人事档案借阅制度

人事档案借阅制度一、总则1.目的为了规范公司人事档案的借阅管理，确保人事档案的安全与完整，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工借阅人事档案的相关管理活动。3.基本原则严格审批原则：借阅人事档案必须经过严格的审批流程，确保借阅目的正当、合理。安全保密原则：借阅过程中要确保人事档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。限期归还原则：借阅人事档案必须在规定期限内归还，不得逾期。

二、档案借阅范围1.员工个人员工本人因工作需要查阅个人档案的，可申请借阅。员工在办理社会保险、住房公积金、职称评定、学历认证等相关手续，需要提供个人档案材料作为证明的，可申请借阅。2.公司内部部门人力资源部门因工作需要查阅员工档案进行人力资源规划、招聘、培训、绩效考核、薪酬管理等工作的，可申请借阅。其他部门因涉及员工劳动关系处理、劳动纠纷调查、员工背景审查等工作需要查阅员工档案的，可申请借阅。

三、借阅审批流程1.员工个人借阅员工本人填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅内容及预计归还时间。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据员工的实际工作需要，对借阅申请进行审批，并签署意见。部门负责人审批通过后，申请表交至人力资源部门档案管理专员。档案管理专员对申请进行复核，确认申请信息完整、准确后，报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人审批通过后，档案管理专员为员工办理档案借阅手续，并将档案借阅给员工。2.公司内部部门借阅借阅部门填写《人事档案借阅申请表》，明确借阅目的、借阅员工范围、借阅内容及预计归还时间等信息。将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人对借阅申请进行审核，确保借阅目的与部门工作相关，并签署意见。部门负责人审核通过后，申请表交至人力资源部门档案管理专员。档案管理专员对申请进行初步审核，重点审查借阅目的的合理性、借阅范围的必要性等，并报人力资源部门负责人审批。人力资源部门负责人审批通过后，申请表报公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体情况和借阅申请的重要性，进行最终审批。经公司分管领导审批通过后，档案管理专员为借阅部门办理档案借阅手续，并将档案借阅给借阅部门指定的专人。

四、借阅期限1.员工个人借阅人事档案，一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向人力资源部门提交书面申请，经批准后方可延长，但延长后的借阅期限最长不超过[X]个工作日。2.公司内部部门借阅人事档案，一般不超过[X]个工作日。因工作需要确需延长借阅期限的，应提前向人力资源部门提交书面申请，说明延长原因及预计延长时间，经人力资源部门负责人审核，报公司分管领导批准后方可延长，但延长后的借阅期限最长不超过[X]个工作日。

五、借阅要求1.借阅人责任借阅人应妥善保管所借阅的人事档案，不得擅自转借、拆封、涂改、污损、丢失档案材料。借阅人必须在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。借阅人在借阅档案期间，应严格遵守公司的保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。借阅人使用完档案后，应及时将档案归还至人力资源部门档案管理专员处，并办理归还手续。归还时，档案管理专员应认真核对档案材料的完整性和准确性。2.档案管理专员责任档案管理专员应按照借阅审批流程，认真审核借阅申请，确保借阅手续完备。档案管理专员应根据借阅人的需求，准确提供所需的档案材料，并做好借阅登记工作。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅内容、预计归还时间等信息。档案管理专员应定期对借出的档案进行跟踪催还，确保档案按时归还。如发现借阅人逾期未还，应及时向借阅人及所在部门发出催还通知。档案管理专员在收回档案后，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.保密要求人事档案属于公司机密文件，借阅人和档案管理专员在借阅和管理档案过程中，必须严格遵守保密规定。借阅人不得在非工作场所谈论档案内容，不得将档案带出公司规定的办公区域。档案管理专员应妥善保管档案库房钥匙，严格控制档案库房的访问权限，确保档案存放环境安全。对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案材料，借阅人和档案管理专员应采取更加严格的保密措施，防止信息泄露。

六、档案归还1.借阅人应在规定的借阅期限届满前，将借阅的人事档案归还至人力资源部门档案管理专员处。如因特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。2.档案管理专员在接收归还的档案时，应认真核对档案材料的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，应立即向借阅人查明原因，并报告人力资源部门负责人。3.借阅人归还档案时，应填写《人事档案归还登记表》，注明归还日期、档案材料是否完整等信息。档案管理专员核实无误后，在《人事档案归还登记表》上签字确认。4.档案管理专员将归还的档案及时归位，按照档案管理的要求进行整理和保管。

七、违规处理1.如有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法解除劳动合同，并追究相关法律责任：未经批准擅自借阅人事档案的；擅自转借、拆封、涂改、污损、丢失档案材料的；逾期未归还档案且未办理续借手续的；将档案内容泄露给无关人员的。2.因档案管理专员工作失误，导致档案借阅手续不规范、档案材料丢失或损坏等情况的，档案管理专员应承担相应的责任。公司将根据情节轻重，给予档案管理专员批