现场样品及样品库管理制度

现场样品及样品库管理制度一、目的为了加强公司现场样品及样品库的管理，确保样品的真实性、完整性、安全性和可追溯性，规范样品的采集、标识、存储、使用、处置等流程，特制定本管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有涉及现场样品采集、分析以及样品库管理的部门和人员。

三、职责分工

（一）质量部门1.负责制定和修订现场样品及样品库管理制度。2.指导和监督各部门现场样品的采集、标识、送检等工作。3.负责样品库的日常管理，包括样品的接收、存储、保管、发放等。4.定期对样品库进行盘点和检查，确保样品的质量和安全。

（二）业务部门1.根据业务需求，提出现场样品采集申请。2.协助质量部门进行现场样品的采集工作，并确保采集过程符合相关规定。3.负责对样品库中属于本部门的样品进行定期清理和处置申请。

（三）采样人员1.按照规定的采样方法和流程，准确、及时地采集现场样品。2.对采集的样品进行正确标识和包装，确保样品的完整性和可追溯性。3.将采集的样品及时送交样品库或送检部门。

（四）分析检测人员1.按照检测标准和方法，对送检样品进行准确的分析检测。2.及时记录和报告检测结果，并对检测数据的准确性和可靠性负责。

四、现场样品采集管理

（一）采样计划1.业务部门根据业务需要，提前制定现场样品采集计划，明确采样的目的、对象、时间、地点、数量、采样方法等内容。2.采样计划需经部门负责人审核，质量部门批准后方可实施。

（二）采样准备1.采样人员根据采样计划，准备好所需的采样工具、容器、防护用品等。2.采样工具和容器应清洁、干燥、无异味，符合样品采集的要求。3.采样人员应熟悉采样方法和流程，掌握相关的安全知识和技能。

（三）采样方法1.采样人员应严格按照规定的采样方法进行操作，确保采集的样品具有代表性。2.对于不同类型的样品，应采用相应的采样技术和工具，如随机采样、分层采样、多点采样等。3.在采样过程中，应注意避免样品受到污染、变质或损坏。

（四）样品标识1.采集的样品应立即进行标识，标识内容应包括样品名称、编号、采样时间、采样地点、采样人员等信息。2.样品标识应清晰、准确、不易褪色，可采用标签、标记、记录等方式进行标识。3.对于同一样品的不同部位或不同批次，应分别进行标识，以便区分和追溯。

（五）样品包装1.样品应采用合适的包装材料进行包装，确保样品在运输和存储过程中的安全和完整。2.包装材料应具有良好的密封性、防潮性、防震性等性能，防止样品受到污染、损坏或变质。3.在样品包装上应标明样品的标识信息和注意事项。

（六）样品运输1.采样人员应及时将采集的样品送交样品库或送检部门，避免样品长时间存放导致质量变化。2.在样品运输过程中，应采取必要的防护措施，确保样品的安全和完整。3.对于易挥发、易氧化、易变质的样品，应采取特殊的运输方式，如冷藏、避光、密封等。

（七）样品交接1.采样人员将样品送交样品库或送检部门时，应填写样品交接记录，详细记录样品的名称、编号、数量、采样时间、采样地点、采样人员等信息，并由交接双方签字确认。2.样品库管理人员或送检部门接收样品时，应认真核对样品的标识、包装等信息，确保样品的真实性和完整性。

五、样品库管理

（一）样品库设施1.公司应设立专门的样品库，样品库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.样品库应配备必要的存储设备，如货架、冰箱、冰柜、保险柜等，确保样品能够分类存放，便于管理和查找。3.样品库应安装温湿度监测设备，实时监测库内的温湿度情况，并记录存档。

（二）样品入库1.样品库管理人员接收样品时，应认真核对样品的标识、包装、数量等信息，确保样品符合入库要求。2.对于不符合入库要求的样品，应及时与采样人员或送检部门沟通，查明原因并进行处理。3.样品入库后，应按照样品的类别、性质、用途等进行分类存放，并建立样品台账，记录样品的入库时间、编号、名称、数量、来源等信息。

（三）样品存储1.不同类型的样品应按照其特性和要求进行分类存储，如常温样品、冷藏样品、冷冻样品、危险样品等。2.对于易挥发、易氧化、易变质的样品，应采取特殊的存储措施，如密封保存、冷藏保存、避光保存等。3.样品应存放在规定的位置，不得随意堆放，确保库内通道畅通。4.样品库管理人员应定期对样品进行检查，查看样品的存储状态、标识是否清晰等，发现问题及时处理。

（四）样品发放1.业务部门或其他需要使用样品的部门，应填写样品领用申请表，注明样品的名称、编号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.样品库管理人员根据样品领用申请表，核对库存情况，如库存充足，应及时发放样品，并填写样品发放记录，记录样品的发放时间、领用部门、领用人、样品名称、编号、数量等信息。3.对于贵重或限量的样品，应严格控制发放数量，并经相关领导审批。

（五）样品使用1.使用部门应按照规定的用途和方法使用样品，不得擅自改变样品的用途或进行其他违规操作。2.在样品使用过程中，应做好相关记录，记录样品的使用时间、使用人员、使用方法、使用量等信息。3.使用完毕后，如有剩余样品，应及时退回样品库，并办理退库手续。

（六）样品处置1.对于已超过保存期限、已无使用价值或已完成检测分析的样品，业务部门应提出样品处置申请，经质量部门审核，公司领导批准后进行处置。2.样品处置方式包括报废、销毁、回收等，应根据样品的性质和相关规定选择合适的处置方式。3.在样品处置过程中，应做好记录，记录样品的处置时间、处置方式、处置人员等信息。

（七）样品库盘点1.样品库管理人员应定期对样品库进行盘点，确保账物相符。2.盘点内容包括样品的数量、种类、存储状态、标识等信息。3.盘点结束后，应编制样品库盘点报告，对盘点结果进行总结和分析，如有差异，应查明原因并及时处理。

六、监督与检查1.质量部门应定期对现场样品及样品库的管理情况进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.检查内容包括采样计划的执行情况、样品的采集、标识、存储、使用、处置等环节的操作是否规范、样品库的设施设备是否完好