外销业务管理制度

外销业务管理制度一、总则1.目的为规范公司外销业务流程，提高外销业务管理水平，增强公司在国际市场的竞争力，实现公司外销业务的可持续发展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有外销业务活动，包括但不限于外销订单的接收、评审、执行、出货、收款以及客户关系管理等环节。3.基本原则遵守国家法律法规及相关国际贸易规则，确保外销业务合法合规开展。以客户为中心，满足客户需求，提高客户满意度，维护公司良好的市场形象。加强内部协作与沟通，明确各部门职责，确保外销业务流程顺畅高效运行。注重风险防控，对业务过程中的各类风险进行有效识别、评估和应对，保障公司利益。二、组织与职责1.外销业务部门负责外销业务的开拓与市场调研，收集市场信息，寻找潜在客户，建立客户关系。接收客户订单，组织订单评审，确保订单内容清晰、准确、可行，并及时与客户沟通订单细节。负责合同的起草、签订与执行，跟踪订单生产进度，协调解决生产过程中的问题，确保按时、按质、按量完成订单任务。安排货物出运，办理报关、报检、货运代理等相关手续，确保货物顺利出口。负责与客户沟通货款回收情况，及时跟进逾期账款，采取有效措施催收回款，降低坏账风险。处理客户投诉与纠纷，维护良好的客户关系，及时反馈客户意见和市场动态信息给相关部门。2.市场部门协助外销业务部门进行市场调研，分析市场趋势和竞争对手情况，为外销业务提供市场情报支持。参与制定公司外销业务市场推广策略，协助开展各类市场推广活动，提升公司品牌在国际市场的知名度和影响力。3.生产部门根据外销订单要求，制定生产计划并组织生产，确保产品质量符合客户标准和相关国际标准。负责生产过程中的质量控制，及时解决生产过程中的质量问题，保证产品按时交付。与外销业务部门密切配合，协调生产进度与订单交货期，确保生产任务按时完成。4.采购部门根据外销订单需求，负责原材料及零部件的采购工作，确保采购物资的质量、价格和供应及时性。与供应商建立良好的合作关系，管理采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。5.质量控制部门制定并执行外销产品的质量检验标准和检验流程，对外销产品进行严格的质量检验，确保产品质量合格。参与订单评审，从质量角度提出意见和建议，协助解决生产过程中的质量问题。负责对不合格产品进行评审和处理，跟踪整改措施的执行情况，防止不合格产品流出公司。6.财务部门负责外销业务的财务核算，按照相关会计准则和财务制度记录和处理外销业务的收入、成本、费用等财务事项。协助外销业务部门进行订单成本核算和报价，提供财务分析数据，为业务决策提供支持。负责外销货款的结算与管理，监控货款回收情况，对逾期账款进行预警并协助催收。办理外销业务相关的税务申报与缴纳手续，确保公司税务合规。7.物流部门负责货物的仓储管理，确保货物存储安全、有序，做好货物出入库记录。根据外销业务部门的出货指令，安排货物运输，选择合适的运输方式和物流合作伙伴，确保货物按时、安全送达目的地。协助办理货物运输过程中的相关手续，如提单签发、运输保险等。三、外销业务流程1.客户开发与订单接收外销业务部门通过多种渠道积极开展市场调研，收集潜在客户信息，包括客户需求、采购偏好、市场份额等。根据市场调研结果，制定客户开发计划，主动与潜在客户进行沟通，介绍公司产品和服务优势，建立初步客户联系。当收到客户订单意向时，外销业务人员应及时与客户沟通，详细了解订单具体要求，包括产品规格、数量、价格、交货期、包装要求、运输方式等，并记录在订单意向表中。将订单意向表提交给外销业务部门负责人进行初步审核，审核内容包括订单的可行性、客户信用状况等。对于初步审核通过的订单意向，及时与客户进一步沟通确认订单细节，形成正式订单。2.订单评审外销业务部门将正式订单提交给相关部门进行评审，评审部门包括市场部门、生产部门、采购部门、质量控制部门、财务部门等。各评审部门按照各自职责对订单进行评审，重点关注以下方面：市场部门：评估订单对公司市场份额和品牌形象的影响，以及市场需求和价格合理性。生产部门：审核订单生产任务的可行性，评估现有生产能力能否满足订单交货期要求，提出生产计划建议。采购部门：审查订单所需原材料及零部件的采购可行性，评估供应商供应能力和交货期，提出采购计划建议。质量控制部门：确定订单产品的质量检验标准和检验流程，评估产品质量风险，提出质量控制措施建议。财务部门：进行订单成本核算和利润分析，评估订单的财务可行性，提出报价和收款建议。各评审部门在规定时间内完成评审，并将评审意见反馈给外销业务部门。外销业务部门负责汇总各部门评审意见，组织相关部门进行沟通协调，解决评审过程中出现的问题。根据评审结果，若订单可行，由外销业务部门与客户签订销售合同；若订单存在问题无法满足，外销业务部门应及时与客户沟通协商，调整订单条款或放弃订单。3.订单执行外销业务部门将签订的销售合同副本分别发送给生产部门、采购部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，作为各部门执行订单的依据。生产部门根据订单要求和生产计划安排组织生产，确保产品质量和生产进度。在生产过程中，及时与外销业务部门沟通生产进展情况，如遇生产问题影响交货期，应提前通知外销业务部门，共同协商解决方案。采购部门按照采购计划及时采购订单所需原材料及零部件，确保生产物资的供应及时性和质量可靠性。与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题，如遇供应商交货延迟等情况，及时反馈给外销业务部门和生产部门。质量控制部门按照质量检验标准和检验流程对外销产品进行全程质量监控，包括原材料检验、生产过程检验、成品检验等。对检验过程中发现的不合格产品，及时通知生产部门进行整改，确保产品质量符合客户要求。外销业务部门定期跟踪订单执行情况，及时协调解决各部门之间出现的问题，确保订单按时、按质、按量完成。同时，与客户保持密切沟通，及时反馈订单执行进展情况，解答客户疑问。4.出货管理在订单产品生产完成并经检验合格后，外销业务部门通知物流部门安排货物出运。物流部门根据外销业务部门提供的出货信息，包括货物清单、包装要求、运输方式、目的地等，做好货物出运前的准备工作，如安排货物仓储、办理运输手续等。外销业务部门负责办理货物报关、报检等相关手续，确保货物出口符合国家法律法规和相关政策要求。在报关报检过程中，提供准确、完整的货物信息和相关单证，配合海关、检验检疫机构等部门的工作。货物出运后，外销业务部门及时获取货运提单等运输单据，并将相关信息传递给客户，以便客户及时了解货物运输情况。同时，做好货物出运记录，包括出货日期、运输方式、提单号码等。5.收款管理财务部门根据销售合同约定的收款方式和收款期限，及时跟踪外销货款的回收情况。外销业务部门协助财务部门做好货款催收工作，在货物出运后，按照合同约定及时向客户发出收款通知，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，外销业务人员应积极与客户沟通，了解逾期原因，采取有效措施催收回款。财务部门定期对外销货款回收情况进行统计分析，对于逾期账款达到一定期限的客户，及时发出预警通知给外销业务部门和相关管理层，并协助制定催收方案。如客户出现财务困难或恶意拖欠货款等情况，外销业务部门和财务部门应共同研究应对措施，必要时通过法律途径维护公司权益。6.客户关系管理外销业务部门负责建立和维护客户档案，记录客户基本信息、采购历史、订单执行情况、客户反馈等内容，以便对客户进行全面了解和管理。定期对客户进行回访，了解客户对公司产品和服务的满意度，收集客户意见和建议，及时反馈给相关部门进行改进。通过客户回访，加强与客户的沟通与互动，维护良好的客户关系。对于重要客户，制定专门的客户维护计划，提供个性化的服务和支持，增强客户忠诚度。积极参与客户组织的各类商务活动，加强与客户的合作与交流。及时处理客户投诉与纠纷，以积极、负责的态度解决客户问题，避免客户投诉升级。在处理客户投诉过程中，认真倾听客户诉求，分析问题原因，采取有效措施加以解决，并将处理结果及时反馈给客户，确保客户满意。四、风险管理1.风险识别外销业务部门应定期对业务过程中的风险进行识别，重点关注以下风险因素：市场风险：包括市场需求变化、市场竞争加剧、汇率波动、贸易政策调整等。信用风险：客户信用状况不佳导致货款无法按时回收，形成坏账。生产风险：生产过程中出现质量问题、生产延误、原材料供应短缺等影响订单按时交付。采购风险：供应商违约、采购价格波动、采购物资质量不合格等。物流风险：货物运输过程中出现延误、损坏、丢失等情况。法律风险：国际贸易法律法规变化、合同纠纷、知识产权纠纷等。2.风险评估针对识别出的风险因素，采用定性与定量相结合的方法进行风险评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类分级，如高风险、中风险、低风险，以便采取相应的风险应对措施。3.风险应对对于高风险事项，制定专项风险应对方案，采取积极有效的措施进行防范和控制。例如，针对汇率波动风险，可以通过外汇套期保值等金融工具进行规避；对于客户信用风险，加强客户信用调查与评估，建立客户信用档案，采取合适的信用政策和收款措施。对于中风险事项，密切关注风险变化情况，制定相应的风险监控措施，及时调整应对策略。如定期跟踪市场动态，及时调整产品价格和市场策略应对市场风险；加强生产过程监控，提前储备原材料应对生产风险等。对于低风险事项，保持适当关注，在日常业务操作中进行常规管理和控制。如加强与物流合作伙伴的沟通协调，确保货物运输安全等。五、信息管理1.客户信息管理外销业务部门负责收集、整理和维护客户信息，包括客户基本资料、联系方式、采购偏好、交易记录等。建立客户信息数据库，确保客户信息的安全存储和有效共享。客户信息应严格保密，未经授权不得泄露给第三方。定期对客户信息进行更新和完善，及时跟踪客户动态，为客户关系管理提供准确的信息支持。2.订单信息管理外销业务部门负责订单信息的记录和管理，包括订单接收、评审、执行、出货、收款等全过程的信息。建立订单管理系统，对订单信息进行实时跟踪和监控，确保各部门能够及时获取订单相关信息，协同工作。定期对订单信息进行统计分析，总结订单执行过程中的经验教训，为业务决策提供数据支持。3.市场信息管理市场部门负责收集、分析和整理国际市场信息，包括市场需求、市场趋势、竞争对手动态、行业政策等。定期发布市场信息报告，为外销业务部门提供市场情报支持，帮助业务人员了解市场动态，制定合理的市场策略。鼓励公司员工积极关注市场信息，及时反馈有价值的市场信息线索，形成全员参与市场信息管理的良好氛围。六、合同管理1.合同签订外销业务部门负责起草销售合同，合同内容应明确双方权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。销售合同起草完成后，提交给公司法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。经法律顾问审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订。签订后的合同原件应妥善保管，及时将合同副本分发给相关部门作为执行依据。2.合同执行各相关部门按照销售合同约定履行各自职责，确保合同顺利执行。外销业务部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。在合同执行过程中，如遇合同变更事项，如产品规格调整、交货期变更、价格变动等，外销业务部门应及时与客户协商，签订合同变更协议，并按照合同变更流程进行审批和执行。3.合同归档合同执行完毕后，外销业务部门负责将合同相关资料进行整理归档，包括合同原件、订单、往来函件、运输单据、收款记录等。合同档案应妥善保管，按照公司档案管理规定进行分类存放，便于查阅和追溯。合同档案的保管期限应符合法律法规和公司规定要求。七、绩效考核1.考核指标外销业务部门绩效考核指标主要包括销售额、利润额、新客户开发数量、客户满意度、货款回收率等。市场部门绩效考核指标包括市场调研质量、市场推广效果、市场信息反馈及时性等。生产部门绩效考核指标包括产品按时交付率、产品合格率、生产成本控制等。采购部门绩效考核指标包括采购物资质量合格率、采购成本降低率、供应商交货及时率等。质量控制部门绩效考核指标包括产品检验合格率、质量问题处理及时率等。财务部门绩效考核指标包括财务核算准确性、资金周转率、税务合规性等。物流部门绩效考核指标包括货物按时出运率、货物运输损坏率等。2.考核周期绩效考核周期为月度考核与年度考核相结合。月度考核于次月上旬进行，年度考核于次年1月份进行，年度考核结果根据全年各月度考核成绩综合评定。3.考核方法采用定量与定性相结合的考核方法，定量指标根据实际完成数据进行评分，定性指标通过部门自评、上级评价、客户评价等方式进行综合评定。各部门应在考核周期结束后及时提交绩效考核自评报告，详细说明各项指标