过处分。连续旷工三天以上或一年内累计旷工五天以上的，予以辞退。5.请假制度员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假一天以内的，由部门主管审批。请假两天至三天的，由部门经理审批。请假三天以上的，由酒店总经理审批。员工请假期间应安排好工作交接，确保工作的正常进行。6.病假员工因病请假需提供医院出具的病假证明，按照请假审批程序办理请假手续。病假期间工资按照酒店相关规定执行。7.婚假、产假、陪产假、丧假等员工享受婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，按照国家相关规定执行，并提前办理请假手续。四、办公用品管理1.办公用品采购办公室负责办公用品的统一采购工作，根据实际需求制定采购计划。采购办公用品时应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。2.办公用品发放办公用品由办公室专人负责发放，员工应根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门主管审批后到办公室领取。办公室应建立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况，包括领用时间、领用人、领用物品名称及数量等。3.办公用品使用管理员工应爱护办公用品，节约使用，不得浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应按照操作规程使用，定期进行维护和保养。办公用品如有损坏或丢失，应及时报告办公室，并说明原因。如因个人原因造成损坏或丢失的，由责任人照价赔偿。五、文件管理1.文件分类酒店文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等类别，办公室应按照文件类别进行分类整理。2.文件收发办公室负责文件的收发工作，设立专门的文件收发登记本，对收到的文件进行详细登记，包括文件名称、文号、来文单位、日期等信息。收到文件后，应及时呈送酒店领导或相关部门阅处，并跟踪文件的办理情况。发文时，应按照文件审批程序进行审核、签发，确保文件内容准确、格式规范。文件发出后，应及时将文件副本存档，并做好文件发送记录。3.文件归档定期对文件进行归档整理，将已办理完毕的文件按照类别、时间顺序进行分类装订，存入档案柜。建立电子档案，对重要文件进行扫描备份，便于查询和管理。档案管理人员应定期对档案进行清查，确保档案的完整性和安全性。4.文件查阅因工作需要查阅文件的，应填写文件查阅申请表，经部门主管或酒店领导审批后到办公室查阅。查阅文件时应在办公室指定地点进行，不得擅自将文件带出办公室。如需复印或借阅文件，应按照相关规定办理手续。查阅完毕后，应及时将文件归还办公室，并在文件查阅登记本上签字确认。六、会议管理1.会议分类酒店会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、员工大会等。2.会议组织办公室负责各类会议的组织安排工作，包括会议通知的发布、会议场地的布置、会议资料的准备等。会议通知应提前[X]天发布，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息。根据会议需要，准备会议相关的文件、资料、投影仪、音响设备等，确保会议顺利进行。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论事项、决议结果等。会议记录应准确、完整，会后及时整理形成会议纪要，并经会议主持人审核后分发给参会人员。4.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、做与会议无关的事情。七、印章管理1.印章种类酒店印章包括公章、财务专用章、合同专用章、法人章等。2.印章保管公章由酒店总经理指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人保管，合同专用章由法务部门或相关业务部门负责人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人使用，如因工作需要必须使用印章的，应按照印章使用审批程序进行审批。3.印章使用审批使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用印章的事由、文件名称、盖章份数等信息，并按照审批权限进行审批。一般事项盖章由部门主管审批，重要事项盖章由酒店总经理审批。印章保管人员应严格按照审批意见使用印章，不得擅自更改盖章内容和范围。4.印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用的时间、事由、申请人、盖章文件名称及份数等信息，确保印章使用情况可追溯。八、车辆管理1.车辆调度办公室负责酒店车辆的调度管理工作，根据工作需要合理安排车辆使用。员工如需使用车辆，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门主管审批后交办公室安排车辆。2.车辆使用规定驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆清洗干净，停放在指定位置，并将车辆钥匙交回办公室。严禁公车私用，如发现驾驶员私自将车辆借给他人使用或用于非工作目的，将严肃处理。3.车辆维护保养办公室应定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员应每日对车辆进行检查，发现问题及时报告并维修。车辆维修应选择正规的维修厂家，维修费用经办公室审核后报酒店领导审批。九、保密管理1.保密范围酒店保密信息包括酒店经营管理信息、客户信息、财务信息、技术信息、人事信息等涉及酒店商业秘密和敏感信息的内容。2.保密措施与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。对涉及保密信息的文件、资料、数据等进行加密存储和传输，限制访问权限。在办公区域设置保密标识，提醒员工注意保密。加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。3.保密制度执行员工应严格遵守保密制度，不得泄露酒店的保密信息。如因工作需要接触保密信息的，应经酒店领导批准，并采取必要的保密措施。发现有泄露保密信息的行为，应及时报告办公室，并追究相关人员的责任。