某资讯公司费用管理制度

某资讯公司费用管理制度一、总则（一）目的为了加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某资讯公司及其下属各部门。（三）基本原则1.预算控制原则：各项费用支出应严格控制在预算范围内，无预算或超预算的费用原则上不予报销。2.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的凭证，确保费用支出真实发生。3.审批流程原则：严格按照规定的审批流程进行费用报销，未经审批或审批不全的费用不予报销。4.效益优先原则：费用支出应注重效益，优先保障公司业务发展和重点项目的资金需求。二、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据公司年度经营目标和本部门业务计划，编制下一年度的费用预算。2.费用预算应详细分类，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、会议费、培训费等，并明确各项费用的预算金额和预算依据。3.费用预算编制完成后，应提交至财务部进行审核。财务部根据公司财务状况和资金安排，对各部门的费用预算进行汇总、平衡，并提出审核意见。4.经审核后的费用预算报公司管理层审批后，作为本年度费用控制的依据。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的费用预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应提前提交书面申请，说明调整原因和调整金额，经财务部审核后报公司管理层审批。2.财务部应定期对各部门的费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。3.对于预算执行进度缓慢的部门，财务部应及时发出预警通知，督促其加快预算执行进度，确保全年费用预算目标的实现。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场环境变化、政策调整、公司业务拓展等不可抗力因素，导致原预算无法执行或需要调整的，各部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并提供相关证明材料。3.财务部收到预算调整申请后，应进行审核，并根据公司实际情况提出审核意见。审核通过后的预算调整申请报公司管理层审批。4.经批准后的预算调整应及时下达给各部门，并作为费用控制的依据。三、费用报销审批流程（一）一般费用报销流程1.费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并粘贴好相关凭证。2.将填写完整的费用报销单提交至部门负责人审批。部门负责人应根据公司规定和本部门实际情况，对费用报销的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。3.部门负责人审批通过后，将费用报销单提交至财务部审核。财务部主要审核费用报销凭证的真实性、合法性、有效性，以及费用报销是否符合公司相关制度和预算规定。如审核通过，财务部在费用报销单上签署审核意见；如审核不通过，财务部应注明原因，并将费用报销单退回给费用报销人。4.财务部审核通过后，费用报销单提交至公司管理层审批。公司管理层根据公司财务状况和费用控制要求，对费用报销进行最终审批。如审批通过，公司管理层在费用报销单上签署审批意见；如审批不通过，公司管理层应注明原因，并将费用报销单退回给费用报销人。5.费用报销人持经公司管理层审批通过的费用报销单到财务部办理报销手续。财务部根据审批意见，按照公司财务制度的规定，将报销款项支付给费用报销人。（二）特殊费用报销流程1.对于金额较大（超过[具体金额]）的费用报销、涉及重大项目的费用报销或存在争议的费用报销，应实行特殊审批流程。2.费用报销人填写费用报销单，并提供详细的费用支出说明和相关证明材料。3.将费用报销单提交至部门负责人审批。部门负责人应组织相关人员对费用支出的必要性、合理性进行论证，并签署审批意见。4.部门负责人审批通过后，将费用报销单提交至财务部审核。财务部除进行常规审核外，还应组织相关人员对费用支出的真实性、合法性进行调查核实。如审核通过，财务部在费用报销单上签署审核意见；如审核不通过，财务部应注明原因，并将费用报销单退回给费用报销人。5.财务部审核通过后，费用报销单提交至公司管理层审批。公司管理层应组织相关部门负责人和专业人员对费用支出进行会审，并根据会审结果签署审批意见。如审批通过，公司管理层在费用报销单上签署审批意见；如审批不通过，公司管理层应注明原因，并将费用报销单退回给费用报销人。6.费用报销人持经公司管理层审批通过的费用报销单到财务部办理报销手续。财务部根据审批意见，按照公司财务制度的规定，将报销款项支付给费用报销人。四、费用报销标准（一）办公费1.办公用品：公司统一采购的办公用品，由行政部门负责管理和发放。各部门根据实际需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。办公用品费用在办公费预算范围内实报实销。2.办公设备：办公设备的购置应按照公司固定资产管理制度的规定进行审批和采购。办公设备的维修、保养费用在办公费预算范围内实报实销。3.印刷费：印刷资料、文件等应事先填写印刷申请表，经部门负责人审批后交行政部门统一安排印刷。印刷费用在办公费预算范围内实报实销。（二）差旅费1.交通工具：员工因公务出差，应根据实际情况选择合适的交通工具。乘坐飞机应经公司管理层批准，乘坐火车软卧、高铁一等座等应符合公司规定的标准。差旅费中的交通费用按照实际发生金额报销，但不得超过以下标准：飞机经济舱：根据出差目的地和行程安排，按照公司规定的标准报销。火车软卧：根据出差目的地和行程安排，按照公司规定的标准报销。高铁一等座：根据出差目的地和行程安排，按照公司规定的标准报销。其他交通工具：按照实际发生金额报销，但不得超过同类交通工具的经济舱或二等座票价。2.住宿费：员工因公务出差，住宿费按照以下标准报销：一线城市：[具体金额]元/天二线城市：[具体金额]元/天三线及以下城市：[具体金额]元/天住宿费应提供正规发票，并按照实际住宿天数报销。如因特殊情况超过标准的，应事先经公司管理层批准。3.餐饮补贴：员工因公务出差，按照以下标准享受餐饮补贴：一线城市：[具体金额]元/天二线城市：[具体金额]元/天三线及以下城市：[具体金额]元/天餐饮补贴包含在差旅费中，不再另行报销餐饮费用。（三）业务招待费1.业务招待应严格遵循必要性、合理性原则，用于公司业务拓展、客户关系维护等活动。2.业务招待费的报销应提供真实、合法的发票，并注明招待对象、招待事由、招待时间等信息。3.业务招待费的报销标准如下：单次招待费用在[具体金额]元以下的，由部门负责人审批。单次招待费用在[具体金额]元以上至[具体金额]元的，由部门负责人审核后报公司分管领导审批。单次招待费用在[具体金额]元以上的，由部门负责人审核，公司分管领导审核后报公司总经理审批。（四）会议费1.会议的召开应提前填写会议申请表，说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息，并经部门负责人审批。2.会议费应包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、餐饮、住宿等费用。会议费的报销应提供真实、合法的发票，并按照实际发生金额报销。3.会议费的报销标准如下：一般性会议：按照实际发生金额报销，但不得超过预算安排。大型会议：应事先制定详细的会议预算，经公司管理层审批后执行。会议费用在预算范围内实报实销。（五）培训费1.员工参加培训应事先填写培训申请表，经部门负责人审批后报人力资源部备案。2.培训费用应包括培训课程费用、培训教材费用、培训场地租赁费用、培训期间的餐饮和住宿费用等。培训费用的报销应提供真实、合法的发票，并按照实际发生金额报销。3.培训费用的报销标准如下：内部培训：按照实际发生金额报销，但不得超过预算安排。外部培训：应事先签订培训合同，明确培训费用、培训内容、培训时间等条款。培训费用在合同约定的范围内实报实销。五、费用报销凭证要求（一）发票1.费用报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票内容应与费用支出实际情况相符，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票。（二）其他凭证1.除发票外，费用报销还可能需要提供其他凭证，如收据、行程单、火车票、飞机票、住宿清单等。2.其他凭证应真实、合法、有效，并与费用支出相关联。3.对于无法取得发票的费用支出，应提供相关说明和证明材料，并经部门负责人和财务部审核后报公司管理层审批。六、费用报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[具体天数]个工作日内填写费用报销单，并按照审批流程提交审批。审批通过后，应及时到财务部办理报销手续。（二）差旅费报销员工出差结束后，应在[具体天数]个工作日内填写差旅费报销单，并按照审批流程提交审批。审批通过后，应及时到财务部办理报销手续。（三）其他费用报销对于其他特殊费用报销，如会议费、培训费等，应在相关活动结束后的[具体天数]个工作日内填写费用报销单，并按照审批流程提交审批。审批通过后，应及时到财务部办理报销手续。七、费用报销的监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对公司费用报销情况进行审计，检查费用报销是否符合公司相关制度和审批流程，费用支出是否真实、合理、合规。（二）财务检查财务部应定期对各部门的费用报销情况进行检查，核对费用报销凭证的真实性、合法性、有效性，以及费用报销是否符合公司预算规定和审批流程。（三）违规处理对于违反本制度规定的费用报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于：1.责令改正，要求报销人重新提供合法