材料室样品管理制度

材料室样品管理制度一、总则1.目的为加强材料室样品的管理，确保样品的完整性、准确性和可追溯性，规范样品的采集、存储、使用、处置等环节，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于材料室各类样品的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品及相关标准样品等。3.职责分工材料室管理人员负责样品的日常管理工作，包括样品的接收、登记、存储、标识、发放、回收等。定期对样品进行盘点和检查，确保样品的数量和状态准确无误。协助相关部门进行样品的测试和分析工作。测试人员在使用样品进行测试前，应检查样品的状态和标识，确保样品符合测试要求。按照规定的测试方法和流程进行测试，如实记录测试数据，并对测试结果负责。测试完成后，及时将样品归还材料室，并做好相关记录。其他相关部门负责提出样品的采集需求，并配合材料室管理人员完成样品的采集工作。在使用样品时，应遵守本制度的相关规定，确保样品的正确使用和妥善保管。

二、样品采集1.采集计划根据工作需要，由相关部门提前制定样品采集计划，明确样品的名称、规格、型号、数量、采集地点、采集时间等信息。采集计划应经部门负责人审核批准后实施。2.采集流程准备工作：采集人员根据采集计划准备好必要的采集工具、容器、标签等。现场采集：采集人员按照规定的方法和程序在指定地点采集样品，确保样品具有代表性。样品标识：采集完成后，及时在样品容器上贴上标签，注明样品的名称、规格、型号、采集日期、采集地点、采集人等信息。样品封装：对采集的样品进行妥善封装，防止样品在运输和存储过程中受到损坏或污染。样品交接：采集人员将采集的样品连同相关记录及时交送至材料室，与材料室管理人员进行交接，并办理交接手续。

三、样品存储1.存储环境根据样品的特性和要求，设置合适的存储环境，确保样品的质量不受影响。存储环境应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度等条件应符合样品存储的要求。对于有特殊存储要求的样品，如易燃易爆品、有毒有害品等，应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的安全防护措施。2.存储方式分类存储：将样品按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于查找和管理。标识清晰：在样品存储区域设置明显的标识牌，注明样品的类别、名称、规格、型号等信息，确保样品标识清晰、易于识别。库存管理：建立样品库存台账，详细记录样品的出入库情况，包括样品名称、规格、型号、数量、出入库日期、经手人等信息。定期对样品进行盘点，确保账物相符。3.存储期限根据样品的性质和使用目的，确定样品的存储期限。存储期限应在样品标签或相关记录中明确标注。对于超过存储期限的样品，应进行定期检查和评估，如仍有使用价值，可延长存储期限；如已无使用价值，应按照规定进行处置。

四、样品标识1.标识内容样品标识应包含以下基本信息：样品名称、规格、型号、采集日期、采集地点、采集人、样品编号等。对于有特殊要求或追溯需要的样品，还应在标识中注明相关信息，如批次号、有效期等。2.标识方法样品标识应采用耐久性好的材料制作，如标签、标牌等。标识应牢固粘贴或悬挂在样品容器或存储区域明显位置，确保标识清晰、不易脱落。对于液体样品，可在样品容器上直接标注标识信息；对于固体样品，可采用标签粘贴在样品表面或包装上；对于大型设备或批量样品，可在设备或存储区域设置标识牌进行标识。3.标识变更当样品的信息发生变更时，如名称、规格、型号、采集日期等，应及时更新样品标识。更新标识时，应确保原标识信息可追溯，同时在新标识中注明变更的内容和日期。

五、样品发放1.发放流程申请：使用部门或人员根据工作需要填写样品发放申请表，注明样品名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。审核：材料室管理人员收到样品发放申请表后，对申请信息进行审核，确认样品库存情况和申请的合理性。如申请信息不完整或不符合要求，应及时与申请部门沟通并要求补充或修改。发放：审核通过后，材料室管理人员按照申请表的要求发放样品，并在样品发放登记表上记录发放日期、发放人、领取人、样品名称、规格、型号、数量等信息。签字确认：领取人在领取样品时，应在样品发放登记表上签字确认，确保样品的领取情况记录准确。2.发放限制样品发放应严格按照批准的申请数量进行，不得超量发放。如因特殊情况需要增加发放数量，应重新办理申请手续，并经相关领导批准。对于贵重或稀缺样品，应严格控制发放数量，并根据实际工作需要进行审批。发放的样品应确保质量合格，如发现样品存在质量问题或不符合要求，不得发放。

六、样品使用1.使用规范使用人员应按照规定的方法和流程使用样品，确保样品的正确使用和测试结果的准确性。在使用样品前，应仔细检查样品的状态和标识，如发现样品存在损坏、变质或标识不清等情况，应及时与材料室管理人员联系并更换样品。使用过程中，应严格遵守操作规程，不得擅自更改测试方法或程序。如需对测试方法进行调整，应经相关技术负责人批准，并做好记录。使用后的样品应妥善保管，不得随意丢弃或损坏。如需对样品进行处置，应按照本制度的相关规定办理手续。2.使用记录使用人员在使用样品过程中，应如实记录样品的使用情况，包括使用时间、使用人、使用目的、测试数据等信息。测试完成后，使用人员应及时将测试记录整理归档，并交送至相关部门或人员。材料室管理人员应定期对样品使用记录进行检查和核对，确保记录的完整性和准确性。

七、样品回收1.回收流程使用完毕：使用部门或人员在样品使用完毕后，应及时将样品归还材料室。检查验收：材料室管理人员在接收归还样品时，应对样品的状态和数量进行检查验收。如发现样品存在损坏、丢失或数量不符等情况，应及时与使用部门或人员沟通并查明原因。签字确认：验收合格后，材料室管理人员与使用人员在样品回收登记表上签字确认，完成样品回收手续。重新存储：回收的样品应按照规定的存储方式进行重新存储，确保样品的质量不受影响。2.特殊情况处理如因测试需要对样品进行部分消耗或损坏，使用部门或人员应在样品回收时向材料室管理人员说明情况，并提交相关证明材料。经材料室管理人员核实后，可根据实际情况进行处理。对于不再使用或已无保存价值的样品，使用部门或人员应填写样品处置申请表，经相关部门审批后，按照规定的处置方式进行处理。

八、样品处置1.处置方式报废：对于已损坏、变质、过期或无使用价值的样品，经相关部门审批后，可进行报废处理。报废样品应按照环保要求进行妥善处置，避免对环境造成污染。回收利用：对于部分可回收利用的样品，如废旧金属、塑料等，可按照相关规定进行回收利用，以降低成本和资源浪费。捐赠：对于一些仍有使用价值但本单位不再需要的样品，可考虑捐赠给相关单位或机构，实现资源共享。2.处置流程申请：使用部门或人员填写样品处置申请表，详细说明样品的名称、规格、型号、数量、处置原因、处置方式等信息，并提交相关证明材料。审核：材料室管理人员收到样品处置申请表后，对申请信息进行初步审核，核实样品的实际情况。如申请信息不完整或不符合要求，应及时与申请部门沟通并要求补充或修改。审核通过后，将申请表提交至相关部门进行审批。审批：相关部门根据样品的性质和处置方式，对申请表进行审批。审批过程中应充分考虑样品的价值、环保要求、安全风险等因素。如处置涉及贵重物品或对环境有较大影响的样品，应经单位领导批准。处置实施：经审批同意后，材料室管理人员按照批准的处置方式组织实施样品处置工作。在处置过程中，应做好相关记录，包括处置日期、处置人、处置方式、处置结果等信息。监督检查：相关部门应对样品处置过程进行监督检查，确保处置工作符合规定要求。如发现处置过程中存在违规行为，应及时制止并要求整改。

九、样品盘点与清查1.盘点计划材料室管理人员应定期制定样品盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员等信息。盘点计划应经部门负责人审核批准后实施。盘点周期一般为[具体时间周期，如季度、半年或年度]，特殊情况下可根据需要临时增加盘点次数。2.盘点方法实物盘点：对库存样品进行逐一清点，核对样品的名称、规格、型号、数量、状态等信息与库存台账记录是否一致。账目核对：将库存台账记录与相关凭证、报表等进行核对，检查账目记录的准确性和完整性。标识检查：检查样品标识是否清晰、准确，标识信息与样品实际情况是否相符。3.清查结果处理账物相符：如盘点结果表明账物相符，应在盘点记录上签字确认，并将盘点记录归档保存。账物不符：如发现账物不符，应及时查明原因，并填写样品盘点差异报告。差异报告应详细说明差异的情况、产生原因、处理建议等信息。处理措施：根据差异报告的处理建议，采取相应的处理措施。如因记录错误导致账物不符，应及时更正库存台账记录；如因样品丢失、损坏等原因导致账物不符，应查明责任，按照规定进行赔偿或处置，并对相关制度和流程进行完善。

十、监督与考核1.监督检查相关部门应定期对材料室样品管理工作进行监督检查，检查内容包括样品管理制度的执行情况、样品的采集、存储、使用、处置等环节的规范性、样品标识的准确性和完整性、库存台账的记录情况等。监督检查可采用现场检查、查阅记录、询问相关人员等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.考核评价建立样品管理工作考核评价机制，对材料室管理人员和相关部门的样品管理工作进行考核评价。考核评价指标包括样品管理的规范性、准确性、