备用金管理制度

备用金管理制度一、总则（一）目的为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司各部门及员工因工作需要借用备用金的情况。

（三）基本原则1.专款专用原则：备用金应严格按照规定用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据不同业务需求，设定合理的备用金限额，避免备用金过多或过少影响工作开展。3.及时报账原则：借用备用金的人员应在规定时间内报账核销，不得拖延。4.责任追究原则：对备用金管理中出现的违规行为，将追究相关人员的责任。

二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等费用支出，且数额较大、支付频繁的岗位或业务。2.确有必要预先借支资金开展临时性工作或项目的情况。

（二）申请流程1.申请人填写《备用金借款申请表》，详细说明借款用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借款的必要性、合理性进行审核，并签署意见。3.申请表经部门负责人审核通过后，报财务部门。财务部门对借款金额、资金来源等进行审核，并根据公司资金状况决定是否批准借款。4.财务部门审核通过后，报公司主管领导审批。主管领导根据公司整体资金安排和业务需求，做出最终审批决定。

（三）审批权限1.备用金借款金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.借款金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门负责人审核，公司主管领导审批。3.借款金额超过[X]元的，需经公司总经理审批。

三、备用金的核定与发放（一）备用金限额核定1.财务部门根据各部门的业务特点、工作需求以及历史费用支出情况，对备用金限额进行核定。2.备用金限额一般按照一个月的日常费用支出额度进行设定，但对于业务量较大或有特殊需求的部门，可适当提高限额。3.备用金限额一经核定，原则上一年内不作调整。如因业务发展、工作变动等原因需要调整限额的，部门应提前向财务部门提出申请，经审核批准后进行调整。

（二）备用金发放1.经审批通过的备用金借款申请，财务部门根据核定的金额，将备用金发放至申请人指定的银行账户或支付给申请人现金。2.发放备用金时，财务部门应做好相关记录，包括借款日期、借款人、借款金额、用途等，并将借款凭证交借款人签字确认。

四、备用金的使用与管理（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：因业务需要发生的招待客户的餐饮、礼品、娱乐等费用。3.零星采购费：采购办公用品、低值易耗品、小额设备等费用。4.其他经公司批准的临时性费用支出。

（二）使用规定1.备用金必须专款专用，不得用于个人消费或与工作无关的支出。2.借款人员应按照借款用途合理使用备用金，严格控制费用支出，确保每一笔支出都真实、合法、有效。3.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请追加备用金或采用其他支付方式，不得擅自超支。4.在使用备用金过程中，如遇特殊情况需要调整用途的，应及时向财务部门说明情况，并重新办理审批手续。

（三）日常管理1.借款人员应妥善保管备用金，不得遗失或被盗。如发生备用金丢失或被盗的情况，应立即向财务部门报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等。由此造成的损失，由借款人承担。2.财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查和监督，发现问题及时与借款人员沟通并要求整改。3.各部门负责人应协助财务部门做好备用金的管理工作，督促本部门借款人员及时报账核销，确保备用金的安全和合理使用。

五、备用金的报账与核销（一）报账期限1.一般情况下，备用金借款人员应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门报账核销。2.对于差旅费借款，应在出差返回后的[X]个工作日内报账；对于业务招待费借款，应在招待事项结束后的[X]个工作日内报账；对于零星采购借款，应在采购完成并取得有效发票后的[X]个工作日内报账。

（二）报账要求1.报账人员应提供真实、合法、有效的原始凭证，包括发票、收据、清单等，并在凭证上注明用途、金额、日期等信息。2.原始凭证应粘贴整齐、规范，不得随意涂改、刮擦或挖补。3.报账人员应填写《备用金报账申请表》，详细说明报账金额、用途、报销凭证张数等信息，并将申请表与原始凭证一并提交至财务部门。

（三）核销流程1.财务部门收到报账申请后，对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括凭证的格式、内容、印章、签字等是否符合规定，发票是否为正规发票，金额是否与实际业务相符等。2.经审核无误后，财务部门根据公司财务制度和相关规定进行账务处理，冲减备用金借款。如报账金额小于借款金额，应收回多余款项；如报账金额大于借款金额，应补足差额。3.备用金核销后，财务部门应在借款凭证上加盖"已核销"章，并将相关资料存档保管。

六、备用金的清理与盘点（一）定期清理1.财务部门应定期对备用金进行清理，每季度末对各部门及员工的备用金使用情况进行一次全面清查。2.清理内容包括备用金的借款金额、报账情况、未报账金额、借款期限等，对于超过报账期限未报账的备用金，应及时与借款人员沟通，督促其报账核销。

（二）年终盘点1.每年年末，财务部门应组织对备用金进行全面盘点，确保备用金账实相符。2.盘点时，借款人员应提供备用金余额及相关支出凭证，由财务人员进行核对。如发现账实不符的情况，应查明原因，并及时进行调整。3.备用金盘点结束后，财务部门应编制《备用金盘点报告》，详细说明盘点情况、存在问题及处理建议等，并报公司领导审阅。

七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对备用金的管理情况进行审计监督，检查备用金的申请、审批、使用、报账、核销等环节是否符合本制度规定，是否存在违规行为。

（二）财务检查财务部门应加强对备用金的日常管理和检查，定期对备用金的使用情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。

（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用备用金的行为，如挪用备用金、超支不报账、虚假报账等，财务部门应责令其限期改正，并追回违规使用的资金。2.对情节较轻的违规行为，给予相关责任人警告处分；对情节严重的违规行为，除追回资金外，给予相关责任人记过、记大过、降职、撤职等处分，并视情节轻重追究其经济责任。3.如因备用金管理不善给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任