分公司办公室管理制度

分公司办公室管理制度一、总则1.目的为规范分公司办公室的各项工作，提高工作效率，确保办公室各项职能的有效履行，营造良好的工作环境，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于分公司办公室全体员工及在办公室区域内办公的其他人员。3.管理原则高效规范原则：优化工作流程，明确岗位职责，确保各项工作高效、有序、规范开展。服务至上原则：以服务分公司各部门及员工为宗旨，积极主动提供优质、高效的服务。团结协作原则：倡导团队合作精神，加强部门之间、员工之间的沟通协作，共同完成工作任务。勤俭节约原则：合理利用资源，降低办公成本，杜绝浪费现象。

二、组织架构与职责1.组织架构分公司办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政、人事、财务、后勤等岗位。2.职责分工办公室主任全面负责办公室的日常管理工作，制定办公室工作计划并组织实施。协调分公司各部门之间的工作关系，保障各项工作顺利进行。负责与总公司及其他相关单位的沟通协调工作。审核办公室各项文件、报告及费用支出。完成分公司领导交办的其他工作任务。办公室副主任协助主任开展工作，负责分管工作的具体组织实施。负责办公室文件、资料的审核把关工作。组织办公室内部会议及活动，传达上级指示精神。及时向主任汇报工作进展情况及存在的问题。行政岗位负责分公司行政事务的处理，包括办公用品采购、固定资产管理、办公设备维护等。安排分公司会议、接待等活动，做好会议记录及相关服务工作。负责分公司文件的收发、登记、传阅、归档等工作。维护分公司办公区域的环境卫生及安全秩序。人事岗位负责人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。建立和完善员工档案，办理员工入职、离职、调动等手续。组织开展员工培训与发展活动，提升员工素质和能力。负责员工关系管理，处理员工投诉与纠纷。财务岗位负责分公司财务预算、核算、报销等工作，编制财务报表。严格执行财务制度，审核各项费用支出，确保财务数据准确无误。协助办公室主任做好财务分析工作，为分公司决策提供财务支持。后勤岗位负责分公司食堂、宿舍等后勤保障工作，确保员工生活需求。管理分公司车辆，做好车辆调度、维护及安全管理工作。负责分公司各类物资的采购、保管及发放工作。

三、办公秩序管理1.考勤制度员工应严格遵守分公司的考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。员工请假需提前填写请假申请表，按照审批权限报相关领导批准。请假一天以内由部门负责人批准，请假一天以上由分公司领导批准。因特殊情况无法提前请假的，应在上班后半小时内电话告知部门负责人，并在当天内补办请假手续。办公室负责对员工考勤情况进行记录和统计，每月公布考勤结果。对迟到、早退、旷工等违反考勤制度的行为，按照分公司相关规定进行处理。2.工作纪律员工应遵守国家法律法规和分公司各项规章制度，自觉维护办公秩序。工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、看视频等。保持办公区域安静，不得大声喧哗、争吵打闹。严格遵守保密制度，妥善保管公司机密文件和资料，不得泄露公司商业秘密。3.办公环境管理员工应保持个人办公区域整洁卫生，物品摆放整齐有序。爱护办公设施设备，不得随意损坏或丢弃。如发现设施设备损坏，应及时通知行政人员进行维修。节约使用办公用品，如纸张、笔墨、电脑耗材等。提倡双面打印、复印，减少浪费。下班后应关闭电脑、打印机、空调等电器设备，切断电源，关好门窗。

四、文件与档案管理1.文件管理文件的起草、审核与发布分公司各类文件由相关部门负责起草，经部门负责人审核后，报办公室主任或分公司领导审批。重要文件需经分公司领导签发后发布，一般文件由办公室主任签发后发布。文件发布后，办公室应及时进行编号、登记，并印发至相关部门和人员。文件的传阅与处理办公室收到文件后，应按照文件的传阅范围及时进行传阅，并做好传阅记录。各部门和人员在收到文件后，应认真阅读文件内容，按照文件要求及时处理，并在规定时间内将文件返回办公室。对需要办理的文件，承办部门应明确办理责任人，制定办理计划，确保文件得到及时、有效的处理。文件的归档与保管文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，交办公室统一保管。办公室应按照档案管理的有关规定，对文件进行分类、编号、装订，建立健全档案管理制度，确保文件档案的安全与完整。2.档案管理档案的收集与整理各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期将本部门形成的文件、资料、合同等档案材料移交办公室。办公室对收集到的档案材料进行整理、分类、编号，编制档案目录，建立档案台账。档案的保管与查阅办公室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。严格档案查阅制度，因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经部门负责人和办公室主任批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。档案管理人员应做好档案查阅记录，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。档案的销毁对已超过保管期限或失去保存价值的档案，由办公室提出销毁意见，报分公司领导批准后进行销毁。档案销毁应指定专人负责，严格按照规定程序进行，确保档案销毁过程的安全、保密。销毁档案时，应填写档案销毁清单，由监销人员签字确认。

五、会议管理1.会议类型分公司会议主要包括总经理办公会、部门例会、专题会议等。2.会议组织总经理办公会由分公司总经理主持，办公室负责会议的组织安排，包括会议通知、会议记录、会议纪要整理等工作。部门例会由各部门负责人主持，本部门员工参加，办公室负责协调会议时间和场地。专题会议根据工作需要由相关领导或部门组织召开，办公室协助做好会议筹备工作。3.会议通知会议组织部门应提前[X]个工作日将会议通知发送至参会人员，通知内容包括会议时间、地点、主题、参会人员等。如遇会议时间、地点等变更，应及时通知参会人员。4.会议记录与纪要会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，印发至参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议决议事项的责任部门、责任人及完成时间。5.会议决议执行各部门和人员应认真落实会议决议，按照会议要求及时开展工作。办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，定期向分公司领导汇报会议决议的执行进展情况。对未按时完成会议决议的部门和人员，按照分公司相关规定进行督促和问责。

六、办公用品与固定资产管理1.办公用品管理办公用品的采购行政人员应根据办公用品的使用情况，定期编制办公用品采购计划，经办公室主任审核后报分公司领导审批。按照审批后的采购计划，通过招标、询价等方式选择合格的供应商进行采购。采购过程中应严格控制采购成本，确保办公用品的质量。办公用品的发放行政人员应建立办公用品发放台账，对办公用品的发放情况进行详细记录。员工领取办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到行政人员处领取。行政人员应根据办公用品的库存情况和员工实际需求，合理发放办公用品，避免浪费。办公用品的使用与节约员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费现象。如发现办公用品损坏或丢失，应及时报告行政人员。提倡节约使用办公用品，如纸张、笔墨、电脑耗材等。可重复使用的办公用品应尽量重复使用，减少浪费。2.固定资产管理固定资产的购置各部门因工作需要购置固定资产的，应提前填写固定资产购置申请表，经部门负责人审核后报办公室主任和分公司领导审批。办公室根据审批后的购置申请表，按照分公司固定资产采购管理规定进行采购。采购过程中应严格控制采购成本，确保固定资产的质量和性能。固定资产的登记与入账固定资产购置后，行政人员应及时进行验收，并填写固定资产验收单。财务人员根据固定资产验收单和发票等相关凭证，及时进行固定资产的登记入账，建立固定资产台账。固定资产的使用与维护各部门负责本部门固定资产的日常使用和维护管理，确保固定资产的正常运行。行政人员应定期对固定资产进行检查和维护，及时发现并解决存在的问题。对需要维修的固定资产，应及时联系专业维修人员进行维修。固定资产的盘点与清查办公室应定期组织固定资产盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。固定资产盘点结束后，行政人员应编制固定资产盘点报告，对盘点结果进行详细记录。如发现固定资产盘盈、盘亏等情况，应查明原因，及时进行处理。

七、车辆管理1.车辆调度办公室负责分公司车辆的调度管理工作，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门因工作需要使用车辆的，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人签字后报办公室。办公室根据车辆使用情况进行调度安排，并及时通知驾驶员。2.车辆使用规定驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。车辆使用过程中，驾驶员应保持车辆整洁卫生，定期进行车辆保养和维护。严禁驾驶员酒后驾车、疲劳驾车、超速行驶等违规行为。如因驾驶员违规操作导致交通事故，驾驶员应承担相应的责任。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆停放在指定地点，并做好车辆的清洁、检查和交接工作。3.车辆维修与保养驾驶员发现车辆故障或需要进行维修保养时，应及时报告办公室。办公室根据车辆实际情况，安排车辆到指定的维修厂进行维修保养。车辆维修保养费用由办公室统一审核报销，维修厂应提供详细的维修清单和发票。办公室应建立车辆维修保养档案，记录车辆的维修保养情况，以便跟踪管理。4.车辆安全管理驾驶员应定期对车辆进行安全检查，确保车辆安全设施齐全有效。办公室应加强对驾驶员的安全教育培训，提高驾驶员的安全意识和应急处理能力。如发生车辆交通事故，驾驶员应立即报告办公室和相关部门，并积极配合处理事故。办公室应及时向上级领导汇报事故情况，并按照相关规定进行处理。

八、食堂与宿舍管理1.食堂管理食堂应严格遵守食品安全卫生法规，确保食品质量和安全。食堂工作人员应持健康证上岗，定期进行体检和培训，保持个人卫生。食堂应合理安排膳食，注重营养搭配，提供多样化的菜品。员工应自觉遵守食堂就餐秩序，爱护食堂设施设备，保持食堂环境卫生。办公室负责对食堂的运营情况进行监督检查，定期收集员工对食堂的意见和建议，及时改进食堂工作。2.宿舍管理分公司为员工提供宿舍的，员工应遵守宿舍管理制度，爱护宿舍设施设备。员工应保持宿舍整洁卫生，不得在宿舍内大声喧哗、吵闹，影响他人休息。严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为，确保宿舍用电安全。员工应妥善保管个人财物，做好宿舍防盗工作。宿舍管理人员应定期对宿舍进行检查，维护宿舍秩序，及时发现并解决存在的问题。

九、费用报销管理1.报销原则费用报销应严格遵守国家法律法规和分公司财务制度，确保报销凭证真实、合法、有效。费用报销应按照规定的审批流程进行，未经审批的费用不得报销。费用报销应严格控制开支标准，不得超标准报销费用。2.报销流程员工发生费用支出后，应及时填写费用报销申请表，并附上相关的发票、收据等报销凭证。费用报销申请表经部门负责人审核签字后，报办公室主任或分公司