日常各项费用报销制度

日常各项费用报销制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范各项费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司资金的安全与有效使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各项费用报销。3.基本原则（1）真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关票据应真实、合法、有效。（2）合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和业务实际需要，杜绝不合理的开支。（3）合规性原则：报销流程和手续应符合国家法律法规及公司内部制度的要求。

二、费用报销分类及标准1.差旅费（1）定义：员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（2）交通费用乘坐飞机：根据职级和实际需要，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前申请并获得批准。乘坐火车：职级较高员工可乘坐软卧，其他员工原则上乘坐硬卧。如因特殊情况需乘坐高铁一等座或动车一等座的，需说明理由并经批准。市内交通：在出差目的地市内，可根据实际情况报销出租车费、地铁费、公交车费等。（3）住宿费用根据不同地区和职级设定住宿标准。一线城市及经济发达地区，一般员工住宿标准为[X]元/天，中层管理人员为[X]元/天，高层管理人员为[X]元/天。二线及以下城市相应标准可适当降低。同性员工两人以上一同出差的，应根据职级合理安排住宿房间，尽量合住以节约费用。（4）餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴。一般地区补贴标准为[X]元/天，特殊地区（如一线城市）补贴标准为[X]元/天。已享受公司提供餐饮的，不再发放餐饮补贴。2.业务招待费（1）定义：公司为开展业务活动，招待客户、合作伙伴等所发生的费用。（2）审批流程业务招待前，需填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人、分管领导审批后，方可进行招待。单次业务招待费超过[X]元的，需经总经理审批。（3）费用标准业务招待应根据实际情况合理安排，避免铺张浪费。招待费用应与业务活动的规模和性质相匹配。严禁以业务招待为名进行私人宴请。3.办公费（1）定义：公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等用品费用。（2）采购及报销流程各部门根据实际需求填写《办公用品采购申请单》，经部门负责人审批后，统一由行政部门采购。行政部门应建立办公用品库存台账，定期盘点。采购的办公用品应及时入库，并办理领用手续。员工报销办公费用时，应提供有效的发票及明细清单，并在发票上注明用途。（3）费用控制行政部门应根据公司实际情况，制定合理的办公用品年度预算，并严格控制费用支出。鼓励员工节约使用办公用品，避免浪费。4.通讯费（1）定义：员工因工作需要使用手机、固定电话等发生的通讯费用。（2）补贴标准根据员工职级设定通讯补贴标准。一般员工每月补贴[X]元，中层管理人员每月补贴[X]元，高层管理人员每月补贴[X]元。员工凭通讯费用发票报销，实际报销金额不得超过补贴标准。如当月通讯费用低于补贴标准，按实际发生额报销；如高于补贴标准，超出部分由员工自理。5.差旅费（1）定义：员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（2）交通费用乘坐飞机：根据职级和实际需要，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前申请并获得批准。乘坐火车：职级较高员工可乘坐软卧，其他员工原则上乘坐硬卧。如因特殊情况需乘坐高铁一等座或动车一等座的，需说明理由并经批准。市内交通：在出差目的地市内，可根据实际情况报销出租车费、地铁费、公交车费等。（3）住宿费用根据不同地区和职级设定住宿标准。一线城市及经济发达地区，一般员工住宿标准为[X]元/天，中层管理人员为[X]元/天，高层管理人员为[X]元/天。二线及以下城市相应标准可适当降低。同性员工两人以上一同出差的，应根据职级合理安排住宿房间，尽量合住以节约费用。（4）餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴。一般地区补贴标准为[X]元/天，特殊地区（如一线城市）补贴标准为[X]元/天。已享受公司提供餐饮的，不再发放餐饮补贴。6.车辆费用（1）定义：公司车辆使用过程中发生的加油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等。（2）车辆使用规定公司车辆由行政部门统一管理和调度，使用前需填写《车辆使用申请单》，注明使用时间、事由、目的地等，经部门负责人审批后，方可使用。车辆使用人应严格遵守交通法规，确保车辆安全。因违规产生的罚款等费用由使用人自行承担。（3）费用报销加油费、过路费、停车费等凭有效发票报销，发票上应注明车辆车牌号。车辆维修保养费需提供维修清单和发票，经行政部门审核后报销。维修费用较大的，需提前申请并获得批准。车辆保险费由公司统一支付，如因特殊情况需个人垫付的，凭发票报销。7.培训费（1）定义：公司为员工提供培训所发生的费用，包括培训课程费用、教材费、讲师费、差旅费等。（2）培训申请员工参加外部培训前，需填写《培训申请表》，注明培训内容、培训时间、培训地点、预计费用等，经部门负责人、分管领导审批后，方可参加培训。培训费用超过[X]元的，需经总经理审批。（3）费用报销培训结束后，员工应及时提交培训发票、培训证书等相关资料进行报销。报销金额应与审批的预算相符。对于公司内部组织的培训，相关费用由公司统一列支。

三、费用报销流程1.报销人整理票据报销人应在费用发生后及时收集相关票据，并按照类别和时间顺序进行整理。票据应真实、合法、有效，发票上应注明公司名称、日期、项目、金额等信息。2.填写报销单报销人根据费用情况填写《费用报销单》，详细注明费用明细、金额、报销事由、报销日期等，并在报销单上签字。3.部门负责人审批部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。部门负责人应重点审查费用是否与业务相关，是否符合公司规定。4.财务审核财务部门对报销单据的合法性、合规性、准确性进行审核。审核内容包括票据是否真实有效、报销金额是否符合标准、报销流程是否完整等。如发现问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关资料。5.分管领导审批对于重要费用或金额较大的报销事项，需经分管领导审批。分管领导应从公司整体利益出发，对报销事项进行综合考虑并做出审批决定。6.总经理审批（如需）单次费用报销超过一定金额（如[X]元）的，需经总经理审批。总经理对重大费用支出具有最终决策权。7.报销支付经各级审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排报销支付。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户。

四、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，特殊情况需提前说明原因并经批准。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销申请，应及时安排支付。如遇特殊情况需要延长审核时间的，应向报销人说明原因。

五、票据要求1.所有报销票据必须是国家税务部门统一监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据，发票内容应填写完整、清晰，不得涂改。2.发票上应加盖发票专用章，印章应清晰可辨。对于没有发票专用章或印章不清晰的发票，财务部门有权拒收。3.除发票外，如有其他相关附件（如合同、协议、清单等），应与发票一并提供，以证明费用的真实性和合理性。附件应加盖相关单位公章或业务专用章。4.对于国外发票，需提供中文翻译件，并经翻译机构盖章确认。同时，应提供相关的支付凭证和出入境记录等资料，以证明费用的真实性。

六、违规处理1.对于违反本制度进行报销的行为，一经发现，财务部门有权拒绝报销，并追回已报销的款项。2.对于故意提供虚假票据、虚报费用等违规行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。如涉及违法犯罪行为的，将依法移交司法机关处理。3.对于因审核不严导致违规报销