疫情资料管理制度

疫情资料管理制度一、总则1.目的为有效应对疫情防控工作，规范疫情相关资料的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，为疫情防控决策、工作开展及后续追溯提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在疫情防控期间涉及的各类文件、记录、报表、影像资料等的管理。3.管理原则遵循及时收集、规范整理、妥善保管、严格保密、便捷利用的原则，确保疫情资料管理工作有序、高效进行。

二、资料收集1.收集主体与职责各部门指定专人负责本部门疫情相关资料的收集工作，明确工作职责和要求。疫情防控工作领导小组办公室负责统筹协调各部门资料的收集，对收集工作进行指导和监督。2.收集范围上级部门发布的关于疫情防控的文件、通知、指示、工作要求等。本单位制定的疫情防控工作方案、应急预案、工作制度、工作流程等。各类人员排查信息，包括员工、家属、来访人员等的健康状况、行程轨迹、接触史等。疫情防控物资采购、储备、发放记录，包括口罩、防护服、消毒液、测温仪等物资的采购合同、出入库清单、领用记录等。体温检测记录，包括员工每日体温测量结果、办公区域、公共场所等的体温监测记录。消毒记录，包括办公场所、公共区域、交通工具等的消毒时间、消毒人员、消毒方式、消毒用品等信息。疫情防控培训记录，包括培训时间、培训内容、培训人员、培训效果评估等。疫情防控会议记录，包括会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议决议等。疫情防控宣传资料，如海报、宣传单页、宣传视频等。疫情防控工作开展过程中的影像资料，如现场工作照片、视频等。疫情相关的统计报表，如疫情日报、周报、月报等。其他与疫情防控工作相关的资料。3.收集要求收集工作要及时、全面，确保不漏掉重要信息。对于上级文件要在收到后第一时间进行收集，对于本单位内部产生的资料要按照规定的时间节点及时收集。收集的资料应真实、准确，不得虚报、瞒报、漏报。相关人员要对所提供资料的真实性负责。资料收集过程中要做好原始记录，注明资料来源、收集时间、收集人等信息。

三、资料整理1.分类标准按照资料的性质和用途，分为综合管理类、人员排查类、物资管理类、防控措施类、宣传教育类、统计报表类、影像资料类等类别。综合管理类：包括上级文件、本单位工作方案、应急预案、工作制度等。人员排查类：包括各类人员排查登记表、健康监测记录等。物资管理类：包括物资采购合同、出入库清单、领用记录等。防控措施类：包括体温检测记录、消毒记录、疫情防控培训记录、会议记录等。宣传教育类：包括宣传资料、宣传活动记录等。统计报表类：包括疫情日报、周报、月报等。影像资料类：包括工作照片、视频等。2.整理流程资料收集人员对收集到的资料进行初步审核，确保资料完整、准确、清晰。将审核后的资料按照分类标准进行分类，同类资料集中放置。对每一类资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，综合管理类文件编号为"ZHGL001"，人员排查类登记表编号为"RYPC001"等。编制资料目录，目录应包含资料编号、资料名称、日期、来源等信息，以便快速检索。对资料进行装订或归档，确保资料整齐、美观、牢固。对于纸质资料，可采用文件夹、档案盒等进行装订；对于电子资料，应按照一定的文件夹结构进行分类存储，并建立相应的索引文件。

四、资料保管1.保管方式纸质资料采用档案柜存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和取用。档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内。电子资料存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份。备份数据应存储在不同的物理位置，如外部硬盘、光盘等，以防止数据丢失。2.保管期限上级文件、本单位工作方案、应急预案等综合管理类资料长期保管。人员排查类资料、物资管理类资料、防控措施类资料等与疫情防控工作直接相关的资料，在疫情结束后至少保管[X]年，以备后续追溯和查询。宣传教育类资料、统计报表类资料、影像资料类等根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。3.保管要求定期对纸质资料进行检查，查看是否有受潮、发霉、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。定期对电子资料进行维护，检查存储设备的运行状况，确保数据的安全性和完整性。防止病毒感染、数据丢失等情况发生。建立资料保管登记制度，记录资料的出入库时间、资料名称、数量、去向等信息，确保资料的可追溯性。严格限制资料的查阅和借阅范围，未经批准不得擅自查阅、借阅疫情资料。确因工作需要查阅或借阅的，应按照规定办理相关手续，并在规定时间内归还。

五、资料保密1.保密原则疫情资料涉及个人隐私、单位工作秘密等重要信息，必须严格保密，防止信息泄露给无关人员。2.保密措施对涉及疫情资料管理的工作人员进行保密教育，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。在资料存储、传输、使用过程中，采取加密、访问控制等技术手段，确保资料的安全性。例如，对电子资料进行加密存储，设置不同级别的用户权限，限制对敏感资料的访问。严格控制资料的传播范围，禁止在互联网、公共场合等随意传播疫情资料。如需对外提供资料，必须经过严格的审批程序，确保资料的使用符合规定和保密要求。对废弃的疫情资料，应按照规定进行销毁处理，防止信息泄露。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等。

六、资料利用1.利用范围为疫情防控工作决策提供依据，如根据人员排查资料分析疫情形势，根据物资管理资料合理调配物资等。用于疫情防控工作的总结和评估，通过查阅各类资料，总结工作经验教训，评估防控措施的效果。满足上级部门检查、审计等工作的需要，提供相关疫情资料供其查阅。用于应对可能出现的法律纠纷、舆情事件等，作为证明单位疫情防控工作开展情况的证据。2.利用流程内部使用：各部门因工作需要查阅疫情资料的，应填写《疫情资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到资料保管部门查阅。查阅过程中应遵守资料保管部门的相关规定，不得擅自复印、拍照、传播资料。对外提供：因上级部门检查、审计等工作需要对外提供疫情资料的，由疫情防控工作领导小组办公室统一协调，填写《疫情资料对外提供申请表》，经单位负责人批准后，按照规定的格式和内容提供资料。对外提供的资料应进行编号登记，记录提供时间、提供对象、提供内容等信息。

七、监督与考核1.监督机制疫情防控工作领导小组办公室定期对各部门疫情资料管理工作进行检查，查看资料收集是否及时、整理是否规范、保管是否妥善、保密措施是否落实等情况。设立举报电话和邮箱，接受员工和群众对疫情资料管理工作中存在问题的举报，对举报信息进行及时核实和处理。2.考核办法将疫情资料管理工作纳入各部门绩效考核体系，对资料管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。对资料管理工作存在问题的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令整改等处理；造成严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。

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