委外加工管理办法

委外加工管理办法一、总则1.目的为了规范公司委外加工业务的管理，确保委外加工产品的质量、交期和成本控制，提高公司整体运营效率，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司所有委外加工业务的管理，包括原材料、半成品、成品的委外加工。3.职责分工采购部门负责委外加工供应商的开发、评估、选择和采购合同的签订。跟踪委外加工订单的执行情况，协调解决与供应商之间的问题。生产部门负责委外加工任务的下达，明确加工要求、数量、交期等。对委外加工产品进行检验和验收，确保产品质量符合要求。质量部门制定委外加工产品的质量标准和检验规范。对委外加工过程进行质量监督和检验，对不合格产品提出处理意见。财务部门负责委外加工费用的核算和支付。对委外加工成本进行分析和控制。二、委外加工供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司委外加工需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括企业概况、生产能力、质量控制水平、价格水平等。组织相关部门对初步筛选合格的供应商进行实地考察，评估其生产设施、工艺流程、质量管理体系、人员素质等方面是否符合公司要求。2.供应商评估建立供应商评估体系，从质量、交期、价格、服务等方面对供应商进行定期评估。质量评估：根据委外加工产品的质量标准，对供应商提供的样品或小批量试制品进行检验，评估其产品质量稳定性。交期评估：统计供应商过去的交货准时率，分析其生产计划安排和执行能力。价格评估：对比不同供应商的报价，评估其价格合理性和成本控制能力。服务评估：考察供应商在沟通协作、售后服务等方面的表现。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门会同相关部门确定合格供应商名单，并建立供应商档案。优先选择质量可靠、交期稳定、价格合理、服务良好的供应商作为委外加工合作伙伴。与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品质量要求、交期要求、价格条款、付款方式、违约责任等。4.供应商管理采购部门定期对供应商进行跟踪和评价，及时了解其生产经营状况和合作表现。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，提出整改要求，如仍无改进，可考虑淘汰。建立供应商信息变更管理机制，当供应商的基本信息、生产能力、质量控制等发生变化时，要求其及时通知公司，并重新进行评估和审核。三、委外加工业务流程1.委外加工申请生产部门根据生产计划和实际生产能力，如需委外加工，填写委外加工申请表，详细说明委外加工的产品名称、规格型号、数量、加工要求、预计交期等。将委外加工申请表提交给采购部门，采购部门审核其合理性和必要性。2.供应商选择与订单下达采购部门根据委外加工申请表，从合格供应商名单中选择合适的供应商，并向其下达委外加工订单。委外加工订单应明确产品要求、数量、交期、价格、质量标准、包装要求等详细信息，确保供应商准确理解订单内容。3.生产过程跟踪采购部门负责跟踪委外加工订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度、质量状况等。生产部门可根据需要安排专人到供应商处进行实地监督，确保加工过程符合要求。质量部门在必要时对委外加工过程进行质量抽检，发现问题及时要求供应商整改。4.产品检验与验收委外加工产品完成后，供应商应按照公司要求进行自检，合格后通知公司进行验收。质量部门依据质量标准和检验规范对委外加工产品进行检验，可采用全检、抽检等方式。对于检验合格的产品，出具检验报告；对于不合格产品，质量部门应及时与供应商沟通，分析原因，提出处理意见，如返工、换货、降价处理等。5.入库与结算验收合格的委外加工产品，由生产部门办理入库手续，填写入库单。财务部门根据采购合同、入库单、发票等进行委外加工费用的核算和支付。采购部门对委外加工业务进行总结分析，评估供应商的表现，为后续合作提供参考。四、委外加工产品质量控制1.质量标准制定质量部门根据产品特点和客户要求，制定委外加工产品的质量标准，明确产品的外观、尺寸、性能、包装等方面的要求。将质量标准以书面形式提供给供应商，并与供应商进行沟通，确保其理解并能够按照标准进行生产。2.过程质量控制质量部门在委外加工过程中进行定期或不定期的质量抽检，检查供应商的生产工艺执行情况、原材料使用情况、人员操作规范等。要求供应商建立质量检验记录，记录原材料检验、过程检验、成品检验等情况，以便公司进行追溯和审核。对于发现的质量问题，质量部门及时向供应商反馈，要求其采取纠正措施，并跟踪整改情况，直至问题解决。3.成品检验委外加工产品完工后，供应商必须进行成品检验，确保产品质量符合公司要求。公司质量部门按照规定的检验程序和方法对成品进行验收，可采用检验量具、测试设备等进行检测。对验收合格的产品，质量部门出具检验合格报告；对不合格产品，按照不合格品管理程序进行处理。五、委外加工成本控制1.成本预算财务部门会同采购部门、生产部门等，根据委外加工产品的工艺要求、原材料价格、加工费用等因素，制定委外加工成本预算。成本预算应包括原材料成本、加工费用、运输费用、包装费用、检验费用等各项支出。2.价格谈判采购部门在选择供应商和下达订单时，与供应商进行价格谈判，争取合理的价格。参考市场价格水平、供应商成本结构等因素，通过招标、比价等方式确定最优价格。3.成本核算与分析财务部门定期对委外加工成本进行核算，与成本预算进行对比分析，找出成本差异的原因。对于成本超支的情况，分析是由于原材料价格上涨、加工费用增加、生产效率低下等原因导致的，并采取相应的措施进行控制。4.成本控制措施优化委外加工流程，提高生产效率，降低加工成本。加强对原材料采购的管理，降低原材料采购成本。与供应商协商，争取更有利的价格条款和付款方式，合理控制资金成本。六、委外加工合同管理1.合同签订采购部门与供应商签订委外加工合同，合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交期、质量标准、包装要求、付款方式、违约责任等内容。合同签订前，采购部门应会同相关部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、公平合理。2.合同执行合同签订后，双方应严格按照合同约定执行。采购部门负责跟踪订单执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同要求组织生产，确保产品质量和交期，如遇特殊情况需要变更合同条款，应及时与公司协商并签订补充协议。3.合同变更与解除在合同执行过程中，如因市场需求变化、产品设计变更、不可抗力等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。如因一方严重违约或其他原因需要解除合同，应按照合同约定和相关法律法规办理解除手续，并承担相应的责任。4.合同归档采购部门负责委外加工合同的归档管理，将合同文本、相关附件、变更协议、解除协议等资料整理成册，妥善保存。合同归档期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和追溯。七、委外加工风险管理1.风险识别采购部门、生产部门、质量部门等应定期对委外加工业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、交期风险、成本风险等。关注市场动态、供应商经营状况、行业竞争态势等外部因素的变化，及时发现潜在风险。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。3.风险应对针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，如供应商违约可能导致重大损失的情况，可采取增加备用供应商、签订风险防范条款等措施。对于质量风险，加强质量控制和检验，要求供应商提供质量担保等。对于交期风险，建立预警机制，及时与供应商沟通协调，必要时调整生产计划。对于成本风险，加强成本核