第五章行政公文写作

第五章

案例导入放假通知中秋写成端午

四川巴中市政府3官员免职

（2008年）$教学目的与要求：使学生深入了解公文的基本知识，熟练掌握常用公文的写作方法。教学重点与难点：公文的种类、格式、起草要求、常用公文的写法。教学方法：讲练第五章行政公文写作1行政公文概述2行政公文的行文规则3行政公文的格式4行政公文写作应注意的问题5行政公文文种写作公文有广义和狭义之分。广义的公文，指一切用于公务活动的文字材料。狭义的公文，指行政公文。《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”概述一、行政公文的涵义二、行政公文的特点三、行政公文的特点四、行政公文的作用第一节行政公文概述内容上——公务形式上——公认——规范性使用者——公家

——特定性属性——公有——约束力“公”文内涵文件、公务文书、文书三者之间的关系文书公文文件文书、公文、文件三者辨析文书是公文、书信、契约的统称，外延最大；公文是公务文书的统称，外延较文书小；文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。三者关系如左图。

根据文书的作用范围，一般分类如下：概述一、行政公文的含义二、行政公文的特点三、行政公文的分类四、行政公文的作用第一节行政公文概述1权威性2规范性3时效性4保密性5定向性

根据国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日起执行的《国家行政机关公文处理办法》第九条规定，我国现行行政公文主要有13种。命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要概说一、行政公文的涵义二、行政公文的特点三、行政公文的分类四、行政公文的作用第一节行政公文概述

按来源分自制公文外来公文按行文方向分上行文平行文下行文123按行文方向分上行文1平行文下行文23下级机关向上级机关呈送的公文，包括：报告、请示、意见三种。按行文方向分平行文2上行文1下行文3不相隶属机关之间发送的公文，包括：函、议案和意见三种。按行文方向分平行文2上行文1下行文3上级机关向下级机关发送的公文，包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要、意见九种。特急公文立即传递和处理平件公文按工作常规传递、处理急件公文优先传递和处理按紧急程度划分按保密处理分12机密件普通件指令类公文知照类公文报请类公文批答类公文奖惩类公文按性质作用划分命令（令）、决定、意见公告、通告、通知、会议纪要报告、请示、函批复、函（复函）通报、令、决定第二节行政公文的行文规则OneTwoThree行文规则主要是指行文关系的准则。为了保证公文迅速、准确地运作发送,提高工作效率,国务院在《办法》中对行文规则作了明确的规定。遵守行文规则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。第二节行政公文的行文规则行文规则行文关系行文方向与方式行文规则行文关系公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。机关与机关之间的行文，是根据组织系统和本机关的职权、所处的地位及与其他机关之间的工作关系而进行的，主要是以机关或部门为单位的立体交叉的行文关系。行文关系具有双向特点。具有行文关系的双方，一般都可以互相行文。

团体机关实体机关我国社会组织管理机关政权机关行政机关体系

立法机关体系司法机关体系政权机关其他政治团体中国共产党机关体系群众性团体团体机关企业单位机关事业单位机关其他实体机关实体机关同一系统的机关业务上指导与被指导领导与被领导平行关系1.2.3.非同一系统的机关4.不相隶属关系上级机关下级机关同级机关同级机关此机关彼机关下级业务主管机关上级业务主管机关行文关系综合部门

派出机构派驻机构

具有监督职能的机关专业部门当地党委政府被监督对象

其它关系属地管理中的统管与被统管关系

监督与被监督的关系

归口管理与被管理的关系

ABDC123A、C：上下级关系A、D：隶属关系C、3：非隶属关系B、C：平级关系国家教育部各省、自治区、直辖市教育厅各地市教育局各县教育局

山东省教育厅淄博市政府北京大学山东大学各院部各处室请以山东理工大学为例，理解这几种工作关系。行文方式2下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。山东省人民政府山东省交通厅XX市交通局济南市交通局XX市交通局（1）逐级行文（即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文）国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府（2）多级行文（即上级机关根据需要同时向所属的几级机关行文）国务院各省、自治区、直辖市人民政府其他所有地方政府各市、区、县人民政府（3）直达行文（上级机关直接向基层组织行文。此类行文多是无需保密的普通文书。）最高行政领导机关基层行政组织、人民群众（1）逐级上行文：最基本、最常用下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关2.上行文（2）多级上行文（此方式只在个别特殊情况下如遇重大问题时才可使用）下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关（3）越级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关这种方式只能在下列特殊情况下才能使用：1由于发生特殊紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题2向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未解决的问题3456隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题上级机关交办的，并指定越级上报的事情对上一级机关进行检举、揭发的问题询问与请示极个别的、必要的具体问题等3.平行文：主要指函、知照性通知同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关1.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间行文规则3行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。1.注重实效，坚持少而精公文不能随意发出，要讲究实效，这样才能保证发文机关的权威性，以免造成文牍主义，产生官僚主义。“好啊，我们马上开会研究一下，发个文件下去。”“现在干部、群众反映：会议、文件太多，是否可以想办法少开、少发一些？”机关之间的行文必须严格根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，尤其不得越级请示和报告。2、明确行文关系，不越权越级（1）政府各部门一般不得向下一级政府正式行文。（2）政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文。3.政府部门行文规则国家财政部山东省财政厅淄博市财政局（3）属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理。3.政府部门行文规则（4）政府各部门依据职权，可以相互行文或向下一级业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。3.政府部门行文规则病例

财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知

财政部文件各省、自治区、直辖市人民政府财政厅（局）：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx财预〔2004〕1号关于印发《政府采购招标投标管理暂行办法》的通知

3.政府部门行文规则(6)如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

(5)部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。街道办事处的治安科，负责治安管理工作，为了搞好本街道的治安工作，该科制发了一份公文——关于做好治安防火的通知，直接发给各个生活小区、本街道的大商场等。有的还张贴在街市上。4、部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文。部门内设机构不可以制发公文!5.联合行文的规则（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；（2）政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文。中共广东省委办公厅

广东省人民政府办公厅文件粤办发〔1998〕6号中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知各市、县党委和人民政府，省直各局以上单位：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（3）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5.联合行文的规则全国妇联国家体育总局文件妇发〔2003〕xx号关于在全国开展“亿万妇女健身活动”的通知各省、自治区、直辖市妇联、体委：为更好地实施《全民健身计划纲要入开展全民健身活动。丰富妇女群众的文化体育5.联合行文的规则联合行文时注意

几个平行部门联合行文与以上级机关名义行文，在效用上基本是一样的。属于联合行文的公文名称，多系“通知”、“决定”和“报告”。联合行文的文稿需经各方的领导同志签署意见并签字。几个平行部门联合向上级机关或下级相应部门行文时，应将相对应的各部门都列为主送机关，以便于共同处理或贯彻执行。联合行文的各单位必须是同级的，级别低的不能与级别高的联合行文，比如县政府与县交警大队、区政府与区人民武装部联合行文就是不正确的。（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。6.

抄送规则例如：山东理工大学向学校各学院、系部等单位下发关于2011年招生工作的通知，需抄送山东省教育厅。《医疗事故处理办法》是国家卫生部发布的一份文件，山东省卫生厅对部分条款感到难以把握，有些问题在实际执行中不好操作，请问该如何解决这一问题。请思考：（2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。6.

抄送规则（3）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。

抄送规则（4）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。抄送规则（1）一般不得越级请示。（2）“请示”应当一文一事；（3）一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。（4）不得抄送其下级机关。

7、请示规则8.“报告”不得夹带请示事项思考练习某学校《校园生活》某期有这样一则新闻标题：“马来西亚教育部将率团访问我校”，您知道这一句话背后隐藏着多少公文吗？中国驻马大使馆马来西亚教育部线路如下：内部明电

公函通知ⅩⅩ省教育厅文件

Ⅹ教〔2004〕5号通知第三节行政公文的格式第三节行政公文的格式行政公文的格式就是它们的外观样式,即行政公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。格式是行政公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办事效率的重要手段。第三节行政公文的格式为了保证行政公文的法定性、严肃性、准确性、完整性和统一性,在国家质量技术监督局1999年12月27日批准、2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》中,对组成公文的各格式要素的正确标法及其应标位置都作了严格的规定,写作时应按规定标识得准确规范。第三节行政公文的格式格式用纸格式印装格式文面格式第三节行政公文的格式一、用纸格式

公文用纸一般采用国际标准A4型10mm×297mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（党的公文用纸可采用16开[184mm×260mm]，也可采用A4型。）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。-1-7mm156mm210mm37mm±1mm天头28mm±1mm订口210mm225mm297mmA4型公文用纸页边及版心尺寸-1-7mm156mm××市人民政府文件××〔2007〕3号平行、下行公文，至版心上边缘25mm机密特急眉首机密特急××市××局

××市××局文件××市××局□××〔2007〕1号上行文至版心上边缘为80mm。

×××□眉首签发人：×××□第三节行政公文的格式二、印装格式

文字从左至右横写、横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。一般每面排22行,每行排28个字。装订时，宜天宽地窄。印刷文件时，左边订口要留出2～2.5cm的装订线。公文一律左侧装订。第三节行政公文的格式三、文面格式

一份完整的公文由眉首、主体和版记三部分组成，公文的文面格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。第三节行政公文的格式三、文面格式

《国家行政机关公文处理办法》规定，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。第三节行政公文的格式公文格式（公文要素）

眉首6项主体

6项版记3项份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等。

主题词、抄送、印发机关和印发时间等。

为指定项目为选择项目（）00001××××××文件××〔2007〕3号××

××

××关于加强文书档案工作的通知××××

、××××

、·············、···················、××××

：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×

府〔2006〕2号）文件精神，加强本部门及下属单位文书档案工作，·········。附件：⒈················意见

⒉···············的通知二〇〇七年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××××××办公室2007年1月印发眉首主体版记机密★1年特急1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。第三节行政公文的格式三、文面格式

眉首的构成要素

公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人眉首位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。在它和主文部分之间,由一条红色反线分开。0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--份号凡涉密文件均标注。

6位阿拉伯数字。版心左上角第一行。可编虚位号，如：0000011.份号0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--秘密等级和保密期限密级分“秘密”、“机密”和“绝密”三级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。（党的公文标注于“份号”下）“密级”和“保密期限”用五角星间隔。如“机密★20年”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。2.秘密等级和保密期限0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--紧急程度

紧急程度分“急件”（党的公文为“加急”）和“特急”两级。（紧急电报分“平急”、“加急”、“特急”和“特提”。）用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。（如同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级在第1行，紧急程度在第2行。）3.紧急程度00001××市人民政府文件××〔2007〕3号眉首机密★1年特急发文机关标识的文字由发文机关名称加“文件”二字组成。行政机关的发文机关标识,用套红大字居中印在公文首页的上部。“红头文件”的名称由此而来。4.发文机关标识机密特急××市××局

××市××局文件××市××局□××〔2007〕1号

×××□眉首签发人：×××□几个机关联合行文,上下居中排布。如联合行文的机关很多,也必须保证公文首页显示正文。主办机关应当排列在前。联合行文主办机关排在前

党的机关公文

党的机关公文管版式叫“版头”。中国共产党各级领导机关的公文版头主要有4种情况：一是由制发机关名称加“文件”二字组成，此种版式主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策和作出重要的工作部署，转发上级机关的文件，批转下属地区或部门的重要报告、请示等。中共xx市委文件×党发〔2004〕l0号

党的机关公文

二是由制发机关加括弧标注文种名称组成，如《中国共产党xx委员会(xx)》，此种版式主要用于通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

中共××市委员会（报告）×党发〔2004〕10号党的机关公文

三是《中共xx办公厅(室)文件》《中共xx办公厅(室)(xx)》，此种版式用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级报告、请示工作。党的机关公文

四是《中共xx部文件》《中共xx部(xx)》，此种版式用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。病例中共xx市委文件×党发〔2004〕l0号★

关于×××××的请示

病例

中共××市委员会（通知）×党发〔2004〕10号

★

批转市委组织部关于加强××报告的通知病例释疑《中国共产党机关公文处理条例》第三章第十条规定：向上级请示报告工作，应使用《中国共产党×××委员会（）》式的版头；批转下属部门的重要报告、请示应当使用《中共××文件》式的版头。因此，前面两图的版头属于相互错用。00001××市人民政府文件××〔2007〕3号眉首机密★1年特急便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号年份用全称，用六角括号〔〕不加“第”不编虚号5.发文字号位于发文机关标识下方，党的公文可以在版头的左下方，报纸上公布文件时将发文字号标注在标题下面。联合行文，只标明主办机关发文字号。文章病院

（1）（05）×财字017号（2）×电（05）第6号（3）冀×发（2005）4号病例评析1.在发文字号的编排上，不符合规定

党和国家两大公文处理法规都明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。上述三例是错误的。

病例评析2.一文多号错误某市科委、财委、经委等八个单位联合行文，在“发文机关标识”（发文机关名称）下，并列了八个发文字号。这样标注对不对？《国家行政公文处理办法》中规定：联合行文时，只标注主办机关发文字号。因此，此份文件按规定只标注主办机关市科委的发文字号即可，其余删去。

病例评析3.机关代字重复某市市委政法委员会、市政协、市政治思想工作领导小组的机关代字，选择了与市政府相同的机关代字－“×政”。正确的做法应该是避开出现重复，体现出各自的代表性。市委政法委－×党法；市政府政法办公室－×政法；市政协－×政协；市委政治思想工作领导小组－×党思00001××市人民政府文件××〔2007〕3号眉首机密★1年特急签发人：×××6.签发人签发人,是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。标注时，发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。“签发人”3个字用3号仿宋体字标识,其后标冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。机密特急××市××局

××市××局文件××市××局□××〔2007〕1号×××□眉首签发人：×××□

联合上行文时文件主办机关的签发人姓名置于第1行,其他机关签发人的姓名按发文机关标识中机关名称的先后排列次序在第1行之下依次排列,此时下移红色反线,使最后一个签发人的姓名与左侧的发文字号处在同一行上。

093020

机密★15年特急

XX省人民政府文件

X政发〔2009〕1号

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眉首示意图第三节行政公文的格式三、文面格式

附件成文时间公文生效标识附注正文主送机关标题主体部分0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--公文标题标题由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。标题的形式发文机关名称＋发文事由（公文中心内容的概括）＋公文种类

例：《佛山市人民政府关于治理汾江河水质污染的问题的报告》事由＋公文种类

例：《关于增加佛山口岸联检人员编制的请示》发文机关名称＋公文种类

例：《中华人民共和国主席令》只标明文种

例：《公告》排列：居中。回行：①保持词语的相对完整性；②“关于”不放在行末；③“的”不放在行首。标点符号的使用：除法规名称用书名号外，一般不使用标点符号。公文标题的文面书写要求公文标题中使用标点符号有哪些特殊情况？1.公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。前者如《民政部、总政治部关于纪念“双拥”活动四十周年，开展春节“双拥”活动的报告》，其中“双拥”系“拥军优属，拥政爱民”的简称，应用引号予以标明；后者如《国务院批转国家经济计划委员会关于开展全国第五次“质量月”活动的意见的通知》，其中“质量月”系属具有特定含义的词语，也需用引号标示，以示强调。

2.公文标题或标题中的某一部分需要注释或者说明时，用括号。一是括号里的内容是对整个公文标题的注释或说明，它与标题同为一个整体，是不可分割的，要特别注意不能将括号里的内容写在书名号之外，如《中国共产党党内监督条例(试行)》。另一种是括号里的内容是对标题中某一部分的注释或说明，例如《关于宽大释放全部在押的原国民党党政军特人员(县团以下)的决定》，其中“县团以下”是对“国民党党政军特人员”级别范围的限定，如不用括号标注，就会造成表意上的混乱。3.公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。一是顿号用于公文标题中并列的发文机关名称之间，如《xx县林业局、xx县公安局关于制止乱砍滥伐森林的紧急通知》；一是用于标题中的”事由”(主要内容)部分出现的并列词语之间，如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于少开庆功、表彰大会的通知》。

4.公文标题中出现书名、报刊名时，要用书名号。

《办法》中只规定“公文标题中出现法规、规章名称用书名号”，但当出现有关书名和报刊名对，也要用书名号。例如《国家经委办公厅转发<经济日报>发行工作座谈会纪要的通知》。5.公文标题由正副题组成时，副题应当在正题之下偏右位置由破折号引出。今年的党风要有一个根本性的好转(正题)——中纪委x年x次会议纪要(副题)。文章病院介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知

缺少介词“关于”公文标题常见的错误语句不合语法规范

***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法

此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。动宾搭配不当

公文标题常见的错误***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知

此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。动宾搭配失当，文种使用不当

公文标题常见的错误***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见

标题有多项错误

公文标题常见的错误1.动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配；2.在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3.“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知

缺宾语

公文标题常见的错误此标题动词是“做好”，后面缺少宾语“工作”应补上。

***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告

标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

“请示”与“报告”相混公文标题常见的错误请示、函、报告三者混淆

***关于申请2011年公费医疗补助费的报告

标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，它们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用"函"”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

“函”与“请示”相混公文标题常见的错误请示、函、报告三者混淆

***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告

标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

“请示”与“报告”相混公文标题常见的错误请示、函、报告三者混淆

练习人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备，向上级请求批准。该支行购买办公自动化设备向上级要钱。习题一习题二

练习答案中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备所需经费的请示习题一习题二《xx钢铁公司授予王琳同志“钢铁战士”荣誉称号通报》，这个标题写得规范吗?[解答]

不规范。这个标题在“授予”的前面丢掉了“关于”二字，在“通报”的前面缺少“的”字，不符合公文标题拟制的语法结构要求。xx省人民政府批转省国税局<关于加强税收工作的报告>的通知这个标题规范吗?

[解答]

不规范。问题就在于单书名号的使用。《办法》第十条第(六)项规定：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。省国税局的“报告”不属法规、规章，故在批转时不应加书名号才对。主送机关0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称、同类型机关统称。又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。主送机关的确立和标识，要注意！1

234

下行文（普发性或周知性公文）的主送机关如不止一个，要注意其排列的次序，一般是按等级高低顺序排列，即将等级高的机关名称写在前面，等级低的机关名称写在后面。

上行文的“报告”，其主送机关可能不是一个（如受双重领导的机关向上级行文报告即是如此），在此情况下，应根据报告所涉及内容的分工和管理的不同，将其中负有主责的上级机关名称写在前面，并用“并报”连接另一个上级机关名称。

上行文及非普发性的下行文，在一般情况下只有一个主送机关，而普发性的下行文，往往才有若干个主送机关。

标点符号的使用，一般是在不同的系统和级别之间用逗号，同一系统内部各单位之间用顿号，在最后一个主送机关名称之后加注冒号。各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：主送机关的确立和标识，要注意！567主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类型机关的统称，切忌随意苟简。

主送机关一般使用3号仿宋字体，标于公文标题之下，正文之上，靠左顶格排印，因主送机关过多需要回行时，仍需顶格。主送机关名称后标全角冒号。并不是所有的公文都要具备主送机关

A公开发布的公文有时可以省略主送机关，如通告等；

B会议纪要等下发公文不便在开头写主送机关，可以在公文的末尾列抄报、抄送。文章病院

1.上行文的主送机关出现多家例文xx县煤炭管理局关于拟关闭“三星”等46座小煤矿的请示县政府、市矿务局、市小煤矿整治办：违背了《办法》第二十一条关于请示“一般只写一个主送机关”的要求。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，不可将多个上级机关及相关部门一并列为主送。分析

2.将上级党政机关一并列为主送例文

某市司法局的一份有关贯彻普法宣传教育活动的报告，主送机关写的是“市委政法委、市政府办公室：”

这种作法打乱了党政公文行文应当按照各自隶属关系分开的原则。分析3.名称不准确如主送中，将省人民检察院、省高级人民法院、省人民政府、省公安消防管理局、省公安交通管理局、省石油管理局分别简称为“省院”“省府”“省消局”“省交局”“省石局”等，都是不妥当的。省人民检察院：省检察院省高级人民法院：省高法院省人民政府：

省政府省公安消防管理局：省消防局省公安交通管理局：省交管局省石油管理局：省石油局3.正文0000001

机密★1年特急××××××文件×××〔2004〕1号

关于××××的通知××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--0000001

机密★1年特急××××文件×××〔2004〕1号

××××关于××××的通知××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××--公文正文正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。00001××××××文件××〔2007〕3号××

××

××关于加强文书档案工作的通知××××

、××××

、·············、···················、××××

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为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×

府〔2006〕2号）文件精神，加强本部门及下属单位文书档案工作，·········。附件：⒈················意见

⒉···············的通知二〇〇七年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××××××办公室2007年1月印发主体机密★1年特急正文结构的四个层次：一、（一）⒈⑴数字、年份不能回行。正文的结构YesNozhengwendejiegouYesYesYesYesYesYesYesYesYes正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。正文引据式、导语式、前言式（过渡语句）kaitou内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚zhuti归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式Jiewei主体开头结尾引据式开头引据式开头《中国人民银行××分行关于规范请示和报告性公文中有关问题的通知》为了规范公文办理、提高办事效率，针对大区分行成立以来公文运转中存在的问题，现就辖区内人民银行请示、报告性公文办理中的有关问题通知如下。导语式开头导语式开头中国人民银行××分行关于人民银行××中心支行机关连续发生两次被盗案件情况的通报》人民银行××中心支行机关于今年3月中旬和６月底分别发生两次办公室被盗案件。现将情况通报如下：前言式开头前言式开头《中国人民银行第二次全国金融管理工作会议纪要》19××年4月19日至23日，中国人银行总行在厦门召开了第二次全国金融管理工作会议。会上代表们回顾了上年的工作情况，讨论了今年的工作任务，研究了工作中的具体问题，并对总行草拟的《金融机构管理规定》等文件提出了修改意见。会议收到了预期效果。会议形成纪要如下，请认真贯彻执行，并将执行情况及时上报总行。结束语1.上行文：谦恭婉转例：“以上报告如有不妥，请指正。”“以上意见如无不妥，请批转。”“以上意见是否可行，请审批。”2.下行文：坚定干脆例：“特此通知，希遵照执行。”“此复，望参照办理。”3.平行文：礼貌客套例：“特此函达，请予研究函复。”×××××××××××

附件：1.×××××

2.×××××--二○○一年一月一日（×××××）主题词：××××××抄送：

××、××、××××、×××。

××××2000年×月×日印发

附件说明是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称。附件附件的类型前一类附件是真正意义上的附件；

后一类附件，实际上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。一是用于补充说明或证实文件正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考资料、图表、凭据等；

二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。NegativePositive1SCENEANIMATEDNegativePositive附件的类型“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”，因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。附件必须写所附内容的标题或名称。附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码,如附件：⒈××××附件名称后不加标点符号。NegativePositive1SCENEANIMATEDNegativePositive发文机关×××××××××××

附件：1.×××××

2.×××××--××××二○○一年一月一日（×××××）主题词：××××××抄送：

××、××、××××、×××。

××××2000年×月×日印发

发文机关发文机关署名是指发文使用的名义，是法定公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者。行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并加盖公章；当联合行文需加盖3个以上公章时，才署发文机关名称（每行最多署3个），排在成文日期与正文之间。

以单位名义发文要写全称或规范化简称，以领导人名义发文要注明职务和姓名，两个以上单位联合行文要联合落款。党的机关公文一般在落款处署发文机关名称，应用全称或规范化简称。注意事项成文日期00001××××××文件××〔2007〕3号××

××

××关于加强文书档案工作的通知××××

、××××

、·············、···················、××××

：

为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×

府〔2006〕2号）文件精神，加强本部门及下属单位文书档案工作，·········。附件：⒈················意见

⒉···············的通知二〇〇七年一月二日（附注）□主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××××××办公室2007年1月印发主体机密★1年特急不同文件成文日期不尽相同。成文日期中的零写为“○”成文日期的确定标准法规性公文以批准日期为准4会议通过的公文，以会议通过日期为准31联合行文时，以最后签发机关领导人签发日期为准33领导签发的公文，以签发日期为准2电报及一般信函以实际发出日期为准35公文生效标识

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公文生效标识是证明公文效力的表现形式。

|加盖印章的要求1ServicesTheTeamContactUsAboutNordri单一机关行文:成文日期右空4字,印章加盖在成文日期上,上距正文不到1行,下要“骑年压月”。23HowWeWorkDiscussionFeedback

&RefinementInitiaconcept

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|加盖印章的要求AboutNordriServicesTheTeamContactUs2ServicesAboutNordri当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上Services附件：1.················意见

2.···············的通知二〇〇七年一月二日（附注）□主题词：××××××□抄送：×××，×××，×××。□××××××办公室2007年1月印发································。

加盖印章的要求ServicesContactUs3AboutNordriTheTeamServices我们是开放的团队合作方式，核心成员组成：资深ACCD/CEAC平面设计师

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。印章示例联合行文印章附注00001××××××文件××〔2007〕3号××

××

××关于加强文书档案工作的通知××××

、××××

、·············、···················、××××

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为贯彻××市人民政府《关于进一步加强本市档案工作若干意见》（×

府〔2006〕2号）文件精神，加强本部门及下属单位文书档案工作，·········。附件：⒈················意见

⒉···············的通知二〇〇七年一月二日（附注） □主题词：文书档案通知□抄送：××

档案局□××××××办公室2007年1月印发主体机密★1年特急附注是指需要说明的其他事项。

需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。标注“附注”应注意：

XX省人民政府关于XXXXXXXXX的批复XX市人民政府：为了XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,……

附件：1.XXXXXXXXX2．XXXXXXXX

（印）

二○○一年X月X日（此件发至县、团级）

主体示意图第三节行政公文的格式文面格式

印发机关抄送机关名称（选择项）主题词版记印发时间主题词

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标引主题词要注意：要掌握选词原则。要使用主题词表。坚持“谁办文，谁标引”的原则。

1.要掌握选词原则要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，一般不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不写标点符号。《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。2.要使用主题词表国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:

第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。编制主题词的原则与作法关于我市2005年粮食工作考评结果的通报各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：2005年，我市各级党委、政府对粮食工作高度重视，切实加对粮食工作的领导，认真落实有关扶持发展粮食生产的政策措施，积极开展粮食考评工作，取得了粮食生产恢复性增长。根据《湛江市粮食工作考评办法》的有关规定和市下达给各县（市、区）2005年粮食工作考评指标，我市对2005年各县（市、区）粮食工作进行了考评，现将考评结果通报如下：一、达标单位：坡头区人民政府、麻章区人民政府、赤坎区人民政府、霞山区人民政府、东海岛经济开发试验区管委会。二、批评单位：雷州市人民政府、遂溪县人民政府、廉江市人民政府。三、警告单位：徐闻县人民政府、吴川市人民政府。湛江市人民政府二〇〇六年八月二十三日主题词：农业粮食通报印发湛江市2006年消防安全责任制考评工作方案的通知各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：

《湛江市2006年消防安全责任制考评工作方案》业经市人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。湛江市人民政府办公室二〇〇六年十一月十五日主题词：公安消防督查通知抄送机关

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机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。××××××公司文件