泸贵-公路养护档案管理细则

泸贵-公路养护档案管理细则一、总则（一）目的为加强泸贵公路养护档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公路养护工作中的作用，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于泸贵公路养护过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则泸贵公路养护档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公路养护工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则涵盖公路养护工作的各个环节和方面，保证档案资料的全面性。4.规范性原则档案的形成、整理、归档、保管和利用等工作应遵循统一的标准和规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善泸贵公路养护档案管理制度，并组织实施。2.负责对公路养护档案工作进行业务指导和监督检查。3.集中统一管理泸贵公路养护档案，包括档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。4.定期对档案进行鉴定，及时销毁已失去保存价值的档案。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）养护部门职责1.负责本部门在公路养护工作中形成档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.确保本部门档案资料的真实性、完整性和规范性。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本细则，严格履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、登记、编目、上架等工作。3.做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全。4.积极为档案利用者提供服务，做好档案查阅、借阅等登记工作。5.参与档案的鉴定和销毁工作。三、档案的收集（一）收集范围1.公路养护计划、方案、总结等文件材料。2.公路巡查记录，包括日常巡查、专项巡查等记录。3.养护工程施工文件，如施工图纸、施工组织设计、施工日志、工程变更记录等。4.养护工程质量检验评定资料，包括原材料检验报告、分项分部工程质量检验评定表等。5.养护工程验收文件，如竣工验收报告、交工验收证书等。6.公路病害处理记录，包括病害发生情况、处理措施及效果等。7.养护机械设备管理文件，如设备台账、维修保养记录等。8.安全生产管理文件，如安全检查记录、事故处理报告等。9.物资管理文件，如物资采购计划、入库出库记录等。10.与公路养护相关的其他文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，分类存放，便于移交。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料应及时收集，每月定期移交档案管理部门。2.养护工程结束后，相关部门应在规定时间内将工程档案资料整理齐全并移交档案管理部门。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照公路养护工作的职能和业务范围，分为养护计划与总结类、巡查记录类、养护工程类、质量检验评定类、验收类、病害处理类、机械设备管理类、安全生产管理类、物资管理类等。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如养护工程类可分为工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（三）整理方法1.对收集到的档案资料进行清理，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准对文件进行分类，同一类文件按时间顺序排列。3.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编制文件目录，目录应包含文件编号、题名、日期、保管期限等内容。5.对整理好的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。五、档案的归档（一）归档要求1.各部门应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.归档的档案资料应符合整理要求，手续齐全。3.档案管理部门应对归档的档案资料进行认真核对，确保档案的质量。（二）归档时间1.年度档案应在次年上半年完成归档。2.养护工程档案应在工程竣工验收后三个月内完成归档。（三）归档程序1.各部门填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行清点、核对，无误后在移交清单上签字确认。3.将归档的档案资料按照分类顺序上架存放，并更新档案目录。六、档案的保管（一）保管期限1.泸贵公路养护档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公路养护的重要文件、历史资料、具有长期查考利用价值的文件等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括养护工程的主要文件、一般的技术资料等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性的文件、临时性的记录等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别和保管期限进行分类存放。（三）保管期限的调整1.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行检查和评估，根据实际情况调整保管期限。2.对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。七、档案的利用（一）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案资料的复制服务，复制件应加盖档案管理部门印章。（二）利用手续1.查阅档案时，利用者应出示有效证件，填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等信息。2.借阅档案时，利用者应填写借阅申请表，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，并经部门负责人签字同意。3.复制档案时，利用者应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可进行复制。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关规定进行管理，限制利用范围。2.未经档案管理部门同意，不得擅自将档案资料带出档案库房或转借他人。3.不得在档案资料上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.对保管期限已满但仍有一定参考价值的档案，可延长保管期限或转为其他保管方式。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.经单位负责人批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时登记注销，确保档案管理的准确性。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立泸贵公路养护档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数据录入：将纸质档案的内容录入到档案管理信息系统中，建立电子档案数据库。2.档案信息检索：利用档案管理信息系统提供的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。3.档案信息共享：通过网络平台，实现档案信息在相关部门之间的共享，提高工作协同效率。4.档案安全管理：采取必要的安全措施，确保档案电子数据的安全，防止数据丢失、泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时准确地录入和更新档案信息。3.建立健全档案信息化管理制度，加强对档案电子数据的备份和维护，确保数据的完整性和可用性。十、附则（一）解释权本细则由泸贵公路养护档案管理部门负责解释。（二）实施