公司合同印章管理规定

公司合同印章管理规定一、总则1.目的为加强公司合同印章的管理，规范合同印章的使用流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的各类合同、协议、意向书等法律文件（以下统称"合同"）的印章管理。3.基本原则合同印章管理遵循依法合规、严格审批、专人负责、防范风险的原则。

二、合同印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外签订的各类合同、协议等重要法律文件，具有最高的法律效力。2.合同专用章专门用于公司签订合同，表明合同的签订主体为公司，具有特定的法律效力。3.法定代表人章用于公司法定代表人在合同等法律文件上的签字，代表公司行使法定代表人的职权。

三、合同印章的刻制与备案1.印章刻制公司合同印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，按照国家相关规定选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.备案登记印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格、启用时间等信息进行登记备案，并将印章的电子版留存归档。同时，将印章的刻制情况告知公司财务、法务等相关部门。

四、合同印章的保管1.保管部门公司公章由行政部门指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.保管要求保管人员应设立专门的印章保管台账，详细记录印章的使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，确保印章的安全。严禁将印章带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司的，必须经公司总经理批准，并办理相关借用手续，且由保管人员亲自携带，确保印章始终处于保管人员的视线范围内。保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应及时办理交接手续，交接双方应在印章保管台账上签字确认，并由监交人监督交接过程。

五、合同印章的使用1.使用流程申请：合同承办部门或人员根据合同签订需要，填写《合同印章使用申请表》，详细注明合同名称、编号、签订主体、签订时间、使用印章种类、使用事项等内容，并由部门负责人签字确认。审批：对于一般合同，由合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于重大合同、涉及金额较大的合同或其他重要合同，由合同管理部门负责人审核签字后，报分管领导审核，再由公司总经理审批。盖章：经审批同意后，合同承办部门或人员持《合同印章使用申请表》及合同文本等相关资料到印章保管部门办理盖章手续。印章保管人员应认真核对申请表及合同文本等资料的内容，确认无误后，在合同规定的盖章位置加盖相应印章，并在申请表上注明盖章日期。登记：印章保管人员在盖章后，应及时在印章保管台账上进行登记，详细记录印章的使用情况。2.使用限制合同印章必须在公司内部规定的使用范围内使用，严禁用于与公司经营活动无关的事项。未经公司总经理批准，严禁在空白合同文本上加盖合同印章。严禁擅自将合同印章借给其他单位或个人使用。

六、合同印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、业务调整等原因需要停用合同印章的，由行政部门及时通知印章保管部门，并收回印章。印章保管部门应将停用印章的名称、编号、停用时间等信息进行登记备案，并将印章封存。2.销毁对于停用的合同印章，由行政部门会同法务部门按照国家相关规定进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。销毁记录应留存归档，以备查阅。

七、监督检查与责任追究1.监督检查公司审计部门、法务部门负责对合同印章的管理情况进行定期或不定期的监督检查，检查内容包括印章的保管、使用、停用、销毁等环节。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.责任追究对于违反本规定，擅自使用合同印章、将印章带出公司使用、在空白合同文本上加盖印章等行为，给公司造成损失的，将依法追究相关责任人的法律责任。印章保管人员因保管不善，导致印章丢失、被盗用等情况发生的，应及时报告公司领导，并采取相应措施防止损失扩大。同时，将视情节轻重追究保管人员的责任。

八、附则1.本规定由公司行政部门负责解释和修订。2.本规定自发布之日起生效实施。

以上是一份公司合同印章管