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文档简介
x集团出国管理制度一、总则(一)目的为规范X集团员工出国(境)行为,加强对出国(境)人员的管理,保障公司合法权益,提高出国(境)活动的效率和质量,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于X集团及所属各子公司、分公司的全体员工。(三)基本原则1.遵守国家法律法规和外事纪律,维护国家尊严和公司形象。2.按照规定的程序和权限审批,严格控制出国(境)人数、时间和费用。3.以工作需要为导向,注重出国(境)实效,确保出国(境)任务顺利完成。二、出国审批程序(一)申请员工因工作需要出国(境),应提前填写《X集团员工出国(境)申请表》,详细说明出国(境)的目的、行程安排、境外停留时间、费用预算等内容,并附相关证明材料。申请表需经所在部门负责人审核同意后,报公司外事管理部门。(二)初审公司外事管理部门对员工的出国(境)申请进行初审,重点审核申请的必要性、行程安排的合理性、费用预算的合规性等。初审通过后,提交公司分管领导审批。(三)审批公司分管领导根据外事管理部门的初审意见,对出国(境)申请进行审批。对于涉及重要业务、大额费用或敏感地区的出国(境)申请,需提交公司总经理办公会审议。审批通过后,由外事管理部门将审批结果通知申请人。(四)备案经审批同意出国(境)的员工,所在部门应将其出国(境)信息报公司人力资源部门备案。人力资源部门负责将出国(境)人员信息录入公司员工管理系统,并跟踪其出国(境)期间的工作情况。三、出国任务管理(一)任务明确出国(境)人员应在出国前明确出国任务,制定详细的工作计划和目标。工作计划应包括工作内容、工作进度安排、预期成果等,确保出国(境)任务与公司业务发展目标相一致。(二)任务执行出国(境)人员在境外期间应严格按照工作计划执行任务,积极开展工作交流与合作,确保各项工作顺利完成。如因特殊情况需要调整工作计划,应及时报公司外事管理部门批准。(三)任务总结出国(境)人员回国后,应在一周内提交出国(境)任务总结报告。总结报告应包括任务完成情况、工作成果、经验教训、存在问题及改进建议等内容。任务总结报告经所在部门负责人审核后,报公司外事管理部门备案。四、出国费用管理(一)费用预算出国(境)人员应根据出国(境)任务的实际需要,合理编制费用预算。费用预算应包括国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费、签证费、保险费等各项费用,并按照公司财务制度的规定进行分类核算。(二)费用审批出国(境)费用预算经所在部门负责人审核同意后,报公司财务部门审批。财务部门应严格审核费用预算的合理性和合规性,对于不符合规定的费用不予批准。费用预算批准后,出国(境)人员应严格按照预算控制费用支出。(三)费用报销出国(境)人员回国后,应在一个月内办理费用报销手续。报销时应提供真实、有效的票据和凭证,并按照公司财务制度的规定填写报销申请表。财务部门应认真审核报销凭证的真实性、合法性和完整性,对于不符合规定的报销凭证不予报销。(四)费用控制公司应加强对出国(境)费用的控制,严格执行费用审批制度,杜绝不合理的费用支出。对于超预算的费用支出,应按照公司相关规定进行审批,并说明原因。同时,公司应定期对出国(境)费用进行统计分析,总结经验教训,不断完善费用管理制度。五、外事纪律与安全管理(一)外事纪律出国(境)人员应严格遵守国家外事纪律,尊重驻在国的法律法规、风俗习惯和宗教信仰,不得从事有损国家尊严和公司形象的活动。在对外交往中,应保持谦虚谨慎、不卑不亢的态度,维护国家和公司的利益。(二)安全管理1.出国(境)人员应增强安全意识,注意人身安全和财产安全。在境外期间,应遵守当地的安全规定,避免前往危险地区和场所。2.公司应加强对出国(境)人员的安全教育,提高其安全防范能力。同时,应为出国(境)人员购买必要的保险,确保其在境外期间的人身和财产安全得到保障。3.出国(境)人员在境外遇到紧急情况或突发事件时,应及时向中国驻当地使领馆报告,并按照使领馆的指示和要求采取相应的措施。同时,应及时向公司外事管理部门报告,以便公司及时了解情况并提供必要的支持和帮助。六、回国管理(一)行程报告出国(境)人员回国后,应及时向公司外事管理部门报告回国行程及工作情况。如因特殊原因需要延长境外停留时间,应提前向公司外事管理部门申请,并说明原因。(二)工作交接出国(境)人员回国后,应与所在部门进行工作交接,将在境外期间的工作资料、文件、物品等移交给相关人员,并汇报工作进展情况和取得的成果。(三)考核评价公司人力资源部门应根据出国(境)人员的工作表现和任务完成情况,对其进行考核评价。考核评价结果将作为员工薪酬调整、晋升、奖励等的重要依据。七、违规处理(一)违规行为1.未经批准擅自出国(境)的。2.出国(境)期间违反国家法律法规、外事纪律或公司规章制度的。3.虚报出国(境)费用或骗取公司报销的。4.因个人原因给公司造成损失或不良影响的。(二)处理措施对于违反本制度的出国(境)人员,公司将视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分;情节严重的,将依法解除劳动合同,并追究其法律责任。同时,公司将追回违规发放的费用,并要求违规人员赔偿公司因此遭受的损失。八、附则(一)解释权本制度由X集团外事管理部门负责解释。(二)修订与补充本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的,按照国家法律法规、政策规定执行。同时,公司将根据实际情况对本制度进行修
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