行政采购管理制度

行政采购管理制度一、总则1.目的为规范公司行政采购工作，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，满足公司日常行政办公需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因行政办公需要进行的物资、服务采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购活动的公正性。效益原则：追求采购活动的经济效益和社会效益，降低采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。

二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购管理委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人组成。其职责包括：审议采购战略和采购政策。审批年度采购预算。决策重大采购项目，包括采购方式、供应商选择等。2.采购执行部门公司行政部门为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：根据公司需求，编制采购计划和采购申请。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。

三、采购流程1.采购计划编制各需求部门应于每月末根据本部门下月度行政办公需求，填写《采购需求申请表》，详细注明物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，提交至行政部门。行政部门汇总各需求部门的采购申请后，结合库存情况，编制月度采购计划。月度采购计划应包括采购项目、采购数量、采购预算、采购时间等内容，并报采购管理委员会审批。2.供应商选择与管理供应商寻找行政部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等信息。供应商筛选与评估根据采购项目的要求，对潜在供应商进行筛选。筛选标准可包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面。对筛选后的供应商进行实地考察或要求其提供相关资料进行评估，评估结果作为供应商选择的依据。供应商选择根据评估结果，选择合适的供应商。对于一般采购项目，可选择多家供应商进行询价比较，选择性价比最高的供应商；对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。供应商管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评估，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。3.采购实施采购申请审批采购计划经采购管理委员会审批通过后，行政部门根据采购计划向需求部门发放《采购申请审批表》。需求部门负责人对采购申请进行审核，签字确认后报分管领导审批。分管领导审批通过后，行政部门方可组织采购。采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。采购方式包括招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。竞争性谈判：适用于采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购谈判与合同签订对于采用招标、竞争性谈判等方式的采购项目，行政部门应组织相关人员与供应商进行谈判。谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购订单下达采购合同签订后，行政部门根据合同条款向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。4.采购验收验收准备采购物资到货前，行政部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门应安排熟悉物资情况的人员参与验收，并准备好验收所需的工具和资料。初步验收采购物资到货后，行政部门组织需求部门对物资的数量、规格、外观等进行初步验收。初步验收合格后，填写《物资初步验收单》。详细验收对于技术含量较高、质量要求严格的物资，需求部门应组织相关专业人员进行详细验收。详细验收可包括对物资的性能、功能、质量等方面进行测试和检验。详细验收合格后，填写《物资详细验收单》。验收结果处理如验收合格，行政部门应及时办理入库手续；如验收不合格，行政部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失的，公司有权按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。5.采购付款付款申请采购物资验收合格并办理入库手续后，供应商应向行政部门提交《付款申请单》，注明采购合同编号、物资名称、数量、金额、付款方式等信息。行政部门审核《付款申请单》及相关凭证（如采购合同、验收单、发票等）无误后，报财务部门。付款审批财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批通过后，财务部门办理付款手续。付款方式采购付款方式应根据合同约定执行，一般可采用支票、转账、电汇等方式。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式。

四、采购预算管理1.预算编制采购管理委员会应根据公司年度经营计划和行政办公需求，组织编制年度采购预算。年度采购预算应包括采购项目、采购数量、采购金额等内容，并明确各项采购预算的编制依据和计算方法。行政部门应根据年度采购预算，结合月度采购计划，编制月度采购预算执行计划。月度采购预算执行计划应详细列出各采购项目的预计采购时间、采购金额等信息。2.预算执行与控制行政部门应严格按照月度采购预算执行计划组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。如因特殊原因需要调整采购预算，应提前填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等信息，报采购管理委员会审批。财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。如发现采购支出超出预算，应及时查明原因，采取措施进行纠正。

五、采购风险管理1.风险识别与评估行政部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。2.风险应对措施市场风险应对关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，合理安排采购时间，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商签订价格调整条款，约定在一定时期内如市场价格发生重大变化，可协商调整采购价格。供应商风险应对加强对供应商的管理和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。定期对供应商进行评估，如发现供应商存在问题，应及时采取措施进行整改或更换供应商。质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行抽检或送检。如发现质量问题，应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。合同风险应对签订采购合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。合同签订后，应严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时跟踪合同执行情况，如发现合同执行过程中存在问题，应及时采取措施进行解决。付款风险应对加强对采购付款环节的管理，严格审核付款申请和相关凭证。按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续，避免因付款不当给公司造成损失。如发现供应商存在逾期交货、质量问题等违约行为，应暂停付款，并与供应商协商解决。

六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否有效、采购预算是否执行、采购物资质量是否合格等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察监督公司纪检监察部门应加强对采购活动的监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对违反本制度及公司相关规定的采购人员和供应商，应依法依规追究责任。3.定期检查与考核行政部门应定期对采购工作进行自查，总结经验教训，不断改进采购工作。采购管理委