文书档案分类方案

文书档案分类方案一、方案目的为了科学、规范地整理和管理文书档案，提高档案的检索效率和利用价值，特制定本分类方案。本方案旨在明确文书档案的分类原则、方法和类目设置，确保档案的系统性、完整性和准确性，以便更好地为单位各项工作提供服务。

二、适用范围本分类方案适用于本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文书档案，包括收文、发文、内部文件、会议文件、人事档案相关文件、财务档案相关文件以及其他专门业务文件等。

三、分类原则1.遵循文件形成规律：按照文件产生的时间顺序、来源渠道以及工作流程等内在规律进行分类，保持文件之间的有机联系。2.结合实际工作需要：充分考虑本单位的工作职能、业务特点和档案管理要求，使分类便于档案的整理、保管和利用。3.具有逻辑性和系统性：分类体系应层次分明、结构合理，类目之间界限清晰，避免交叉和重复，确保档案的系统性和连贯性。4.保持相对稳定性：分类方案一旦确定，应在一定时期内保持相对稳定，以便于档案管理工作的持续开展和档案信息的积累。

四、分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先将档案按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限排列。

1.年度分类：根据文件形成的年度，将档案分为不同的年度类别。年度划分以文件的落款日期为准，对于跨年度的文件，一般归入文件内容针对的主要年度。例如，一件文件涉及20XX年和20XX+1年的工作，但主要内容是关于20XX年的工作，应归入20XX年度。2.机构（问题）分类：在每个年度内，按照本单位的内部机构设置或工作性质的不同问题进行分类。机构分类：按照单位的内设机构名称进行分类，如办公室、财务部、人力资源部、业务一部、业务二部等。每个机构下再根据工作内容和文件性质进一步细分。例如，办公室下可分为行政事务、文秘工作、信访接待等类别；财务部下可分为财务预算、会计核算、资金管理等类别。问题分类：对于没有明显内设机构划分或机构设置较简单的单位，可按照工作性质的不同问题进行分类。如综合管理、业务工作、党群工作、纪检监察等类别。每个类别下再根据具体工作内容细分小类。例如，业务工作类别下可分为业务项目一、业务项目二、业务项目三......等小类。3.保管期限分类：根据文件的重要程度和保存价值，将档案确定为不同的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对国家和社会具有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。如本单位的年度工作报告、重要会议纪要、机构演变文件、重大决策文件、历史统计资料等。长期保管：在相当长的时期内本单位需要查考利用的文件材料，列为长期保管。如本单位的一般性业务文件、重要合同协议、财务预决算文件等。短期保管：在较短时间内本单位需要查考利用的文件材料，列为短期保管。如一般性的通知、便函、临时性的工作安排文件等。

五、类目设置根据上述分类方法，设置以下类目：

（一）党群工作类1.党务工作上级党组织文件：上级党委、党工委等下发的关于党的建设、组织工作、宣传工作、纪检工作等方面的文件。本级党组织文件：本单位党委（总支、支部）形成的关于党组织建设、党员管理、党内活动安排等方面的文件，如党委工作计划、总结，党员发展、转正文件，党组织换届选举文件等。党员名册、党组织关系介绍信存根：记录本单位党员基本信息的名册以及党组织关系介绍信的存根。2.群团工作工会工作：本单位工会形成的关于工会组织建设、会员管理、职工权益维护、工会活动开展等方面的文件，如工会工作计划、总结，工会会员代表大会文件，职工福利相关文件等。共青团工作：本单位团委形成的关于共青团组织建设、团员管理、青年活动开展等方面的文件，如团委工作计划、总结，团员发展、推优文件，青年志愿者活动文件等。

（二）行政管理类1.综合管理单位文件：本单位制定的综合性规章制度、工作计划、总结、报告、大事记等文件。行政事务：关于单位行政事务管理的文件，如办公会议纪要、行政事务通知、车辆管理、办公用品采购、办公区域安全管理等方面的文件。信访工作：处理群众来信来访的相关文件，包括信访登记、处理结果、领导批示等。督查工作：关于单位内部督查工作的文件，如督查计划、督查报告、整改通知等。2.文秘工作公文处理：关于公文收发、登记、传阅、归档等环节的文件，包括收文登记簿、发文登记簿、公文处理单等。机要保密：涉及机要文件管理、保密制度、保密工作检查等方面的文件。档案管理：本单位档案管理工作形成的文件，如档案管理制度、档案工作年度计划、总结，档案人员岗位责任制等。信息工作：关于单位信息收集、整理、报送等方面的文件，如信息工作制度、信息报送情况统计等。3.人事管理人员编制：关于单位人员编制方案、调整文件等。干部任免：干部选拔任用、任免决定、考察材料等文件。人事调配：人员调入、调出、内部调动等相关手续文件。工资福利：工资调整方案、奖金分配办法、福利政策文件等。教育培训：职工培训计划、培训总结、培训教材等文件。考核奖惩：员工绩效考核办法、考核结果、奖惩决定等文件。人事档案：员工个人人事档案材料，包括履历表、学历学位证书复印件、职称评定材料、奖惩材料等。4.财务管理财务制度：本单位制定的财务管理制度、会计核算制度、财务审批制度等文件。预算管理：财务预算编制、执行、调整等方面的文件，如年度预算报告、预算执行情况分析报告等。会计核算：会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。资金管理：资金收支计划、资金调度、银行账户管理等方面的文件。资产管理：固定资产登记、清查、处置等方面的文件，如固定资产台账、资产清查报告、资产处置审批文件等。财务审计：内部审计、外部审计相关文件，如审计计划、审计报告、审计整改通知等。

（三）业务工作类1.业务一部业务项目一项目规划：关于业务项目一的规划、方案、可行性研究报告等文件。项目实施：项目实施过程中形成的文件，如项目进度报告、工作记录、协调会议纪要等。项目成果：项目完成后形成的成果报告、验收文件、效益评估报告等。业务项目二：参照业务项目一的分类方法，按照项目规划、实施、成果三个阶段进行分类。......2.业务二部：同业务一部的分类方式，根据本部业务项目的具体情况进行分类。业务项目一业务项目二......

（四）其他类1.声像档案：本单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，按照内容主题进行分类，如重大活动照片、会议录像、工作场景照片等，并注明拍摄时间、地点、人物等相关信息。2.实物档案：本单位获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物，按照颁发单位、颁发时间、奖项名称等进行分类登记，并附上简要说明。

六、档案编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案进行编号。编号采用"年度机构（问题）代码保管期限代码顺序号"的结构。

1.年度代码：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如"20"代表2020年。2.机构（问题）代码：根据机构（问题）分类类目，为每个类目赋予一个两位数字代码。例如，办公室代码为"01"，财务部代码为"02"，综合管理类代码为"03"，党务工作类代码为"11"等。3.保管期限代码：永久保管代码为"Y"，长期保管代码为"C"，短期保管代码为"D"。4.顺序号：按照每个类目下档案的排列顺序，从"001"开始依次编号。

例如，一份2021年办公室形成的长期保管的文件，编号为"2101C001"；一份2020年党群工作类中党务工作形成的永久保管的文件，编号为"2011Y001"。

七、档案整理与装订1.档案整理：在分类的基础上，对每份档案进行整理。归档文件应齐全完整，按照文件的形成时间顺序排列，去除文件上的金属物，破损的文件应进行修补或复制。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。2.档案装订：归档文件一般应采用左侧装订方式，使文件整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应注意保持文件的原貌，不要压字、掉页，装订线应距左侧边缘15mm，距上、下边缘各20mm。对于不宜装订的文件，如照片、图表等，应采用袋装、盒装等方式妥善保管，并在档案目录中注明其存放形式。

八、档案保管与利用1.档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.档案利用：建立健全档案利用制度，明确档案查阅、借阅的手续和流程。本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案部门查阅。外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，并经本单位分管领导批准。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。如需借阅档案，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无缺失、损坏。

九、方案实施与修订1.方案实施：本分类方案自发布之日起实施，各部门应按照本方案的要求，及时将本部门形成的文件材料整理归档，确保档案分类准确、整理规范。档案部门应加强对各部门档案工作的指导和监督，确保方案的有效执行。2.方案修订：随着单位工作的发展和档案管