日常费用报销制度及流程53900

日常费用报销制度及流程53900一、总则1.目的为了加强公司内部管理，规范日常费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工日常费用的报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、通讯费、交通费等。

二、费用报销原则1.真实性原则费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，确保报销内容与实际发生的经济业务相符。2.合理性原则费用报销应符合公司相关规定和业务实际需要，不得铺张浪费，严禁虚报、冒领等行为。3.时效性原则员工应在费用发生后及时办理报销手续，一般不得超过[X]个工作日。对于跨年度的费用，原则上不予报销。

三、费用报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用报销申请表》，详细注明费用项目、金额、事由、预计报销日期等信息，并按规定附上相关证明材料。费用申请需经部门负责人审核批准，部门负责人应根据工作实际情况对申请的合理性、必要性进行审核，并签署意见。2.报销审批《费用报销申请表》及相关证明材料提交至财务部门后，财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。对于金额较大或特殊的费用报销，需经财务负责人、公司领导审批。审批通过后，财务人员在《费用报销申请表》上签署审核意见。3.费用报销员工持经审批通过的《费用报销申请表》及相关证明材料到财务部门办理报销手续。财务人员根据审核结果，按照公司规定的报销标准和支付方式进行报销。报销金额以审批后的金额为准，如有超出部分，由员工自行承担。报销款项一般通过银行转账方式支付至员工工资卡，特殊情况需现金支付的，须经财务负责人批准。

四、各类费用报销规定1.差旅费定义：差旅费是指员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。报销标准交通费：根据出差的实际情况和公司规定的交通方式选择乘坐交通工具，并按照相应标准报销。如乘坐飞机经济舱、火车软卧、高铁二等座等。特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车一等座等，须经公司领导批准。住宿费：根据出差地区的不同，分为不同的住宿标准档次。员工应选择符合标准的酒店住宿，并取得正规发票。实际住宿费低于标准的，按实际发生额报销；高于标准的，超出部分自理。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用。市内交通费：根据出差地区的实际情况，按规定标准报销市内交通费用。报销流程员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差时间等信息，经部门负责人批准后提交至财务部门备案。出差结束后，员工应在[X]个工作日内填写《差旅费报销申请表》，并附上出差期间的所有交通、住宿等费用发票及《出差申请表》复印件，按照费用报销流程进行审批报销。2.办公费定义：办公费是指公司为满足日常办公需要而购买的办公用品、办公设备、印刷品等费用。报销规定办公用品由行政部门统一采购、管理和发放。员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门领取。办公设备的购置应根据公司实际需求，提前填写《固定资产购置申请表》，经公司领导审批后由行政部门统一采购。办公设备的报销需提供购置发票、设备清单等相关资料。印刷品的印刷应根据工作需要填写《印刷品制作申请表》，经部门负责人批准后到指定印刷厂印刷。印刷品报销时需提供印刷合同、发票及印刷品清单等资料。报销流程员工在取得办公费发票后，应在发票背面注明用途、经手人等信息，并填写《费用报销申请表》，附上相关申请审批表及发票，按照费用报销流程进行审批报销。3.业务招待费定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。报销标准业务招待费应严格控制在合理范围内，根据实际业务情况进行报销。宴请客户时，应提前填写《业务招待申请表》，注明招待对象、人数、预计费用等信息，经部门负责人、公司领导审批后安排。报销时需提供发票、菜单及《业务招待申请表》复印件。赠送礼品时，应选择具有公司特色且符合商务礼仪的礼品，并填写《礼品赠送申请表》，经公司领导审批后执行。报销时需提供发票、礼品清单及《礼品赠送申请表》复印件。报销流程业务招待活动结束后，经办人应及时整理相关票据，填写《费用报销申请表》，附上审批通过的《业务招待申请表》或《礼品赠送申请表》及发票，按照费用报销流程进行审批报销。4.通讯费定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话话费等费用。报销标准公司根据员工的工作岗位和实际需要制定通讯费报销标准，分为不同档次。员工应凭正规发票报销通讯费，发票抬头必须为公司名称或员工本人姓名。报销流程员工每月根据实际发生的通讯费用，填写《通讯费报销申请表》，并附上发票，按照费用报销流程进行审批报销。5.交通费定义：交通费是指员工因工作需要乘坐公共交通工具、出租车等发生的费用。报销规定员工应优先选择公共交通工具出行，因特殊情况需要乘坐出租车的，应在发票背面注明事由。员工私车公用的，应与公司签订《私车公用协议》，按照协议约定的标准报销车辆使用费用，包括燃油费、过路费、停车费等。报销时需提供正规发票，并注明车辆使用情况。报销流程员工在取得交通费发票后，应填写《费用报销申请表》，注明费用发生的时间、事由等信息，并附上相关发票，按照费用报销流程进行审批报销。

五、费用报销凭证要求1.发票要求报销发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应真实、完整、清晰，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章应清晰可辨。发票不得涂改、挖补，如有错误，应退回重开。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。2.其他凭证要求除发票外，其他报销凭证也应符合国家相关法律法规和公司规定的要求，如收据、行程单、车票、住宿清单等。报销凭证应与费用报销申请表中的信息一致，不得伪造、变造。

六、报销注意事项1.员工应认真学习本制度，熟悉费用报销流程和规定，确保报销业务的顺利办理。2.费用报销申请表应填写工整、清晰，各项信息完整准确，不得遗漏。3.报销凭证应按照类别、时间顺序整理粘贴整齐，便于财务审核。4.对于不符合报销规定的费用，财务人员应及时告知报销人，报销人应按要求进行补充或更正。如因特殊原因无法更正的，该费用不予报销