医保档案资料管理工作制度

医保档案资料管理工作制度一、总则1.目的为加强医保档案资料管理，确保医保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，提高医保管理工作质量和效率，依据国家有关法律法规及医保政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在医保业务办理过程中形成的各类档案资料的管理，包括参保人员档案、医保基金收支档案、医保政策文件档案、医保业务审批档案、医保信息系统数据档案等。3.管理原则医保档案资料管理遵循集中统一管理、分类科学、整理规范、安全保密、方便利用的原则。

二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善医保档案资料管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位的医保档案资料，确保档案资料的完整性和系统性。对医保档案资料进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。建立医保档案资料检索系统，方便档案资料的查询和利用。负责医保档案资料的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案资料的安全。定期对医保档案资料进行鉴定，按照规定进行销毁处理。组织开展医保档案资料管理的培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全体员工的档案意识。2.业务部门职责负责本部门医保业务档案资料的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。在业务办理过程中，严格按照档案管理要求，规范填写和保存各类业务单据、报表等资料，确保档案资料的真实性和准确性。配合档案管理部门做好医保档案资料的查询、借阅等工作，及时提供相关业务信息和资料。3.档案管理人员职责认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和医保档案资料管理制度，熟练掌握档案管理业务知识和技能。负责医保档案资料的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、检索、统计等。严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案资料。定期对医保档案资料进行检查和核对，发现问题及时报告并采取措施解决。积极参与档案管理的培训和学习活动，不断提高自身业务水平。

三、档案收集与整理1.收集范围参保人员档案：包括参保登记表、身份证复印件、户口本复印件、照片、参保变更记录等。医保基金收支档案：包括医保基金财务报表、缴费凭证、报销单据、银行对账单等。医保政策文件档案：包括国家和地方出台的医保政策法规、规范性文件、通知、公告等。医保业务审批档案：包括医保待遇申请审批表、异地就医备案表、定点医疗机构和药店审批表等。医保信息系统数据档案：包括医保信息系统备份数据、系统操作记录、数据接口文件等。其他与医保业务相关的档案资料，如医保宣传资料、培训资料、会议记录等。2.收集要求业务部门应在医保业务办理完毕后，及时将相关档案资料收集齐全，整理规范，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的质量要求。对于电子档案资料，应进行备份，并确保备份数据的完整性和可读性。3.整理原则医保档案资料应按照档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，进行科学分类和整理。分类应遵循统一的标准和方法，确保档案资料分类准确、层次分明、便于管理和利用。整理后的档案资料应进行编号、编目，编制目录索引，建立检索系统，方便查找和利用。4.整理方法分类：根据医保档案资料的内容和性质，分为参保人员档案、医保基金收支档案、医保政策文件档案、医保业务审批档案、医保信息系统数据档案等类别。每类档案再根据具体情况进行细分，如参保人员档案可按参保时间、人员类别等进行分类。编号：对整理好的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度+类别+顺序号的形式，如2023CB001，表示2023年参保人员档案中的第1份。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。编目应准确、清晰，便于查阅和统计。装订：对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不缺页。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。

四、档案保管与保护1.保管场所应设立专门的医保档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案资料的安全保管。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。档案保管库房应配备必要的办公设备和档案装具，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.保管期限医保档案资料的保管期限应根据国家有关规定和医保业务特点确定。一般分为永久、长期和短期保管。参保人员档案、医保基金收支档案等重要档案资料应永久保管；医保政策文件档案、医保业务审批档案等一般档案资料应长期保管，保管期限不少于10年；医保信息系统数据档案等临时性档案资料可短期保管，保管期限不少于3年。档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定，经批准后方可销毁。3.保护措施定期对医保档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案资料的完整性、准确性、安全性等。对破损、褪色、霉变等有问题的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案资料的质量。做好档案资料的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期投放防虫药品，检查消防设施和防盗设备的运行情况。采用电子存储设备备份医保档案资料时，应选择质量可靠、存储容量大、安全性能高的存储设备，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全和完整。

五、档案利用与服务1.利用原则医保档案资料的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案资料的正确使用。严格按照档案管理规定和审批程序提供档案资料，未经批准，不得擅自查阅、借阅、复印、公布档案资料。2.利用方式查阅：本单位内部工作人员因工作需要查阅医保档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。借阅：外单位因工作需要借阅医保档案资料的，应出具单位介绍信，并填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等内容，经本单位分管领导签字批准后，方可借阅。档案管理人员应在借阅期限届满时及时催还档案资料，并做好借阅登记。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。复印：因工作需要复印医保档案资料的，应填写《档案复印申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门复印。档案管理人员应按照规定收取复印费用，并做好复印登记。数据查询：医保信息系统数据的查询应通过授权的信息系统进行，查询人员应按照系统操作规范进行操作，不得擅自修改、删除系统数据。档案管理部门应做好信息系统数据查询的记录和统计工作。3.服务措施档案管理部门应积极为利用者提供优质、高效的服务，及时准确地提供档案资料。建立档案利用反馈机制，定期收集利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作。加强与业务部门的沟通协调，及时了解业务需求，为业务工作提供有力的档案支持。

六、档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立医保档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对医保档案资料的保管期限、价值等进行鉴定。2.鉴定内容对已到保管期限的医保档案资料进行全面审查，确定其是否仍具有保存价值。审查档案资料的完整性、准确性、系统性，判断其是否符合档案管理要求。根据医保业务发展和档案管理实际情况，对档案资料的价值进行综合评估。3.鉴定程序档案管理部门定期对保管期满的医保档案资料进行清理，列出需鉴定的档案清单。鉴定小组对需鉴定的档案资料进行逐一审查，提出鉴定意见。鉴定小组根据鉴定意见，确定档案资料的存毁，并形成鉴定报告。鉴定报告经本单位分管领导批准后生效。4.销毁程序对经鉴定确无保存价值的医保档案资料，应按照规定的程序进行销毁。档案管理部门填写《档案销毁申请表》，经鉴定小组组长签字、本单位分管领导批准后，方可进行销毁。销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存，作为档案销毁的凭证。

七、监督与考核1.监督检查建立医保档案资料管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查和评估。监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的收集整理、保管保护、利用服务、鉴定销毁等工作的开展情况。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价将医保档案资料管理工作纳入本单位绩效考核体系，对档案管理部门和相关业务部门进行考核评价。考核评价指标包括档案管理工作制度的执行情况、档案资料的质量、档案利用效率、档案安全保障等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖