员工档案管理制度

员工档案管理制度一、总则1.目的为加强公司员工档案管理，维护档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。3.档案管理职责人力资源部负责员工档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等工作。各部门应协助人力资源部做好员工档案相关资料的收集和交接工作，并指定专人负责本部门员工档案材料的初步整理和及时传递。

二、档案内容员工档案应包含以下内容：1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业资格证书复印件等相关证明材料。2.入职相关材料入职登记表：详细记录员工入职时填写的各项信息，包括求职意向、工作经历、教育背景等。劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本。入职体检报告：员工入职时的体检合格证明。3.培训与发展材料培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的记录，如培训课程名称、培训时间、培训地点、培训成绩等。职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及与上级领导沟通确认的记录。岗位变动记录：记录员工在公司内部的岗位调动情况，包括调动时间、调动原因、新岗位名称等。4.绩效考核材料绩效考核表：员工各考核周期的绩效考核结果记录，包括考核指标完成情况、上级评价、自我评价等。绩效反馈面谈记录：记录员工与上级领导进行绩效反馈面谈的内容，包括绩效改进计划等。5.薪酬福利材料工资条：员工每月的工资明细记录。奖金发放记录：记录员工获得的各类奖金情况，如季度奖、年终奖等。福利享受记录：如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、带薪年假申请及使用记录等。6.奖惩材料奖励通知及相关证明材料：员工获得公司内部或外部奖励的文件及证书等。处罚通知及相关证明材料：员工违反公司规定受到处罚的文件记录。7.考勤材料考勤记录：员工每日的出勤、请假、旷工等情况记录。8.其他材料员工离职材料：包括离职申请表、离职交接清单、离职证明等。其他与员工工作相关的重要材料，如项目成果报告、荣誉证书、获奖作品等。

三、档案收集与整理1.档案收集人力资源部负责制定员工档案材料收集清单，并定期向各部门发布。各部门应按照收集清单要求，及时收集本部门员工的相关档案材料，并在规定时间内移交至人力资源部。员工个人应主动向所在部门提交与自身档案相关的材料，确保档案信息的完整性。2.档案整理人力资源部档案管理人员收到各部门移交的档案材料后，应及时进行整理。整理过程中，应按照档案内容的分类标准，对各类材料进行分类、排序、编号，并编制档案目录。对于破损、褪色或字迹模糊的材料，应进行修复或复制，确保档案材料的质量。整理后的档案应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明员工姓名、部门、档案编号等信息。

四、档案保管1.保管方式公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。2.保管期限员工档案的保管期限为自员工离职之日起[X]年。对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的档案，保管期限可适当延长，但最长不超过[X]年。3.档案销毁档案保管期限届满后，由人力资源部提出档案销毁申请，经公司分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。档案销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁地点、监销人等信息，保存期限为[X]年。

五、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅员工档案的，应填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部审批。人力资源部负责人根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，批准查阅申请，并指定档案管理人员陪同查阅。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记薄上如实记录查阅情况，包括查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。涉及员工个人隐私或公司机密的档案材料，未经员工本人书面同意或公司批准，不得查阅。2.借阅权限公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅员工档案的，应填写《员工档案借阅申请表》，并提交相关证明材料，经公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记薄上签字确认。档案管理人员应向借阅人员详细介绍档案保管规定和借阅注意事项。借阅人员必须妥善保管所借阅的档案，不得转借、涂改、污损、抽取、撤换档案材料，不得擅自复印档案内容。如需复印档案材料，应经人力资源部同意，并在复印件上加盖"仅供参考"章。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案材料的完整性和准确性，确认无误后，在档案借阅登记薄上注明归还时间，并由借阅人员签字确认。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。

六、档案转递1.转递条件员工离职、调动工作单位或因其他原因需要转移档案的，人力资源部应按照规定及时办理档案转递手续。档案转递应遵循保密、安全、及时的原则，确保档案材料准确、完整地送达接收单位。2.转递流程人力资源部收到员工档案转递申请后，应核实转递原因和接收单位信息。对于符合转递条件的，档案管理人员应按照接收单位要求，将档案材料进行整理、密封，并填写《员工档案转递通知单》。《员工档案转递通知单》应详细注明档案编号、员工姓名、转递原因、接收单位名称、接收单位地址、联系电话等信息，并加盖公司人力资源部公章。档案管理人员通过机要交通、专人送取或邮政特快专递等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在《员工档案转递回执》上签字确认。《员工档案转递回执》应及时返回人力资源部存档，作为档案转递的凭证。

七、档案信息化管理1.建立电子档案系统公司应建立员工档案信息化管理系统，将员工档案的纸质材料进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化存储和管理。电子档案系统应具备档案信息录入、查询、统计、分析、备份等功能，方便档案管理人员进行日常管理和利用。2.数据维护与安全档案管理人员应定期对电子档案系统中的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。加强电子档案系统的安全管理，设置不同的用户权限，对档案信息进行分级保护，防止数据泄露、篡改或丢失。定期对电子档案系统进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。

八、监督与检查1.内部监督人力资源部应定期对员工档案管理工作进行自查，检查档案管理的各项制度执行情况、档案材料的完整性和准确性、档案保管的安全性等。对于自查中发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改，并将整改情况记录在案。2.外部审计公司定期聘请外部审计机构对员工档案管理工作进行审计，审计内容包括档案管理制度的合规性、档案管理