行政后勤类管理规章制度

行政后勤类管理规章制度一、总则1.目的为了加强公司行政后勤管理，规范各项工作流程，提高工作效率，降低运营成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规章制度。2.适用范围本规章制度适用于公司全体员工以及公司行政后勤相关的各项事务。3.基本原则以人为本原则：充分考虑员工需求，提供优质服务，保障员工权益。规范高效原则：明确各项工作标准和流程，确保工作有序进行，提高工作效率。勤俭节约原则：合理利用资源，降低消耗，杜绝浪费。安全第一原则：加强安全管理，确保公司人员、财产和环境安全。

二、办公环境管理1.办公区域布局根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公位置。办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合消防安全要求。2.办公设施配备为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，并确保设备正常运行。根据工作需要，合理配置文件柜、书架等储物设施，方便员工存放文件和资料。3.环境卫生维护全体员工应保持办公区域的环境卫生，做到桌面整洁、地面干净、文件摆放整齐。公司定期安排专人进行公共区域的清洁卫生工作，包括走廊、会议室、卫生间等。禁止在办公区域内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。4.绿化与美化在办公区域适当摆放绿色植物，营造舒适的办公环境。保持办公区域内的墙面、门窗等整洁美观，如有损坏应及时维修或更换。

三、办公用品管理1.办公用品采购行政部门负责制定办公用品采购计划，根据库存情况和员工需求，定期采购办公用品。采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应及时性。采购过程中应严格遵守公司的采购流程，填写采购申请单，经相关领导审批后进行采购。2.办公用品库存管理设立办公用品仓库，对采购的办公用品进行分类存放，并建立库存台账，记录办公用品的出入库情况。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏，应及时查明原因并进行处理。3.办公用品发放员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取办公用品。行政部门按照审批后的申请表发放办公用品，并在库存台账上记录发放情况。对于限量使用的办公用品，如打印纸、墨盒等，应严格控制发放数量，避免浪费。4.办公用品使用与节约员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。如发现办公用品损坏或丢失，应及时报告行政部门。提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用。可双面打印、复印文件，充分利用电子文档进行资料存储和传递。

四、会议管理1.会议分类公司会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括周会、月会、季度会等；不定期会议根据工作需要临时召开。会议还可分为公司级会议、部门级会议和专项会议等。2.会议组织行政部门负责公司会议的统筹安排，确定会议时间、地点、参会人员等，并提前通知相关人员。对于重要会议，应提前准备会议资料，如会议议程、汇报材料、决议事项等，并确保资料准确、完整。根据会议需要，安排会议记录人员，负责记录会议内容、决议事项等。3.会议纪律参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后离开。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。4.会议决议执行与跟踪会议结束后，行政部门应及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给参会人员和相关部门。各部门应按照会议决议，认真落实各项工作任务，并及时向行政部门反馈工作进展情况。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，确保各项工作任务按时完成。

五、文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。行政文件包括公司制度、通知、报告、请示等；业务文件包括各类业务合同、协议、项目文档等；财务文件包括财务报表、预算、审计报告等；人事文件包括员工档案、劳动合同、考勤记录等。2.文件起草与审核文件起草人应根据工作需要，按照公司文件格式和要求起草文件，并确保文件内容准确、清晰、完整。文件起草完成后，应提交给相关部门负责人进行审核。审核人应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件符合公司政策和实际情况。3.文件审批与签发根据文件性质和重要程度，按照公司审批流程进行文件审批。审批通过后，由公司领导或授权人进行签发。文件签发后，应加盖公司公章或相关部门印章，确保文件的有效性。4.文件发放与存档行政部门负责文件的发放工作，根据文件的发放范围，将文件发送给相关部门和人员，并做好发放记录。文件发放后，行政部门应及时将文件进行存档，建立文件档案管理制度，便于文件的查阅和管理。5.文件借阅与归还因工作需要借阅文件的人员，应填写文件借阅申请表，经部门负责人审批后到行政部门办理借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或擅自复印、传播。如需延长借阅期限，应提前向行政部门申请。文件借阅期限届满后，借阅人员应及时归还文件，行政部门应对归还的文件进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。

六、档案管理1.档案分类公司档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。文书档案包括公司各类文件、会议记录、工作计划、总结等；业务档案包括业务合同、协议、项目文档、客户资料等；财务档案包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；人事档案包括员工个人信息、简历、培训记录、绩效考核等。2.档案收集与整理各部门应指定专人负责本部门档案的收集和整理工作，确保档案资料的完整性和准确性。行政部门定期对各部门提交的档案进行汇总和整理，按照档案分类标准进行分类编号，建立档案目录。3.档案保管与存储公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保档案的安全保管。档案应按照类别和年度进行存放，便于查找和管理。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。4.档案查阅与利用因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审批后到行政部门办理查阅手续。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经行政部门同意，并按照规定进行登记。档案管理人员应严格遵守档案查阅制度，为查阅人员提供必要的帮助和服务，确保档案的合理利用。5.档案销毁对于已过保管期限或失去保存价值的档案，由行政部门提出销毁申请，经公司领导审批后进行销毁。档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。

七、车辆管理1.车辆配置与调度根据公司业务需要，合理配置公务车辆，并建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养情况等。行政部门负责车辆的调度工作，根据工作任务和用车需求，合理安排车辆使用。用车部门应提前填写用车申请表，经部门负责人审批后提交给行政部门。行政部门根据用车申请表，结合车辆使用情况和驾驶员安排，及时调度车辆，并通知用车部门和驾驶员。2.驾驶员管理驾驶员应具备合法的驾驶资格，遵守交通法规，确保行车安全。行政部门负责对驾驶员进行日常管理，包括安全教育、培训、考核等。驾驶员应定期参加安全学习和培训，提高安全意识和驾驶技能。驾驶员应按时完成车辆的日常保养和维护工作，确保车辆性能良好。如发现车辆故障或安全隐患，应及时报告行政部门并进行维修。3.车辆使用费用管理车辆使用费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等。行政部门应建立车辆费用台账，记录车辆各项费用支出情况。燃油费实行定额管理，根据车辆型号和使用情况，核定每月燃油定额。驾驶员应凭加油发票报销燃油费，报销金额不得超过定额标准。过路费、停车费等实报实销，驾驶员应在每次用车后及时报销相关费用，并附上用车申请表和发票等凭证。车辆维修保养应选择正规的维修厂家，维修费用应经行政部门审核后报销。对于大额维修费用，应提前报公司领导审批。4.车辆安全管理驾驶员应严格遵守交通规则，谨慎驾驶，确保行车安全。严禁酒后驾车、疲劳驾车、超速行驶等违规行为。车辆应定期进行安全检查，包括车辆制动系统、转向系统、灯光系统等，确保车辆安全性能良好。行政部门应制定车辆安全应急预案，如发生交通事故，驾驶员应及时报告行政部门，并按照应急预案进行处理。同时，应配合交警部门做好事故调查和处理工作。

八、印章管理1.印章种类与用途公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。公章用于公司对外发布的重要文件、信函、合同等；合同专用章用于签订各类业务合同；财务专用章用于财务结算、票据开具等；法人章用于特定的财务事项和法律文件。2.印章保管公司公章由行政部门指定专人负责保管，合同专用章由业务部门指定专人负责保管，财务专用章和法人章由财务部门指定专人负责保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。如因工作需要使用印章，应按照规定办理审批手续。3.印章使用审批使用公司印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，并按照审批流程进行审批。一般事项的印章使用，由部门负责人审批；重要事项的印章使用，需经公司领导审批。印章保管人员应严格按照审批后的申请表使用印章，并在印章使用登记表上进行登记，记录印章使用时间、使用人、使用事由等信息。4.印章使用监督行政部门应定期对印章使用情况进行检查和监督，确保印章使用符合规定。如发现印章使用不当或存在违规行为，应及时制止并追究相关人员的责任。同时，应采取措施防止印章被盗用、冒用等情况的发生。

九、安全保卫管理1.安全保卫制度建立健全公司安全保卫制度，明确安全保卫工作的职责和要求。安全保卫工作实行"预防为主、综合治理"的方针，确保公司人员、财产和环境安全。2.人员出入管理公司设立门禁系统，对人员出入进行管理。员工应佩戴工作证，经门禁系统验证后进入公司。外来人员进入公司，应先在门卫处登记，经被访部门或人员同意后，领取临时出入证，并在门卫的陪同下进入公司。严禁无关人员进入公司办公区域，如发现可疑人员，应及时报告公司保卫部门。3.巡逻与监控保卫部门应安排专人负责公司内部的巡逻工作，定时对办公区域、仓库、停车场等进行巡查，确保公司安全。在公司主要出入口、重要区域安装监控设备，24小时进行监控，发现异常情况及时报警并采取相应措施。4.消防安全管理公司应建立消防安全制度，配备必要的消防器材和设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等。定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。加强对消防设施的维护和管理，确保消防设施完好有效。严禁在消防通道内堆放杂物，确保消防通道畅通无阻。5.突发事件应急处理制定突发事件应急预案，包括火灾、盗窃、抢劫、自然灾害等突发事件的应急处置措施。发生突发事件时，公司员工应按照应急预案的要求，及时报告并采取相应的应急措施，保护公司人员和财产安全。公司保卫部门应在第一时间到达现场，配合相关部门进行调查和处理工作，并及时向上级领导报告事件情况。

十、附则1.制度修订与解释本规章制度由行政部门负责修订和解释。如有未尽事宜或需要调整的内容，行政部门应根据公司实际情况及时进行修订，并报公司领导审批后实施。本规章制度的修订和解释应遵循公司的管理要求和法律法规的规定，确保制度的科学性、合理性和有效性。2.制度